医院人事档案管理中的常见问题及应对措施

　　一、前言
　　在组织人事部门中，人事档案属于专门档案，主要是记述职工人事管理活动并使其经历及德才表现等情况得到客观反映，按照个人原始记录在单位进行集中保存以备查验。人事档案与个人职位、工资及福利待遇等都具有重要关系，档案管理水平与职工工作质量及效率具有直接关系。人事档案目前还是现代社会公共管理中十分重要的一种信息载体，随着快速发展的科技水平及应用程度，我国不断深化人事及医疗制度改革，使医院档案管理实现科学化、制度化及规范化，也为领导提供信息的准确性及制定科学决策具有重要辅助作用。
　　二、医院人事档案管理中的常见问题
　　不断发展的经济水平加快了人才流动，档案管理对于时代变化的变革顺应不够及时，功能定位及管理模式还处于计划经济时期。目前，医院人事档案管理中常见以下几个问题。
　　一是软硬件基础设施建设没有落实到位。在基础建设方面档案管理设施相对较为落后，铁制档案柜达不到理想的防潮隔热效果，陈旧的纸质人事档案难免产生受潮、发黄、霉变等情况，经数次装订整理，普遍存在损毁现象，对档案完整性产生严重影响。随着不断提高的医院档案信息利用要求，目前一些医院档案室还采用单独的计算机进行管理，远达不到档案信息化要求，迫切需要建立人事档案数据库。
　　二是未配备专职档案管理人员。很多医院都由人事或办公室人员对人事档案进行兼职管理，庞大繁琐的工作量，在日常收集整理档案的过程中，因兼职档案员不具有较高的专业水平，只了解档案管理，不了解计算机应用，也不具有较高的信息化技术应用水平，研发信息设备功能对医院档案信息化建设产生一定的制约，也难以保证档案质量。落后的保管条件，不稳定的档案人员队伍，都对档案管理人员的工作积极性及管理水平产生不利影响。
　　三是档案材料中存在不一致的情况。在档案归档中难以把握新出现材料的范围，很多人事档案材料比较陈旧，主要是当事人履历、入党志愿书、年度考核、工资调整等，在个人工作作风、职业道德等方面缺少完善的信息。一些人事档案材料不完整，尤其是工作调动的职工，导致难以通过档案材料了解职工基本情况。个别档案材料前后存在填写不一致，难以甄别其真假，如老职工档案中的出生日期及参加工作时间等填写混乱，不利于职工基本信息的确定，并时常产生这些不真实的情况。
　　四是不重视工勤及临时用工人员的档案。很多医院的工人档案只对材料进行补充，对其整理装订未严格遵循档案管理要求。尤其是临时用工，虽然与其签订劳动合同，档案相应档案材料，但通常内容不足，系统性及应用价值都相对较低。
　　五是档案难以保证其质量及安全性。随着不断深入干部人事制度改革，在新形势下采用人事代理的全新方式对专业技术人员进行管理，人事代理制度初步实现了人事档案社会化，有力保障了人才的合理、有序流动。但在实际工作中，很多档案材料还需要聘用单位进行办理，造成档案管理人员在用人单位与人才服务机构之间数次往返对人事档案进行完善，难以保证档案的质量及安全性。
　　三、加强医院人事档案管理的应对措施
　　一是建立人事档案管理专项资金。对软硬件基础设施加大建设力度，实现现代化、信息化管理及信息共享。软硬件设施配置与现代化档案管理相适应，是开发利用档案信息及信息技术的一个重要基础，档案信息网络是其核心。档案逐步实现电子化管理，建立数据库，将纸质档案转变为电子档案，采取集约化、信息化及动态化管理方式。通过联网便于查阅人事档案，使工作效率明显提高，利用迅速统计分析信息资料，为领导决策提供重要辅助作用。
　　二是人事档案应选择具有较高素质的专人进行管理。在档案管理这一重要岗位应由具有较高政治素质和专业素质的专人进行管理，不仅要具备职业道德、档案专业知识，还要掌握信息技术知识。对现有人员加强技能培训，使其提高法律意识，确保档案工作规范化。
　　三是实施人才战略。人才资源共享，人才开发一体化是未来的发展趋势，医院应实施人才战略，用事业和感情将人才留住，妥善解决各类人才在工作中遇到的问题，使其在工作岗位上发挥专长，以免人才流失。
　　四、结语
　　综上所述，人事档案目前还属于现代社会公共管理的主要信息载体，在其管理领域，严格遵循国家标准，建设人事信息系统，使办公实现自动化水平，对于推动医院人事档案的现代化管理发挥了重要作用。随着不断出台新的国家政策，在深化改革的医院中，还需要不断健全人事档案管理制度，使其由突击管理型转变为常规管理型管理，由保管型转变为开发型管理，由传统型转变为现代型管理。思想观念得到及时更新，工作思路进行科学调整，进而为需求者提供高水平地服务。