如何举办一场成功的新闻发布会？

　　文丨公关之家作者：李姗
　　引言：一场成功的发布会，足以让大众认识、喜欢上品牌和产品。
　　发布会是企业面向社会大众的一种公开宣传，一场成功的发布会可以让大众对品牌或者产品会产生更加深入和全面的了解。发布会虽然一般只要短短几个小时，但只要策划、编排得当，也可以做到精彩丰富，全程“无尿点”；而如果在这几个小时当中仅仅和大众“开大会”，那么区区几个小时也会变得漫长无比，让人难以忍受。
　　在有限的时间当中向大众展示企业风采，传达发布主题与内容，需要有序、有创意地进行发布会的策划与执行。要举办一场成功的发布会，必须要在各个环节上做出彩，做到井井有条一丝不苟，让发布会充满魅力与灵魂。
　　化整为零，分清主次
　　将发布会的每一步都做到极致，需要弄清一场正式、完整的发布会都具有哪些具体的组成部分与环节，分清其中的主次部分，并将其分割成一个个小任务，化整为零，高效突破。
　　我们将一个完整的发布会分为主体和辅助部分，在主体的范围内又分为前期与后期任务。
　　首先，主体部分的内容包括：发布会主题、目的、创意、时间、场地、预算等重要内容，这些必须计划清楚，形成一个有序的体系和方案；而辅助部分，则是发布会相关的设备、后勤，以及吃用住行等方面的配套设施。
　　发布会的主体部分是重中之重
　　在主体部分中包括前期与后期两大板块，前期包括主题、创意、目的、场地、人员、预算等详细方案的制定，而后期则包括具体的执行、工作人员分工与安排、嘉宾和媒体的邀请等。
　　一、前期的策划与准备工作
　　所谓“凡事预则立，不预则废”，有方案有计划，胸有成竹，才能够保证发布会有序地组织和执行，所以策划和方案是整个发布会的首要前提。
　　主题：要举办一个发布会，首先要有一个主题。成功的发布会并不是说有多么高端、多么奇特，而是要紧紧围绕着主题来展开，鲜明地突出这个主题，让大众接收到。发布会主题的拟定需要根据品牌的特质与属性，要蕴含品牌自身的内涵。像很多知名的奢侈品牌，其主题必然与时尚、高端等元素挂钩，以更好地体现出品牌的气质与风格，同时也注重场景氛围的设计以及时尚明星的参与。
　　一个发布会需要在大众心中留下记忆点，就必须要有凝聚品牌个性的核心亮点，这个核心就是主题，在此期间，发布会的所有事宜都需要围绕着这个核心来进行。
　　目的：企业举办发布会必然要有一个预期的目标，所以明确发布会的目的也是非常重要的。比如一般的新品发布会主要目的是对新的产品进行宣发，并借此与广大消费者及重要客户构建紧密的联系，以促进新品的发售，而新闻发布会则是建立、提升或者矫正公共关系，维护品牌形象。企业举办发布会，要有确切的目的和方向，既要符合当下的发展需求，同时也需要了解市场和针对对象的特点，在发布会结束后也可以据此来对活动进行评估。
　　创意：创意是一场发布会的灵魂，如何让发布会不变成枯燥乏味的大会，就需要用创意来让发布会更加充满灵性。会场的选择与布置、灯光音响设备的效果、舞台美术、表演内容等发布会上各个环节的具体内容，都需要创意。做到杜绝雷同，运用一些新元素或者流行元素，体现出时代性与主题个性，会让发布会充满更多亮点。
　　时间：在开发布会这件事上，时间的选定一般都有个约定俗成的共识，即使是紧急的危机公关发布会，也需要选择一个合适、具体的时间。如新品发布会一般可选在上午十点或者下午三点，时长在2个小时之内为佳，而新闻发布会一般可以遵循新闻节目开始或者刊物发行的时间来拟定。总之，要在人们能够产生关注的时间内举办，而通常避免饭点或者休息时间。
　　场地：场地的选择多种多种，可以根据发布会的规模、档次来选择合适的场所，既可以选择室内，也可以选择室外。当然，从企业的形象与目的出发，如果要体现出重要性，可以选择高档的酒店会所；如果要体现出学术性，可以选择专业、权威的学术机构。为了方便来宾的到访，发布会的场地还需考虑到周边的交通及住宿等条件。此外，场所的选择还应考虑到发布会布置、内容的需求，如背景板、显示屏、舞台等设施的空间范围。
　　预算：发布会设想得再宏大再精彩，也要在预算的范围之内，否则就只能是空中楼阁。对于每一项支出，都必须要尽量精确地算出，尽可能地将预算花明白。同时，在预算一定的情况下，须要明白“好钢用在刀刃上”，将预算中的大头用在最为关键、最不能省的地方，让资源得到充分的利用，把钱花得值当。在此前提下，若要超过预算，可以在其他方面进行一定的调整与缩减，在场地、表演明星、配套设施等方面的花费，可以尽可能地去追求高性价比。总之，一定要在预算的范围之内考虑发布会的创意和其他需求。
　　二、后期的具体操作与执行工作
　　有了确定的方案，执行起来就相对更为简单，为了确保实际执行上的万无一失，可以先进行一定的彩排与演练。
　　彩排与预备方案：如果时间充裕，内容较为复杂，可以在正式的发布会之前进行可操作的排练，将所有的流程走一遍，主持人、发言人的台词与状态可以提前适应，表演内容与环节也可以事前准备与演练，等等，以确保正式开始后更加流畅与完美。同时，为了应对正式开始后可能出现的一些突发事件，需要事前准备一些备用方案，如实际时长的把控，嘉宾的需求等。
　　工作人员：工作人员的安排和分工需要在前期的策划中做好，在后期的执行中要分配清楚各自的任务，做好本职工作，包括公司内部工作人员以及外请过来的活动人员。内部执勤、引导、幕后、接待等人员明确分工与位置，外部的公关、活动公司需要事先协调好并保持及时沟通，表演者、主持人、礼仪、化妆师等专业人员也需要事前进行沟通和排演，在正式的发布会上恪尽职守。总之，策划和统筹人员在现场必须认真执行、监督好各部门的行动。
　　嘉宾和媒体的邀请：发布会还需要邀请业界的权威人士、知名人物及重要顾客等人员到场作为嘉宾，同时需要邀请一些媒体前来作为面向公众的媒介。具体的与会嘉宾和媒体人员在策划工作中通过交流讨论后得出一份名单，嘉宾人员可以根据会场和规模来确定，而媒体可以邀请一些权威的、知名度高的，对于一些主动前来播报的媒体记者也要表示欢迎。
　　以上就是发布会主体范围内的大致内容了，前期的各项策划工作可以说是一个蓝图，起着重要的统率和指导作用，后期的执行更是决定发布会实际效果的重点。
　　做好后勤与辅助部分能够为发布会锦上添花
　　除了重要的主体部分外，举办发布会还要考虑到后勤与辅助的部分，即时间表、配套设施、吃住行等。
　　时间表：各项活动和环节在主体部分前期的策划中就会安排好，包括每个环节的大致时长与总时长，这些事项和时间安排都需要进行有条理、一目了然的汇总和排布，做成一张精确的时间表，在活动开始前分发到发言人、工作人员的手中，同时制作一张具体的节目表和安排表分发给嘉宾，以便工作的顺利进行及人员间的相互配合。
　　配套设施：一定要确保会场内各种设备的齐全、安全与可用性，舞台电源、投影仪、显示屏、音响设备、麦克风、桌椅等各类配套设施是否齐全，是否能够稳定、有效地发挥效用。同时，场地的租用、舞台的搭建、会场的布置都需要提前协商好、准备好。
　　吃住行：有些嘉宾或许是远道而来，很多人员也需要赶往会场，所以交通是不能忽视的一点，确定好合适的交通路线和工具，借助当下的即时通讯工具与嘉宾和工作人员保持沟通和联系，安排好交通工具和带领人员。同样的，在酒店住宿的安排上也需要及时沟通、引导，并保证较好的住宿条件。至于餐饮，很多发布会上会提供茶歇，而时间较长的还有午宴或者晚宴，这些都需要进行提前的安排和预定，根据规模和档次、与会人员的人数、食物类型等作出合适的选择。
　　总之，以上辅助措施也是发布会中不可缺失与大意的重要环节，它能够影响参与者在发布会期间对于品牌的整体印象，周到、优越的后勤和接待，能够为发布会锦上添花，带来更好的效果。
　　一场成功的发布会不仅能够鲜明地体现出主题和品牌的优势，同时在整体的观感上也令人舒适和投入。突出亮点，做好细节，从容有序，同时做到个性化与人性化的结合，是成功举办一场发布会的重要法门。