领事认证档案管理浅析

　　随着我国改革开放的深入发展和中外交流的不断加深，越来越多的企业和公民走出国门，出国探亲访友、居住、学习、旅游、经商的人数骤增，办理出国使用的相关文书的领事认证也随之深入人心，国内领事认证量与日俱增。2005年秦皇岛市出国人员签证取得了外交部授予的领事认证代办权，成为河北省唯一一家市级领事认证代办机构。签证处秉承做好领事认证工作，要有国家荣誉感，要有强烈的责任心和为企业公民服务的意识，熟练掌握业务技能，细心审核把关，以人为本，外交为民，在促进我市对外经济发展，扩大对外经贸合作，维护我市公民和法人的合法权益等方面发挥了积极而独特的作用。
　　一、领事认证的概念与分类
　　（一）概念
　　领事认证就是指一国外交、领事机构及其授权机构在公证文书或其他证明文书上，确认公证机构、相应机关或者认证机关的最后一个签字（签章）或印章属实的活动。也就是说，我国内地出具的有关涉外公证书或其他相关证明文书等在送往外国使用前，按照国际惯例和我国领事实践，一般情况下，需要办理外交部领事司或其授权的地方人民政府外事办公室（以下简称地方外办）和外国驻华使领馆的领事认证。领事认证是保证文书跨国流动的重要手段。反之，外国出具的有关文书拟送往我国使用前，一般情况，需在当地办理有关公证及认证后，再到我国驻该国使领馆办理领事认证。当文书在国与国之间传递时，为了能够使一国出具的文书能够被另一国所接受，具有有效性，使馆的领事公证认证应运而生，领事认证被形象地比喻为发给涉外文书的签证。
　　领事认证是世界各国为了相互便利文书往来而在外交领事实践中逐渐形成的国际惯例。领事认证制度通过一环扣一环的连锁认证方式，由一国驻外外交或领事机构确认最后环节的印章和签字属实，使相关文书能为该国国内有关部门和机构接受，不致因有关机构怀疑文书本身的真实性而影响其在当地的使用，从而涉外文书能够在各国间顺利流转和使用。目前领事认证已形成以外交部领事司为中心的国内外多层次认证体系，符合我国国情，总体与国际接轨。
　　（二）分类
　　受认证渠道：分为单认证和双认证两种。涉外公证书或商业文书经中国外交部领事机关认证的称为单认证；需要外交部领事机关认证及外国使、领馆的认证，成为双认证。
　　受认证种类：分为民事类文书和经济类文书。民事类文书包括出生公证、未受刑事处分公证、婚姻状况公证、亲属关系公证、学历公证或职业资格公证等；经济类文书包括合同、协议类公证、公司事务公证、招投标类公证、原产地证明、动植物检验检疫证书、商业发票、装箱单等。
　　二、传统领事认证档案存储模式与存在的不足
　　（一）传统领事认证档案存储模式：
　　分为政策性文件、培训资料、文本账本及电子档案存储：
　　1。外交部领事司编写出版《中国领事认证指南（国内篇）》、《中国领事认证指南（企业篇）》和《万国驻华使馆领事认证大观》。这套宣传册免费向公众发放，内含领事认证规定、常见问题、外交部委托的地方外办及授权的代办单位名单、认证收费标准各国领事认证式样等内容。这类档案涵盖信息量非常大，档案参考价值也非常高，因此签证处在存储这类档案时非常重视它们的时效性，及时跟进外交部领事司的最新讯息，发放最新的宣传册给公众。
　　2。《地方外办领事认证业务培训手册》是外交部领事司每年通过定期举行的领事认证代办机构业务培训班所发放的业务手册。这类文本档案主要是便于各地方外办与代办机构负责人及专办员掌握和了解最新认证政策与动态、认证工作要求，供档案利用内部使用。
　　3。客户认证资料文档存储。这类档案非常繁琐，以认证专办员的手工录入和文本打印输出并编订存档两种方式共同保存，按月整理按年存储。由于使用要求，很多客户会每年都重复做公证和认证，因此客户资料档案的查询利用率非常高，其中查询和更新客户的最新联系方式是非常普遍的。
　　4。临时类文件通知与受理单的存储。举例说明：秦皇岛市每年都有大批学生留学意大利，需要做马克波罗计划的领事认证需求非常多。由于意大利驻华大使馆认证规定经常更新，认证在受理过程中，会产生一些外交部认证处传递给我市签证处认证部的特殊通知与业务受理单非常多。看似常规简单的临时档案，存储与管理变得日益重要。档案的细心管理与存放，大大避免了很多与客户之间的不便纠纷，提高的信誉与办事效率。
　　（二）领事认证档案工作存在的不足
　　近年来，我国各地外办领事认证量继续保持增长势头，日益增长的工作量与人员及办公资源不足的矛盾越来越突出，对领事认证的发展行程制约，现行工作机制与档案管理模式的弊端愈发凸显。领事认证信息化建设情况总体落后也参差不齐，很多人在使用手工盖账本，Excel表格等方式记录颁证情况，用Word模板打印认证贴纸。传统的档案资料一般采用纸介质方式进行存储，虽然近年来也采取了辅助性电子录入的双保险存档方式，但纸质档案保质期限一般较短，一般是只有一份没有备份的，如遇腐蚀、虫咬等破坏便不可恢复，影响了工作效率和发展空间。全国领事认证数据在2014年之前，尚未实现联网，出现数字鸿沟和信息孤岛，带来管理漏洞、效率低下等问题。
　　三、领事认证档案档案存储模式的革新与未来规划
　　（一）领事认证档案档案存储模式的革新
　　为优化管理、提高效率，破解国内领事认证工作与档案管理难题，2015年5月份外交部领事司正式启动领事认证综合管理系统建设。认证处理和档案管理工作，广泛实现数据处理和存储模式。通过网上填表和预约子系统、领事认证业务子系统、电子签署加密子系统、电子语音咨询子系统、中心数据库子系统等功能模块的实现，实现全国领事认证系统工作联网与档案存储联网，截止目前已经实现全国联网。
　　联网后的领事认证数据实现了各地外办与领事司数据直接上传、下载的实时交换，减少了接案录入、数据回填等重复琐碎工作。在新的领事认证系统中，原有的领事认证申请函、认证档案登记表、办理涉外领事认证审批流程表等手动接案录入文件全面实现了固定格式、自动生成与存储，也就是说每份认证接案记录结束后便会自动生成一整套电子及纸质文本档案。既便于地方外办的查询与存储，也便于外交部领事司的总体管理与存储。
　　另外，认证档案资料还实现了数字化。数字化扫描后的档案资料，将传统载体存储资料转换为数字模式，不怕潮湿、强光、高温和虫害，寿命长，而且复制备份也非常容易，能够轻松应对各种自然灾害，有效地延长了都能干的使用寿命。
　　（二）领事认证档案管理的未来规划
　　根据《地方外办领事认证工作规范》中关于认证档案管理的相关规定，还要进一步加强档案资料的借阅管理。严格要求借阅档案者爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。同时也严格要求档案人员增强责任感，及时整理、收回与保存档案资料，确保档案资料的完整性。
　　2014年7月份认证系统联网以来运行良好，通过及时跟踪单份认证受理情况，能够做到及时更新档案数据，大大提高了工作效率，提升了科学管理水平，实现了档案数据共享。档案信息化建设已成为提高工作效率和工作规范化、现代化建设的重要环节和必由之路。联网下产生的档案数据，集中、科学、规范，更加便于存储与利用。认证服务面向普通民众，窗口操作程序的规范，将大大提高便民服务功能。