办公接电话礼仪有哪些

　　职场认识办公接打电话都是很常见的工作，那么你知道办公接电话的礼仪有哪些吗？下面是小编给大家搜集整理的办公接电话礼仪文章内容。希望可以帮助到大家！
　　公司接电话礼仪有哪些
　　1、电话铃响后，应及时接听，一般不得超过三声，拿起电话筒应先说ldquo；您好！公司rdquo；。
　　2、如果来电时该员工不在，其他员工、尤其该部门员工有接听电话的义务，严禁事不关已，不闻不问而诒误公务，如发现此类情况，公司将酌情予以处罚；
　　3、接打电话应简明扼要，不得在电话中聊天。通话声音以保证对方听清楚且不影响周围人为宜。
　　4、对方查询单位的工作情况，如果知情不涉及公司保密，可以如实告诉对方。如果不知情或涉及到公司保密，可说ldquo；对不起，此事我不太清楚。rdquo；
　　5、若对方要求找人时，可说ldquo；请稍等rdquo；；如果要找的人不在时，可说ldquo；对不起，他现在不在，需要我帮您转告吗rdquo；；如果对方表明不需要，应礼貌道别。
　　6、对方拨错电话时，可说ldquo；对不起，您拨错号码了，请查准后再拨。rdquo；
　　7、往外打电话，对方接听时，应先说ldquo；您好！rdquo；，请对方叫人时，可说ldquo；麻烦您叫下听电话rdquo；，若没有找到，应说ldquo；谢谢您rdquo；。
　　8、若请对方帮忙，可说ldquo；您可以记录一下吗？谢谢rdquo；、ldquo；您可以帮我查一下吗？谢谢。rdquo；
　　9、在用电话上传下达时，应注意语言流畅，简明准确。对有关部门的电话通知，可说ldquo；请讲rdquo；、ldquo；请稍等，我记录一下rdquo；，ldquo；请放心，我一定通知到rdquo；。假如没有听清楚，可说ldquo；麻烦您再重复一遍rdquo；。
　　10、通话结束时，对方若是客户或外单位的领导、年长者，要等对方挂断后，再放电话。
　　11、在下达通知时，应先问清对方的单位、姓名等有关情况，然后说ldquo；请您记录rdquo；、ldquo；请您复述一遍好吗rdquo；、ldquo；谢谢rdquo；、ldquo；再见rdquo；等。
　　12、拨错电话时，应说ldquo；对不起，我拨错电话号码了rdquo；。
　　13、挂断电话时应说ldquo；再见rdquo；。
　　14、公司电话为办公所用，原则上不允许办理私事，如特殊情况向部门经理以上的领导请示后可使用，费用登记在发放工资时予以扣除。
　　15、接打电话应轻拿轻放，不得摔、砸，如造成人为损失，由责任人照价赔偿；
　　办公接电话礼仪
　　1、第二次铃声响完是最佳的接听时机。太快或太慢接听电话都是不合适的。如果第一声响起后立刻拿起话筒，对方会没有思想准备。就象你希望和某个人讲话，如果他猛然冲到你的面前，你也会吓一跳的；如果在第三声响后接听，对方已经有等待的感觉了。所以我们在第二次铃声响过以后拿起话筒是最合适的。如果你在第四声后才接听，应该有道歉的话语，如ldquo；您好！让您久等了rdquo；。
　　2、接听电话的动作。第一声电话铃声响起，我们可以把左手放在电话上，准备用左手拿话筒，右手进行电话记录（左手写字倾向的人恰好相反，用右手准备拿起话筒）。
　　3、接听的第一句话。通常拿起话筒，我们习惯性的第一句话是ldquo；喂rdquo；。严格来讲，ldquo；喂rdquo；是试话筒的声音。当接听电话胜作的一部分时，应该体现精炼、从容的职业感觉，所以ldquo；喂rdquo；这句开场白是必须去掉的。取而代之的应该是问候语。
　　问候语的时段性：9：00以前，早上好；
　　9：00mdash；12：00，上午好；
　　12：00mdash；13：30，中午好；
　　13：30mdash；17：30，下午好；
　　其他时间可以说ldquo；您好rdquo；。
　　5、电话中的称谓。询问对方的姓名时应该说：ldquo；请问您贵姓？rdquo；，不能直接问ldquo；你叫什么名字？rdquo；。如果对方告诉你他的姓名，应该对姓名中的每一个字进行确认。众所周知，姓名就是一个人的代表符号，对姓名的重视可以暗示对他的尊重，同时可以避免产生ldquo；音同字不同rdquo；的错误。即便知道了对方的全名，在随后的称谓中也不要直呼其名，尽量使用ldquo；姓职务rdquo；的称呼方式，或者说times；times；先生、times；times；女士。
　　6、措辞。电话交谈应该语言简洁、措辞高雅，避免俚语或者不礼貌的语言。
　　7、声音的把握。有研究显示，当你与别人交流时，你说话的内容对别人的影响占20，而你的声音对别人的感染力占到80。因此，声音的作用不可小觑。在电话里应该保持语调积极、明朗；合适的语速可以控制交流的节奏，如果对方语速过快，你可以比他稍慢一点，反之，如果对方说话很慢，你可以比他稍快一点，两种情况都保持差距不太大。如果两个人说话节奏相差很大，双方都会感觉到不和谐，会影响双方的愉快沟通；总之，声音的把握能够经营电话交流的感觉，传递你积极、镇定的工作风格。
　　8、微笑的魅力。不要以为电话另一端的人看不见你，就不必在意自己的表情。其实人的情绪、态度、声音、表情、动作等外在与内在的状态是整体统一的。不要试图让自己板着脸孔却说出悦耳动听的语言，即便那样，你的声音也是干涩的，毫无感染力可言。微笑不只是表情，它是一种美好的感觉，在电话里看不到但是感觉的到！
　　9、你的情绪和身体姿态。如果你趴在办公桌上接电话，声音会显得闷而不畅，会给对方造成困惑；如果你一边焦虑其他的事情一边打电话，对方能够听出你有些急切。因此，掌握情绪、保持良好的身体姿态是很有必要的。
　　10、正确处理接电话过程中的各种情况。如果对方要找的人不在，应该说ldquo；他（她）恰好不在rdquo；，或者说ldquo；公务外出rdquo；，不要透露同事的去向。若有留言需转告，应该记录下来，以免忘记交给同事，或者因为事情太多而弄错电话内容。如果电话需要转接，应该说ldquo；好的，请稍等。rdquo；若分机无人接听转回总机，应该用第一次接电话的方式接听。如果电话中噪音比较大，听不清对方说话，应该直截了当的告诉对方ldquo；对不起，我听不清您讲话，请您再拨一遍。rdquo；有时办公室内恰好有客人在，电话铃声响起时，应该对客人礼貌的说明ldquo；对不起，我接个电话。rdquo；对自己没有及时接到的电话，应该在二十四小时以内给予回复，如果有特殊的情况没能及时回复，一定要向对方做一个简单的解释。
　　职场接听电话的礼仪技巧
　　1、ldquo；铃声不过三rdquo；原则
　　在电话铃声响起后，如果立即拿起，会让对方觉得唐突；但若在响铃超过三声以后再接听，是缺乏效率的表现，势必给来电者留下公司管理不善不好的第一印象，同时也会让对方不耐烦，变得焦急。如果因为客观原因，如电话机不在身边，或一时走不开，不能及时接听，就应该在拿起话筒后先向对方表示自己的歉意并做出适当的解释，如ldquo；很抱歉，让你久等了rdquo；等。
　　如果是在家里接听电话，尽管没有必要像在单位里那样及时，但尽快去接听是对对方的尊重，也是一个人的基本礼貌。如果铃响五声以上才去接听，也应向对方表示歉意。老朋友之间尽管没有必要做出郑重其事的道歉，但向对方解释一下延误的原因也是必要的。
　　2、规范的问候语
　　在工作场合，接听电话时，首先应问候，然后自报家门。对外接待应报出单位名称，若接内线电话应报出部门名称。
　　自报家门是让对方知道有没有打错电话，万一打错电话就可以少费口舌。规范的电话体现的不仅是对对方的尊重，而且也反映出本单位的高效率和严管理。
　　在家里接电话可以有很多选择，规范一点的可以用：ldquo；喂，你好！rdquo；问候对方。当然在家里接听电话与工作单位接听电话有所不同，在家里，关键是要让对方感到亲切友好，而这种亲切友好主要是通过接听电话的人的语调、语气来体现的，过于规范化的电话反而会让人觉得ldquo；公事公办rdquo；的冷淡。
　　例如：电话开门基本话术ldquo；您好，，这里是XX，我是小薛，很高兴为您服务。〔若两秒没有应答〕，请问有什么可以为您服务的？rdquo；；
　　找相关人员，ldquo；请稍等rdquo；，5秒以内，电话人不能接听，须说明ldquo；您好，XX很快就来rdquo；ldquo；您好，XX正在XX，请稍等一阵rdquo；。
　　要找的人不在或不能接听电话时的处理。这里，特别要注意的是，在询问对方姓名前，先告知他要找的人不在。
　　例如：当场不能接听电话，ldquo；您好，XX正在XX，方便让他等下打给您吗？rdquo；〔是否〕ldquo；好的，我记录了rdquo；。
　　当事人不在，ldquo；您好，XX〔人〕XXXXX，等他来了我让他回给您可以吗？rdquo；〔是否〕ldquo；好的，我记录了rdquo；
　　禁忌：ldquo；他不在rdquo；、ldquo；打错了rdquo；、ldquo；没这人rdquo；、ldquo；不知道rdquo；等
　　3、接到错误的电话也应该礼貌应对
　　接到错打的电话，人们很容易忽略了礼貌问题，甚至很粗鲁，这是因为人们认为错打的电话与自己没有关系。但事实上，并非错打的电话都必定与自己没有关系，有时，对方也恰恰是与自己有重要关系的人。因此，接听电话时，最好每一个电话都讲究礼貌，保持良好的接听态度。
　　4、要学会记录并引用对方的名字
　　接电话时，对对方的谈话可作必要的重复，重要的内容应简明扼要的记录下来，如时间、地点、联系事宜、需解决的问题等。在办公室工作的人员，应该有意识的训练自己的听辨能力。
　　假如对方是老顾客，经常打电话来，一开口就能听出他或她的声音，那么可以用合适的称谓问好：ldquo；您好，王经理。rdquo；这样一来，会给对方留下特别受到重视的感觉，增强对方对你的好感。
　　5、应在对方挂电话后再挂电话
　　电话交谈完毕时，应尽量让对方结束对话。当对方向你说ldquo；再见rdquo；时，别忘了你也应该说ldquo；再见rdquo；，并等对方挂了以后再挂电话，最好不要一听到对方说ldquo；再见rdquo；就马上挂电话，尤其不能在对方一讲完话，还没来得及说ldquo；再见rdquo；就把电话挂了。若确需自己来结束，应解释、致歉。通话完毕后，应等对方放下话筒后，再轻轻地放下电话，以示尊重。
　　注意挂电话时应小心轻放，别让对方听到很响的搁机声。
　　从平时生活中的点点滴滴做起，形成良好的习惯，不要不关心细节，因为细节决定成败。
　　接电话时的技巧
　　1、要注意通话时语气的用法
　　电话是非常直观的一种沟通方式，也是一种非常便捷的沟通方式，所以语气是一定要注意的，因为对方不仅会注意你的内容，同时也非常注意你的语气，在工作电话中尽量要采用礼貌用语，要有积极主动的语气，让对方产生想与你沟通的心情，这样机会就会大很多了。
　　2、来电铃声不可超过三次才接
　　有时候电话响一次就接了，会给人以一种很唐突的感觉，会让对方感觉认为你压根没心听他讲话，但是当来电响了三次以后再接，会让对方等的不耐烦、产生焦急情绪。如果是客户的话，可能会影响双方的合作。
　　所以，在电话铃声响了两次后接是最佳的状态，但是如果确实分不开身接电话的时候，电话响了超过了三次你在接起的时候，你应该要向对方表示歉意：说一句让您久等了。
　　一般的规范电话用语：首先应自我介绍，把自己的情况介绍一下，让对方确定所打的电话是无误的，避免了一些因为打错电话浪费的时间。
　　3、与客户通电话要坚持后挂电话
　　当对方在与你说再见的时候，同时你也要礼貌的回复对方一下，表示尊重对方，等对方先把电话挂掉，确认通话结束后你再把电话挂掉。切忌挂电话时要小心不要发出过大的声音。
　　4、随时记录
　　在手边放有纸和铅笔，随时记下你所听到的信息。如果你没做好准备，而不得不请求对方重复，这样会使对方感到你心不在焉、没有认真听他说话。
　　5、自报家门
　　一拿起电话就应清晰说出自己的全名，有时也有必要说出自己所在单位的名称。同样，一旦对方说出其姓名，你可以在谈话中不时地称呼对方的姓名。
　　6、转入正题
　　当你接听电话时，不要ldquo；哼哼哈哈rdquo；地拖延时间，而应立即做出反应。一个好的开场白可能是：ldquo；您需要我做什么？rdquo；当你觉出对方有意拖延时间，你应立即说：ldquo；真不巧！我正要参加一个会议，不得不在5分钟后赶到会场。rdquo；这样说会防止你们谈论不必要的琐事，加速商务谈话的进展。
　　关于接听电话的礼仪
　　1、随时记录
　　在手边放有纸和铅笔，随时记下你所听到的信息。如果你没做好准备，而不得不请求对方重复，这样会使对方感到你心不在焉、没有认真听他说话。
　　2、自报家门
　　一拿起电话就应清晰说出自己的全名，有时也有必要说出自己所在单位的名称。同样，一旦对方说出其姓名，你可以在谈话中不时地称呼对方的姓名。
　　3、转入正题
　　当你接听电话时，不要ldquo；哼哼哈哈rdquo；地拖延时间，而应立即做出反应。一个好的开场白可能是：ldquo；您需要我做什么？rdquo；当你觉出对方有意拖延时间，你应立即说：ldquo；真不巧！我正要参加一个会议，不得不在5分钟后赶到会场。rdquo；这样说会防止你们谈论不必要的琐事，加速商务谈话的进展。
　　4、避免将电话转给他人
　　自己接的电话尽量自己处理，只有在万不得已的情况下才能转给他人。这时，你应该向对方解释一下原因，并请求对方原谅。例如，你可以说：ldquo；布朗先生会处理好这件事的，请他和您通话好吗？rdquo；在你作出这种决定之前，应当确定地方愿意你将电话转给他人。例如，你可以说：ldquo；对于这件事，我们很快会派人跟您联系的。rdquo；
　　5、避免电话中止时间过长
　　如果你在接电话时不得不中止电话而查阅一些资料，应当动作迅速。你还可以有礼貌地向对方说：ldquo；您是稍候片刻，还数一会儿我再给您打过去？rdquo；
　　让对方等候时，你可以按下等候键。如果你的电话没有等候键，bs178。comzl就把话筒轻轻地放在桌子上。如果查阅资料的时间超过你所预料的时间，你可以每隔一会儿拿起电话向对方说明你的进展。如，你可以说：ldquo；约翰先生，我已经快替您找完了，请您再稍候片刻。rdquo；当你查找完毕，重新拿起电话时，可以说：ldquo；对不起，让您久等了rdquo；，以引起对方的注意。
　　对于接电话的人来讲，当需要查阅资料而有礼貌地请对方稍等片刻，这是可以令对方接受的。如果有人在你正在通话时打进电话，你可以选择合适的词语让你通话的人稍候。然后拿起另一部电话说：ldquo；你能否稍等？我正在接听一个电话。rdquo；如果打来电话的人只是有一些小事，便可以当即回绝，然后迅即转向第一个电话，而这个人也会意识到你很忙而加速你们的讨论。
　　什么是ldquo；电话形象rdquo；？
　　（1）指的是人们在使用电话时，所留给通话对象以及其他在场者的总体印象。一般来说，它由使用电话时的态度、表情、语言、内容以及时间等各个方面组合而成；
　　（2）ldquo；电话形象rdquo；在人际交往中发挥着重要的作用，国家公务员在使用电话时要注意维护自身的ldquo；电话形象rdquo；。
　　打电话时应当遵循什么样的原则？
　　1、ldquo；通话3分钟原则rdquo；；
　　（1）在正常的情况下，每一次打电话的全部时间，应当不超过3分钟；
　　（2）一般在通话时，都要有意识地简化内容，尽量简明扼要；
　　（3）这个原则在许多国家，都要求公务员当作一项制度来遵守。
　　2、ldquo；铃响不过三声原则rdquo；。