世界权威会议专家会议从糟糕到高效,我有3点要告诉你
对于开会,几乎每个公司员工,都会有这样的吐槽:
"我要开的会简直太多了。"
"我只是坐在那儿听着。"
"这又是什么糟糕会议,要我坐这里听一天。"
某网站对3000多名员工调查,结果显示,有47%的人认为,过多的会议,造成的职场时间浪费,已位居第一。
由此可见,员工既不喜欢过多的会议,也觉得没啥用处。
那会议是否开得越多,对公司回报就越高呢?
美国一项调查表明,会议占据了个人和组织大量时间,仅仅在美国,一天之内就要开5500万场会。
如此巨大的时间成本,效果却微乎其微。既然会议太多,对公司和员工都没啥正向作用,那要不要取消会议呢?
世界权威会议专家,史蒂芬·G.罗格博格博士,在《学会开会》中讲道,取消会议不可取,关键是要避免掉这些糟糕的会议:效果不佳的会议、浪费时间的会议,以及没必要的会议。
如何把会议开得高效,以及投资回报最大化,是每个职场人员,不管是管理层,还是普通员工,都很关心的问题。
我在研读这本《学会开会》后发现,这位世界权威会议专家曾提到,想把"糟糕会议"开成"高效会议",我有3点告诉你。 01.不要总是坐在椅子上开会
平时我们是怎么开会的呢?在会议室里,一群人围着会议桌坐着,或者在会议大厅,领导坐在上面,员工坐在下面。
领导滔滔不绝地讲着,刚开始员工或许还能听得进去,但往后大家越难以集中,开始走神,甚至到最后,员工会出现昏昏欲睡的情况。
作者在书中同时也强调了,座次带来的改变,也会影响会议效率、关键决策、创造力、愉悦感,以及员工热情。
坐在椅子上开会,有如此弊端,那有什么解决办法?作者介绍了两种全新的开会方法:
散步式会议。 这种会议是2到3人,或最多4人参加的移动式会议,有不少公司都采用这种边走边开会的形式。
斯蒂夫·乔布斯、脸书总裁扎克伯格等,都喜欢散步式会议。
采用这种方式也有它的科学依据,散步有助于健康,人们会觉得更加精力充沛、注意力集中,对会议的热情和参与度也会提升,同时还能增强参会者的创造力。
站立式会议。 研究表明,在同样条件下,站立式开会比坐着开会,所化时间更少。在采用这种会议方式时,一些注意事项要牢记:
注意会议时长,人们只愿意在有限的时间内站着,时间最好控制在15分钟左右。
注意参会者体格上的不同,可以采用个子低的员工在前,个子高的在后,避免给个子低的造成威慑感。 02.会议一开始,学着排解负面情绪
众所周知,情绪具有传染性,一个人的情绪状态,不仅影响个人,还会影响集体。因此,在会议一开始,如果有负面情绪,就要学着排解,保持积极的情绪状态。
积极情绪会促使个人,认知更灵活,幸福感更强,甚至变得创意无限。
为了营造集体的积极性,可以采用幽默的方式,但不要用嘲讽式或低俗的幽默方式,这虽然也能让人发笑,但会带来消极影响。
作为领导,在会议开始之前,积极地和参会者打招呼,让他们觉得,自己被需要、被尊重。多到参会入座的地方转转,注意要和他们有眼神交流。如果参会者之前没见过面,就要积极介绍双方,找一些共同感兴趣的话题。
会议领导最重要的任务就是,释放正能量,让参会者吸收你释放的能量,并通过你感受会议的氛围。
除了打招呼外,还可以通过放音乐,来形成工作上的间隔感,以此提高人们参会的兴趣。人们伴随着音乐入座,在音乐结束时,也创造出一种听觉上的提示:开始干正事了。
除此之外,还可以调整会议流程,来维持参与感及正能量。比如说提供食物、把玩具带上桌、做伸展运动等。 03.适当保持沉默,会议更易取得成效
作者表示,在有时候,如果参会者在某时间段保持沉默,更有利于会议取得成效。特别是在会上点评观点时,可以通过沉默来打造有想法、参与感强,并且富有成果的会议。
作者也给出了解释:召开会议的原因,不仅是分享信息,以及协调人力,更重要的是,希望大家一起处理棘手的工作问题。在众人交流时,能够得出个体情况下,不可能得出的解决方案。
如何运用沉默呢?作者介绍了两个技巧:
书面头脑风暴。 意思是通过一系列技巧,以沉默的方式促成并处理各种观点。核心内容是,会议期间,就某个观点,大家安静地写下各自观点。参会者同时写,不必进行交流。
采用书面头脑风暴,这个过程具有一定程度的匿名性,没必要写下名字或者展示内容。此外,还需要一名组织者,不一定是会议领导,他的主要任务是对参与过程的协调,以及提醒大家保持安静。
默读。 默读巧妙运用了会议中的沉默,以此提升会议效率。这个技巧适用于提出想法、观点或提议的议程。
默读材料可以促进,自己对观点的深入挖掘和交锋,形成有价值的论述,为接下来的谈讨论环节做好准备。 04.最后结语
《华盛顿邮报》评价《学会开会》是"2019年十大领导力书籍之一"。作者拥有长达15年,关于会议的原则研究,调查和采访了数百个组织、数千名员工,积累了大量真实资源。
在本书的每一章,作者都会先深入研究,会议出现问题的具体情况,然后给出切实可行的解决方法。
本书适合的人群有:召开并主持会议的团队领导、总监等高管;学习和成长方面的专家、管理能力培训讲师等。
希望《学会开会》这本书,可以真正帮助你成为会议高手,带领团队达到最佳业绩。
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