忙碌不等于高效安排好早上第一个2小时,就能高效过一天
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大家好呀~
今天,灵遥将为你带来一本新书,名字叫做《优化你的2小时》。
众所周知,忙碌并不等同于高效。
想象一下,闹钟响了。你从床上跳了下来,匆匆忙忙地穿好衣服,洗了把脸,便急急忙忙地出门。再快一点,你马上就要错过末班车了!
半小时后,你晕乎乎地挤上了地铁,终于坐到了办公桌前,刚一打开笔记本电脑,就发现了邮箱里又多了30多封邮件。
你读完了其中的20封,发现大多数都是没有用的信息,突然你的微信响了起来,老板喊道,XX,快来我这里,有任务交给你。
你抬头看了一眼时间,天哪!竟然已经10点半了!!!
遗憾的是,这样的场景几乎每天都会在职场里上演,
你若是任由自己被这些工作牵着鼻子走,过不了多久便会对工作产生倦怠,一进公司便想着能够尽快逃离这个魔爪。
那么,有没有什么方法能够改变这种现状呢?
你别说,还真有。
你在公司里的第一个2小时里做到事情会影响到你全天的工作状态 ,你如果能够抓紧这一天中头脑最清醒的时间,做那些对你来说最重要的工作,你将能恢复对时间的控制,过上更高效的一天。
接下来,你将读到的正是与之有关的内容~
01.为什么是每天的第一个2小时?
你如果有了解过高效率人士的晨间rountine,你往往会发现,他们都很珍惜每天刚一醒来的时光。
这是因为,我们在经过一晚的睡眠后,早起的大脑是最活跃、最清晰的,工作效率也最高的。
我们若是能把这段时间都投入在最重要的事情上,身上的担子不仅会随着任务的完成,减少许多,做完一件大事的成就感,能够让我们更有效率的完成接下来的工作。
同理,我们在遇到人际关系冲突时,上午因为头脑更清晰,思维更活跃,往往会更有耐心,更容易换位思考,一旦到了下午,或是晚上意志力消耗殆尽的时候,很容易便会朝对方发泄自己的情绪。
因此,为了能够更高效地完成难题,尽量准点下班,我们需要抓紧一天头几个小时,让自己迅速进入到工作状态。
02.影响工作效率的关键因素
详细讲如何用好早晨的第一个2个小时以前,我们先来一起看看影响你工作效率与方式的三个因素。了解了它们以后,将有助于你举一反三,安排好接下来的工作与休息。
第一个因素,毫无疑问,是能量。
回顾一下这一周里发生的事情,你还记得自己哪天效率最高吗?你还记得那天早中晚饭都分别吃的是什么吗?
我们的大脑需要能量保持敏锐,充满活力,因此,如果没有合理的饮食为我们的大脑提供充足的葡萄糖或是能量,我们将很难集中注意力。
一旦大脑开始疲惫,我们的判断力就会下降,容易做出错误的决策,并寄希望于通过汉堡、薯条和甜点这样的高热量食物,来激活我们的身体。
因此,高效率人士都知道能量与效率的关系,并会在感到疲惫的时候,先暂时停下手里的工作,为自己补充一些坚果、水果、蛋白棒等食物。
当然,不吃早饭在他们看来是绝对行不通的,因为,一份营养均衡的早餐,才是开启高效生活的前提。
第二因素,是运动。
根据美国运动医学院的数据,我们每周应该保持150分钟的运动量。如果一开始不能够达标,那可以每周增加10分钟的运动量,逐渐达到150分钟的目标。
因为,锻炼不仅能够帮助你提高运动效率,还能够帮助你改善其他方面的感受。
比如,经常锻炼会促使人体分泌血清素与多巴胺,也就是那些让你感到良好的荷尔蒙。如果工作能让你感到很爽,谁的效率不会更高呢?
因此,你最好能在每周下午3-6点,抽出一些时间来锻炼,哪怕是暂时离开工位,在公司里四处走走,放松一下你的大脑。
第三个因素,是休息。
睡眠不足就像是酗酒,会损害我们的认知能力。
一般来说,成年人每天需要保持7.5-8个小时的睡眠,才能够满足一天所需。 我相信,你一定听过XXX每天只睡3-4个小时,依然能够保持充沛的精力,但是,大概率来讲,这种方式并不是适合你。
另外,我们工作时间越长,越容易感到疲惫,越容易出错、拖延或是感觉迟钝,特别是对需要思考和记忆的工作。
你若是发现,自己的效率正在逐渐降低,还不如先休息一会儿。
03.如何过好每天的第一个2小时?
前面已经说了,每天的第一个2小时,是收获高效率的关键。你若是能够利用这宝贵的两个小时,做好下图中的这些事情,状态便会跟着发生变化:
具体来说,你可以在安排工作时,问问自己:
这项任务需要有高度的注意力与专注力吗? 完成这项任务需要额外的努力吗?如果我在累了时做这件事,是否有犯大错的风险? 这项工作对我的工作效率和绩效会有影响吗?
举个例子,你如果是一个企业的经理,第一个2小时,应该着重处理这些任务:
1. 筹备即将召开的重要会议
即使一个人可以在结束了一个会议后,立马跳到另一个会议,都需要留出一些时间来好好思考,充分做好准备,来提高开会时的效率。
因此,请利用这2个小时,来思考一下你在接下里的会议里,都分别有哪些任务要完成,并再三检查你的汇报材料,确保没有任何纰漏。
2. 设计好重要展示的PPT
一份条理清晰、图文精美的PPT,能够在演讲中给你的合作伙伴、客户留下深刻的印象。你如果正在试图影响他人或是推销自己的产品,需要腾出时间,站在听众的角度思考你的PPT还有哪些需要调整的地方。
3. 做好项目计划
做项目计划,统筹时间、金钱与人力资源,是需要专注力才能够处理好的事情。同时,这也是能够提高后续工作效率的任务,最好在头脑最清晰的时候完成。
4. 解决与他人的冲突
我们感到疲惫和紧张时,大脑会释放出更多的皮质醇,使得我们将冲突解释为威胁,阻止我们正常开展工作。因此,你如果与他人有棘手的,或是敏感的问题需要沟通,最好在这个时间段里解决。
5. 做重要的决定
不要一起床便为吃什么、喝什么、穿什么等琐碎的事情浪费时间。好好思考一天,接下来的1-3个月内,你还有什么大事想要完成吗?
6. 将邮件分类,处理行动类邮件
第一个2小时内,邮件是一个将我们拉入到低效旋涡的魔鬼。
所以,你应该快速浏览邮件,只处理那些需要你进行某种操作的邮件,晚一些在视工作强度处理信息类邮件与垃圾邮件。
同理,你也无需一觉醒来,便急于去处理微信、QQ、短信收件箱的信息,那些可回可不回的,你可以待到自己有空闲时间后,再进行回复。
7. 保持主动,不只是回应
最后,主动选择最重要的工作需要大量的自律,有时甚至会让你显得有些不近人情。
事实上,你只有把最精华的时间,用在这些最重要的事情上,才能够取得真正的成绩。这才是你的领导、同事与合伙人希望看到的~
以上,便是全书的内容。
祝好!
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文 | 武灵遥,一位践行着「日读书一本,日更文一篇」的职业读书人,更多好书拆解详见个人公众号:书语人间(syrjjy)
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