探讨房产档案信息化管理

　　档案信息其情报职能的实现，必须加强社会房地产的档案意识，创新改革管理体制，进而使房地产档案信息资源得到充分的利用。完善的房产档案信息化管理，不仅能为政府部门提供房产政策的研究、民事纠纷的解决方法、规划发展战略，又能为社会公众提供产权的查询。如何将房产档案管理和现代信息处理技术相结合，提高房产档案的利用价值，已经成为当今社会迫切需要解决的问题，本文从提高房地产档案信息化管理水平的角度谈谈自己的看法。
　　一、提高房地产档案人员的业务培训水平，加强对档案管理信息化建设的认识
　　房地产档案包括房地产物权管理、房地产开发建设、市场秩序和与房地产相关的民生保障等。档案的信息化管理日趋完善，需要掌握现代化技术和先进管理方法的档案专业人员来实现，从事房地产档案工作的人员，专业知识比其他单位的档案人员更单一，要达到房地产档案管理规范化的要求，房产档案管理人员要进行一次更正规的培训，主动并及时地提高自己的相关科学文化知识、档案学知识和政治理论知识，熟悉党和国家有关房地产工作的一系列方针政策，进而做到依法治理房地产档案，使房地产档案得到科学利用和安全保管。
　　现在有些部门和个人，还没有真正认识到房地产档案的价值与利用，碰到情况和问题时，不知道应到房地产档案部门查找档案这一真凭实据，以至于在工作和生活中造成不可弥补的损失。因此，增强全社会的档案意识，使每个人都能重视档案，还会利用档案。使用现代信息处理技术来进行房地产档案信息资源的开发，提高档案资源的开发能力和利用效率，使房产档案管理更上一个新的台阶。
　　二、完善房地产档案的信息归集和查询，使档案管理实现信息化和方便化
　　为了确保房地产信息的全面和准确，就要将房产档案信息系统与房产交易系统有机地结合起来，一方面将房产交易过程中产生的房屋产权信息自动归入房产档案信息系统形成文本信息加以保存；另一方面利用扫描仪、数码相机等先进设备将有关资料加以处理成图像信息方式归集到房产档案信息系统中进行管理；原始档案数据进入计算机后再利用计算机强大的分类、组合、检索、调阅、复制等功能建立起完整准确的房地产数据库。由于房产交易、抵押登记、司法查封、房屋租赁等不同业务的特点，对房产档案信息的要求也不尽相同，因此，要建立一个多角度的档案检索系统。要充分利用计算机强大的强检索功能，将房屋的坐落、产权人的姓名、房屋的面积、交易的时间、产权的状况等房屋产权管理中的每一个要素都作为查询点，从而减轻手工查询的工作量，提高查询工作效率，为广大市民、部门提供高效的信息查询服务。
　　我们房产交易处要实现信息化的管理档案，第一步要建立一个整体规划，第二步再逐步实现档案管理在信息归档、编目、分类、搜索、处理等环节的信息化进程。在房产档案管理体系之中运用信息化是必要的选择。实现房地产开发、测绘、交易和登记业务的信息采集、管理、统计和发布，显得就尤为迫切和必要了。
　　三、努力推进并实现房产档案数字化管理，建立健全全国统一的房地产档案网络
　　我们借助互联网的平台将房产档案信息传输到全国各地，随时随地我们都能查到自己所需要的信息。数字化缓解了档案保护与利用的矛盾，提高了档案的完整性和安全性，提高了办事效率，方便了人民群众。相应的，房产档案数字化管理系统要对档案开放范围和权限设立相应的访问权限，对于公众可以开放的房产档案，公众可以在公共网上自行查询利用，而只可对内部开放的档案，只能经由房地产档案人员通过内部局域网进行查询利用。
　　我们房产交易处要结合房地产管理部门的特点，制定并完善房产档案管理制度，修订本行业档案岗位责任制，做到职责分明，层层把关，提高房产档案的管理质量，全面建立档案一体化系统实现资源共享，使档案管理工作系统化、规范化、标准化，努力推进并实现房产档案数字化管理，建立健全全国统一的房地产档案网络，并逐渐走向现代化与世界接轨。
　　四、开发利用房产档案信息
　　房地产档案的信息资源怎么合理开发利用，归纳起来主要有以下几种方式：
　　1、宣传开放式。这是最客观的开放利用方式。利用报纸、电视等新闻媒介增强全社会的档案意识，对房地产档案实例进行宣传，通过举办房地产产权实务展览，利用效益图片展览馆藏内容简介等，使房地产档案让社会知悉，扩大房地产档案人员的知名度，办好房地产期刊。
　　2、咨询服务式。这是最通常的开发利用方式。设立专门的房地产档案室进行房地产资料的借阅，由专门的房地产档案人员负责接待查询，为利用者提供较好条件，提供电子档案在阅览室查询，采用多种检查工具，多探索、多渠道用户所需档案。
　　3、开展编研。是对房地产档案信息资源更深层的开发利用。房地产档案编研即是将馆藏的房地产档案资料按照一定的形式，进行系统的加工和专门的汇集，使其更具有系统性和专业性。
　　4、建立房地产档案信息资源平台，以网络化的方式相互和提供利用，在更大范围内实现房地产档案信息的资源共享，这也是房地产档案信息管理利用的发展趋势。
　　五、建立档案的双套保存机制
　　档案双套制，是指一套签署完整的，具有法律效用的纸质档案加一套光盘或磁盘为介质的电子档案。房产档案数字化是档案工作的新内容。房产档案数字化中还有许多问题需要我们解决。如数字化档案的管理和安全访问问题，以及数字化信息的规范化和存储等各种各样的问题。所以我们必须根据实际在相当长的一段时间内，对房地产档案进行双保险的管理，这就是在用电子计算机保存房地产档案的同时，还要做好纸张档案储存，这样才能尽可能的保证房地产档案的安全可靠。
　　笔者认为，既然双套制有其存在的必要，那么，可不可以在载体形式上有一些变动。因为基层单位在要求光盘归档的时候一般是两份，即正、副本归档制，这样归档的目的是为了确保归档以后的档案不会在被借出的时候被不遵守规定的人修改，等到图纸技术文件同步鉴定保证了图物一致以后，一套纸质档案与电子档案同时就归档了。同时还要建立多套备份制度。
　　在对房地产档案提供利用的过程中，只要是关于档案的修改、阅读、检查等方面的都应使用触屏、电脑查看等科学技术，对外提供利用的电子文件应为只读文件。这样也能避免房地产纸质档案过多的与外界环境接触，保证档案安全并提高纸质档案的寿命。
　　小结：房产档案信息化管理，是传统的档案管理方式与先进科学技术手段和科学管理方法的有机结合，使用现代信息处理技术来进行房产档案信息资源的开发，能极大地提高档案信息资源的开发利用，使房产档案管理的整体水平获得明显提高，降低了档案管理成本，极大地提高了档案使用效率。