关于企业合同纠纷处理关注的十个问题

　　业务实践中，合同执行多数需要适时、适情、适宜地修正和变通。比如交货期间推延、货物验收机构更换、合同部分或全部权利义务转让、仲裁条款变更、货物数量变更或质量修订、滞船期经济补偿、索赔承担等。前述修正和变通可能衍生两种结果，即补充协议或者争议纠纷。本文旨在分析合同争议纠纷应予关注的十个问题。
　　一、区别纠纷种类以分别处理。
　　合同争议，根据争议内容，分为解释争议（纠纷）执行争议（纠纷）两类。
　　解释争议（纠纷），是指合同各方对合同条款内容的实体性理解分歧，导致对合同执行的具体内容产生歧义。解释争议多发生于合同语言的多版本情形中，如中英文歧义。对于合同未约定语言效力的解释歧义，国际惯例一般采取最密切联系原则解释。所谓最密切联系原则，即与签署、履行合同行为联系最紧密的原则，如合同各方机构所在地、货物交接地、合同签署地、被执行方财产所在地等等，均具有密切联系因素。
　　执行争议（纠纷），是指合同各方履约过程中针对合同权利义务的争议或纠纷。比如乙方交付的货物不符合合同约定、货物运输途中损毁或缺失、乙方未依约履行造成相对方经济损失、不可抗力导致合同延期履行或解除等等。国际条约或惯例、各国立法机构主要对私法领域中合同执行纠纷的处理实施法律制定。如我国的《民法通则》、《合同法》、《消费者权益法》、《产品质量法》等。合同执行纠纷的基本类型大体有质量纠纷和款项纠纷两种。前者是指货物或服务的提供方提供的货物、服务品质不符合约定导致纠纷，后者指接受货物或服务方不依约支付对价导致纠纷。
　　二、关于纠纷处理方法
　　解决解释争议（纠纷），从两个方面入手：一是合同签署时明确约定何种语言具备最高效力；二是合同争议解决条款约定国际仲裁机构，由仲裁机构依据仲裁规则和国际私法的规定处理。一旦出现解释争议，在未约定最高效力语言的情况下，合同各方应尊重对方语种的通俗意义，求同存异，本着履约诚信和公平交易的原则积极协商解决。
　　对于执行争议（纠纷），主要采取两步解决方式：一是争议各方本着诚信履约的原则，积极协商解决，补充协议；二是一旦谈不拢，则依据合同条款中约定的争议解决方式进行诉讼或仲裁。
　　三、业务人员要养成及时、全面整理业务档案的习惯。
　　法律纠纷处理的基本原则是以事实为依据，事实的载体是证据，而证据的表现形式，则具体为书证、物证等。具体到业务层面，比如合同或协议文本、备忘录、合同各方的EMAIL邮件、业务传真、正式商务函件、业务通知、货物验收单证、进出口报关单证、信用证、保函、货物样品等等，尤其重要的，是合同各方对争议事项的交涉证据、质量检验证据。
　　自业务洽谈意向期始，业务人员就要着手整理业务卷宗，要区分质量和款项两个层面归总档案内容，固化书证，封存样品物证，以便争议发生时做到有理、有据、有节地协商、诉讼或仲裁，最大限度维护己方合法权益。
　　四、关于合同纠纷处理的流程和步骤
　　当发生合同纠纷时，相关人员应按照法律风险管理制度，以及本企业合同管理、纠纷处理等方面的制度规定，采取先协商后法律程序的解决步骤。协商宜由相关业务部门实施，法律程序则以法律部门为主，业务部门辅助办理。协商中注意获得法律人员的专业支持。具体承办合同纠纷时，要关注保留书面证据（如谈判记录）和法律时效（如诉讼时效、上诉时效、法院或仲裁的举证期、答辩期等）两个关键点，做到证据完善、准确和纠纷解决的及时、合法。
　　以笔者所在企业为例，纠纷进入诉讼（仲裁）后，外聘律师由公司法律部门报经公司法定代表人决定后统一组织实施。外聘律师要及时报告所开展的调查、办案工作情况，接受委托方的监督。如果案件所涉业务存在投保出口信用保险的情况，则在采取诉讼（仲裁）行动前须知会中国出口信用保险公司后方可进入诉讼（仲裁）程序。原因是这涉及保险公司的保险权益。
　　五、合同争议解决条款约定
　　在确保企业合法权益的前提下，业务合同中应对合同争议适用的法律、争议解决方式（协商、诉讼、仲裁）、管辖机构（法院、仲裁机构）等做出明确约定。
　　一旦发生纠纷且无法协商，争议方必然对簿公堂以决公义。按照诉讼程序法规定，或诉或裁，只择其一。意指合同中只能约定诉讼或仲裁的一种方式；且如果约定仲裁，仲裁机构必须明确，否则在无法推定的前提下视同未约定。实践中，首先要确定诉讼还是仲裁，其次是确定争议解决的具体机构。如诉讼管辖法院是哪一地法院，仲裁机构是哪一个具体的仲裁委员会。如属涉外纠纷，还需要明确争议解决适用何种法律。
　　六、关于证据公证、使馆（领馆）认证的问题
　　国内诉讼（仲裁）中，涉及EMAIL邮件的证据一般需要公证机构的证据固定公证，即由公证员对该邮件的真实性和内容作出证据固化。涉外纠纷中，如合同约定中国法院管辖，则证据文件的翻译公证是必不可少的环节。如果该证据来自国外，按照我国《民事诉讼法》的相关规定，证据文件需要证据来自国的公证机关公证，和我国驻该国使馆（领馆）的认证方为有效证据。结合纠纷处理的及时原则，办案实践中，前述证据的公证、认证程序也要及时、合法、有效的办理。
　　七、关于诉讼（仲裁）前的必要书面函件问题。
　　司法实践中，国际商事惯例、各国法律均对诉讼行为的时效进行了明确规定。如我国法律规定的2年合同纠纷时效、国际买卖合同纠纷4年时效等等。诉讼时效的立法初衷，是督促当事人及时、合法的主张权益。一旦逾期，虽然实体权益尚在，但法律无法实现保护。
　　基于这一现实，争议产生时，业务部门尤其关注的是及时发出维护权益、主张权利的正式函件，如关于款项催收的通知、信函，与外商关于质量瑕疵的EMAIL邮件，催款邮件等等。同时，为确保时效的真实有效，可以采取第三方固定证据的方式，如公证送达、特快专递公司证明妥投等方式。如果前期未及时发出函件，则在诉讼（仲裁）前采取补救措施予以完善。
　　八、及时关注合同争议方的经营情况、注册情况。
　　合同纠纷产生后，开展协商、诉讼（仲裁）准备工作的同时，务必及时关注争议方的经营和注册变更情况。如发现对方经营状况恶化，现金流短缺，转移资产，无法履约支付货款或交付货物，则应及时行使《合同法》规定的不安抗辩权，止血减少损失。及时了解对方是否存在更换法定代表人、变更注册地址等可能隐含重大经营变化的信息，以便及时、有效采取应对措施。另外，在可能诉讼的情况下，可以委托律师对其财产实施调查，以确保诉讼权益的有效达成，必要时采取诉讼保全或诉前保全财产的方式保障执行权益实现。
　　九、关于分期还款问题
　　合同执行交货后，相对方不能依约按期付款，怎么办？实践中，为保证后续合作的顺畅，大多采取签署分期还款协议的方式解决。签署分期还款协议时，要注意如下四点问题：一是明确约定还款期限，二是约定还款逾期利息，三是约定还款协议的解除条件，如连续几期未还则解除的文字约定，四是履约担保问题。
　　十、诉讼（仲裁）案件结束后的财务处理工作
　　对于企业而言，无论是主动起诉案件，还是被动应诉案件，案件终结必然导致财产权益的处理（败诉方赔款或是法院执行回款），随之衍生的是财务部门的账务处理。为此，纠纷处理完毕后，相关部门要及时地向财务部门提出账务处理申请，在提交完善法律文书的前提下，完成财务账目的调整和数据更新。到此，案件完成闭环操作。