Excel推荐的8个良好操作习惯利己利他人

　　在平时使用Word、Excel或者ppt办公软件的过程中，有一些良好的习惯可以提高效率，还有一些习惯可以方便自己方便他人。本文小编就以Excel中的一些操作为例，给大家推荐几个平时使用Excel，或者是office其他软件应该养成的一些习惯吧。
　　一、Ctrl+S保存/文件恢复设置。
　　小编把这一条放在最前面，是因为很多时候，可能因为突然断电、系统崩溃、软件闪退等原因，自己没有及时保存文件，还得从头再做。所以养成一个做一会儿随手按下Ctrl+S的习惯，可以避免一些突发原因对自己工作成果的影响。
　　​如果你像我一样，经常忘记或者懒得按这个快捷键，那么至少请在文件——选项——保存中这样设置一下。
　　把保存自动恢复信息时间间隔尽可能设置短一些，比如3分钟。如果某一天在没有保存就退出Excel表格时，把自动恢复文件位置的地址复制到我的电脑地址栏中，可以最大程度地恢复未保存的文件。设置的方式即下面红框中的内容。
　　二、工作表、工作簿规范命名，而不是在工作表中添加标题。
　　在平时工作中，我们经常会收到或者发送一些文件，比如压缩包、图片、Excel等，很多都是利用模板或者自己用手机拍照，保存到电脑上名称要么是一串数字，要么是新建工作表、新建图片等。
　　这种习惯不仅不利于区分文件内容，而且如果不进行重命名的话以后再找这个文件也容易混乱。所以发给别人文件或者Excel工作簿时最好能修改文件名称，比如改成文件内容+日期。
　　同样，Excel工作簿中也有多个工作表的话，尽量可以在工作表标签中进行重命名，避免在工作表表头录入名称。
　　比如下图中的盘点表，在工作表标签录入相对于在工作表中录入，对于查看表格更加方便，而且在表头录入标题本身就不符合Excel的使用习惯，因为Excel表格都是以单元格为单位的数据。
　　三、自己设置常用的快捷键。快速访问工具栏。
　　比如下图中，小编因为经常觉得Excel表格提供的视野不足，所以就把切换全屏视图放在了快速访问工具栏，按alt+2就可以切换全屏视图，按esc键就可以退出全屏视图。真的是很方便。像全部清除、快速打印等功能都可以放在快速访问工具栏。
　　四、保留小数位数时使用函数而不是自定义单元格格式。
　　在单元格格式中设置的格式是具有一定迷惑性的。如下图所示，在C3单元格中把3.14159126设置单元格格式为数值，保留两位小数，虽然显示3.14，但是编辑栏中的数值仍然显示的是3.1415926，在运算过程中也会按照3.1415926进行计算。
　　但是利用函数就不一样了，输入函数=TEXT(C3,＂0.00＂)后，计算的结果是真实地保留两位小数的值，计算过程中也不会因为小数点的原因而出错了。
　　五、不同数据类型放在不同单元格，同一单元格一种属性。
　　比如下图左侧的数据，把数字文本放在一起，在进行数据统计的时候特别不方便。单元格中的内容有明确的符号隔开或者其他规律时，可以利用分列或者Ctrl+E快速填充分开。如果单元格的内容杂乱无章，毫无规律时，进行整理时会十分繁琐。
　　六、同一数据类型规范格式，尤其是日期。
　　Excel中主要有文本、数字、日期这几种格式。平时录入数据的时候最好能按照Excel的格式要求录入，比如日期，一般录入时中间用横线分开就是比较常用的习惯，比如2019-03-18就比较合适。录入20190308、2019.03.08这样的格式不是标准的日期格式，系统会按照文本或者数值处理。
　　录入文本和数值格式时也注意格式设置，比如录入身份证号时，就要把单元格格式设置为文本格式，否则会显示科学计数。
　　录入数据时，单元格格式要设置成数值，否则可能无法参与运算。
　　七、慎用合并单元格。
　　上面已经说过，Excel工作表标题在工作表标签中录入即可，而不是在表头利用合并单元格格式进行设置。
　　如果不可避免使用标题或者某一个内容需要在多个单元格中显示，建议使用跨列居中。在单元格格式设置——对齐——水平对齐进行设置即可。
　　因为在有合并单元格的工作表中进行排序、筛选、复制粘贴、计算等均有不便。合并单元格用在最后一行或者最后一列合计中使用即可。比如在有合并单元格的工作中进行操作时经常会出现以下提示。
　　八、格式设置。
　　Excel表格提供给别人时，尽量对字体、颜色、对其方式等进行一些设置。如果想要一定的美化效果，则去除边框网格线，突套用格式，颜色不要太多，尽量统一。
　　比如下图中，进行了字体、居中显示，然后Ctrl+T套用表格，在设计中勾选标题行、第一列、汇总行。简单几步就可以设置一个效果比较好的表格了。
　　除了这八个习惯，还有很多需要我们平时注意的
　　比如做完Excel表格发给别人时，保存之前光标最好定位在左上角或者其他有利于别人看的地方，
　　平时有意识地积累一些快捷键，
　　统计数据时优先选择power系列组件和数据透视表/数据透视图，然后考虑函数，最后考虑功能区选项卡筛选排序等功能键......
　　随着Excel学习的深入，相信你会有更深的体会。