每个忙碌的工作日结束,索尔蒂诺(KellySortino)总是很难回想起这一天究竟成就了什么。她是加州希尔斯伯勒(Hillsborough)明泉中学(CrystalSpringsUplandsSchool)高中部的主管。她的工作常常需要她每天工作12小时,包括周末和晚上。她很享受这份工作,但担心自己没有完成所有的任务。
索尔蒂诺说,她觉得自己大部分时间是在灭火,没有时间从事更多战略性和前瞻性的工作来让学校发生更大的变化。
她决定在斯坦福大学(StanfordUniversity)参加一个简化工作流程和减少时间浪费的研习班。在那里,她学到了如何更有效地规划时间以及怎样把注意力分散减到最少等等。她还要求自己有条不紊地完成每天的工作任务,避免拖延,以及定期清理电子邮箱和办公区。
这些变化让她的时间管理有了明显的进步。索尔蒂诺对自己的日常工作有了更好的了解,已经有能力从事长期项目。她还会在周末加班,但只在必要的时候。
提高效率并不容易。在全球化浪潮来临、竞争压力加剧和技术革新快得让人喘不过气来的今天,员工们很难在应付不断增加的工作量的同时还能保持工作与生活的良性平衡。幸运的是,专家们说,小幅调整员工对工作的看法可以对他们的工作效率产生重大影响。
学会优选次序
学着确定各项工作的优先次序,并让自己一天中总在若干不间断的整块时间中工作。
斯坦福大学2009年的一项研究发现,同时执行多项任务的效率,要低于只执行单一任务的效率,而且许多宣称自己能同时做多件事情的人,都很难过滤掉不相关的信息,从而使他们的表现打了更多折扣。
安排特定时间查看电子邮件和短信,而不是在收到电子邮件后马上就读。
你可以在电子邮箱中进行设置,把老板等发件人的信息标为重要邮件。
从容回复信息能够重塑同事的期望值。
加州科特马德拉(CorteMad...
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