为什么我们学了那么多时间管理方法，但还是管理不好自己的时间？

　　张伟已经参加过不少的时间管理培训课程了，也学习过不少的时间管理方法，比如说史蒂芬柯维的四象限法，将事情分出轻重缓急，比如说弗朗西斯科·西里洛番茄工作法，集中注意力专注工作，等等。
　　但是张伟还是感到很困惑，为什么我学了那么多的时间管理方法，但还是管理不好自己的时间？
　　带着这个困惑，张伟打开了《卓有成效的管理者》的第二章节＂掌握自己的时间＂，希望德鲁克老先生能够帮助他解惑。
　　看完这一节章节，张伟最大的感慨就是原来管理者的绝大部分时间是不属于自己的，而是属于别人的。
　　要想用好时间，就得掌握自己的时间，将完全属于自己可支配的时间用在那些最能产生工作成效的事情上，这样才能使自己的工作卓有成效。
　　1、时间是管理者最稀缺的资源，也是追求卓有成效过程中最应该掌握的资源。
　　张伟明白，在他追求工作卓有成效的过程中，时间是他最稀缺的资源。不管他需要多少时间，时间的总供给不变，他也没办法找到时间这项资源的替代品，而他做的每件事情都需要他花费时间。
　　更艰巨的挑战是，他每天不得不花很多时间在那些毫无贡献的事情上。
　　他有时会去参加很多商务活动，作为管理者，他需要参加一些活动或者应酬，其实他也知道这些商务活动并不见得能产生成效，但这是他的工作任务之一，没办法，他得出席。
　　有时他得接听一些电话，其实电话内容可能与工作关系不大，但没办法，他得接听。难道大客户打电话来聊聊生活上的事，政府官员打电话来聊聊行业的事，他能不听吗？
　　有时他还得出席很多会议，并不是有价值，而是他的管理职务所决定。管理者出面代表领导重视，兄弟部门觉得有面子，员工也会觉得受到了尊重，事情的推进也会更加的顺利。
　　张伟知道有些事情看上去很必要，但从有成效的角度讲，这个时间却花费得没有多大意义，他也很苦恼。
　　读完这一章节，张伟终于理解：有效的管理者与一般的管理者的最大不同，就是他们更珍惜自己的时间，更能掌握自己的时间。
　　该如何做呢？幸运的是，德鲁克老先生给出了三个步骤来帮助管理者追求卓有成效，分别是：记录时间使用情况、管理时间的使用以及统一安排时间。
　　2、记录自己的时间使用情况
　　认识自己很难，能够清醒的认识自己更难。
　　张伟按照书中的建议＂即时记录、每天记录、连续3到4周＂做了一份时间记录表。他看了记录表，吓了一大跳。他本以为就算自己有时做了一些浪费时间的工作，但应该并不多，自己想来还是就很多时间在做重要的事情的。
　　结果从时间记录表里他发现根本不是他以为的样子。
　　比如这一天下午，他原本计划是确定下来六周后必须开始的一个合作项目的整个技术路线选择和方案。今天应该把前期的技术准备工作明确下来，团队才能据此开始准备。
　　但刚刚考虑了一个开头，项目部的好朋友周经理过来找他帮忙，张伟花了三十来分钟帮他解决。
　　回到电脑前，张伟花了点时间重新理清思路。手机却响了，下面技术团队的一个主管打电话来说团队出现了紧急技术故障，他搞不定，请求张伟支持。张伟赶到技术现场解决了问题，又快一个小时过去了。
　　回到办公室刚坐定，总经理助理打电话来总经理请他过去一下。原来他约了总经理5点钟前谈技术支持的事，但总经理现在临时有事要出去，问他现在能不能谈。可是张伟准备工作没有做好，只好作罢，再约时间，还不知道总经理什么时候又有时间。
　　接下来各种事情，张伟发现，计划用三个小时来确定技术路线选择和方案，并和总经理谈好技术支持，接下来开会布置任务。计划得很好，但直到下班，他的技术准备只想了开头的一部分，离完整还差得很远。
　　时间记录表让张伟清醒的认识到，他的时间管理远没有自己想象的那样有序有效。
　　仅是这一点，帮助自己清醒的自我觉察，张伟已经觉得做这个时间记录很有价值了。更何况
　　这个时间记录表还能让他理性地诊断自己时间管理。
　　3、管理自己的时间使用情况
　　诊断自己的时间使用情况，核心就是要把浪费时间的活动找出来，对没有贡献的事情说＂不＂，不再在它们上面浪费时间。
　　张伟决定根据书上的三个诊断方法去检视自己的时间记录表。
　　1) 找出什么事情根本不必做，这些事情做了也完全是浪费时间，无助成果。
　　2) 找出哪些活动可以由别人代为参加而又不影响效果？
　　3) 找出哪些事情是管理者在浪费别人的时间？
　　首先，张伟发现，有些商务活动其实没有参加的必要，他不一定要全部参加，不去也不会有什么影响。
　　其次，有些会议他也没必要亲自出席，有些兄弟部门的求助，他也没必要自己出面，别人知会他更多是一种尊重，而并没有期待他出现。这些事情，完全可以通过＂授权＂请别人代他去完成。
　　最后，张伟也发现有时他也在浪费下属和兄弟部门的时间，这方面他也得注意了。
　　对照自己的时间记录表进行了上面三个问题的分析，张伟知道他可以减少很多不必要的活动和非生产性的工作了。
　　而让张伟觉得很神奇的一点是，德鲁克老先生提出的时间管理诊断方法，不仅能诊断自己的时间管理问题，还能以小见大，用来诊断组织的问题，这是其他时间管理方法里很少涉及的地方。
　　比如说德鲁克老先生提到四种表现，是组织的原因导致的时间浪费：
　　1) 组织缺乏制度或者远见，会表现出危机重复出现
　　张伟认为，项目部周经理经常来找的他协助的问题，就是因为技术团队与项目团队之间缺乏协作规范。下属有些时候的请示，也是因为团队内部制度缺乏。
　　2) 组织中人员过多，会表现出人际关系问题突出。
　　是呀，张伟发现他作为经理，每天要花超过十分之一的时间来处理人员之间的争执与合作问题，按照书上的标准，这可能就是团队人员过多了。张伟决定好好分析一下团队里每个人的岗位和工作，看看是否需要优化。
　　3) 组织不健全，会表现出会议过多。
　　这一点张伟也赞成，因为组织不健全，就会导致很多事情，不知道该由谁来负责，也不知道找谁去寻求资源和支持，就只能靠临时开会来协调，这样会议就会很多。
　　4) 信息功能不健全，会表现出沟通不畅。
　　张伟有时也意识到，他的部分时间浪费，是因为技术部和项目部做了同样的工作，比如都在做项目进度分析报告，如果相互之间互通有无，就可以减少团队的时间浪费。
　　想到这儿，张伟发现，这个简单的时间记录表真的是不简单，作用太大了，不仅能让管理者认清自己，还能认清组织，真是太棒了！
　　4、统一安排可以自由支配的时间
　　现在，经过时间记录与时间分析后，张伟终于了解，他有多少时间是可以自由支配的，又有多少时间是可以用在确有贡献的要事上了。
　　张伟统计后发现，他能自由支配的时间很少，可能不到工作时间的五分之一，就算经过减少一些浪费时间的活动后，也不到四分之一。并且这些时间很多都是碎片化时间。
　　而张伟也清楚，如果他想要做成一些重要的事情，是需要一些大块的整段时间来处理的。
　　德鲁克老先生的时间管理的最后一步，就是将可以自由支配的时间集中起来，统一安排给重要的事情。
　　张伟决定根据自己的工作情况和时间情况，将周一下午和周五上午作为自己的集中支配时间，把这些时间花在最有贡献的事情上。这时，以前学过的时间管理工具终于可以派上用场了。
　　5、总结
　　张伟注意到，这三个时间管理的步骤是动态的，也就是说管理者需要定期的记录时间、分析时间、安排时间，动态循环地做时间管理，才能将自己更多的可支配时间用在最有贡献的工作上。
　　总结今天的阅读收获，张伟想到，时间是管理者最稀缺的资源，如果这项资源管理者不能用好，那工作的卓有成效就是空谈。
　　张伟觉得，分析自己的时间，就是在分析自己的工作，也是在分析自己的管理，这样可以帮助自己识别出自己有没有卓有成效，哪些工作可以帮助自己更加有效。
　　认清自己，很难，可能需要一辈子的时光。但认清自己的时间，却是每个管理者现在马上就可以做的，做到这一点可以帮助管理者通向工作的贡献和卓有成效。
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　　本周和大家一起阅读《卓有成效的管理者》。将和大家一起具体精读每个单元，把卓有成效管理者5个习惯的所读所思和大家进行分享。
　　欢迎阅读之前的《卓有成效的管理者》第一章心得分享：管理者的价值：在现实的组织困境中实现管理的卓有成效
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