Step 1 提出问题(Name the Issue) 1)给定问题的唯一编号,以便系统记录 2)给予问题一个临时的单句描述。这个描述必须使用issue句式。句子结构必须包含出现问题的对象主体、出现问题的现象描述。标准句式为: 问题主体 + [问题发生的疑似条件]+ 问题呈现的具体现象 (带"[]"的可以从缺) 如: 鸡蛋羹有气泡 / 鸡蛋羹颜色偏白 / 鸡蛋羹缺少足够组织强度 / 鸡蛋羹在高海拔地区恰当加热时间不稳定 / 服务器在无人值守期间频繁自动重启 之所以称之为"临时表述"、是因为在完成整个过程之前,你很可能并不能正确认识问题的真实性质,从而对issue的实质有错误认知。 其中,问题主体不允许为具体个人。 例如: 张三在总账清结时频繁出现计算错误(错) 项目财务助理在总账清结时频繁出现计算错误(对) 因此,才有一个绝对的必要给issue一个不表意的编号,以便在issue的描述有所修正时候仍然精确的指向该讨论主题。 以下描述没有实际意义,应尽量避免: xxx质量不佳 / xxx感觉不对 / xxx表现不好 3)列出问题表现的标本性材料,形成标准样本。 这包括但不限于: 图片 / 视频 / 录音 / 投诉书 / 采访记录 / 财务记录 / 问题截屏、录屏 等 一切使人觉察到该issue的资料和信号都包括在内。 这个过程本身就是一个再认识问题的过程。你很可能在观看了这些数据之后发现几种典型的问题——如对问题的描述本身有偏差;该问题实际上是两个问题的复合体。 在发现这些问题之后,就需要重新定义问题描述,并基于新的问题描述重新采集问题资料。 在进行这一步的时候,要保持这种认识——事实上这个原始标本才是issue的实体,而issue描述只是issue的名字,不要本末倒置。 原有的资料和原有的描述要存档并做出日志追踪。 以上步骤要反复重复,直到issue识别的完整性、彻底性已经令人满意、相关issue的表述与对应资料均已令人满意的稳定化为止。 这里已经着重强调了以"令人满意"为边界条件,这是为了防止人出于傲慢而追求"彻底、全面、绝对正确"。 你要认识到这些理想境界是人类所不能觊觎的,一定要勉强,只会导致继续进展的效率很低,进度不可见。 从实践的角度来说,事实上所谓的"令人满意",是指分配给issue naming的时间资源耗尽时你所达到的水平,只要是尽力而为的,就一律在实践上可以被认定为"令人满意"的。 Step 2 案情重建 (Case Building) 一旦issue被初步确定,就要按照与该issue的相关关系,建立该issue从发端到发作的完整时间线。 例如,该issue是客户对某交付物的延迟不满。 那么该交付物的整个生产过程中的所有流程记录都应该被调取出来,按照时间线排列起来。 所有的相关流程负责人、参与者、审核者,都在采集证词的范围之内。 所有的相关要素,都要从进入事件到退出事件最完整的描述。 着非常像刑事侦查中的案情重建步骤。 在这个步骤里,不要去急于考虑到底谁是凶手,也不要去急于考虑什么案情真相。而要专心的以有序的整理罗列全部事实为要。以免对某种假说的过度倾向(over investment)造成证据搜索只为证实该假说而进行,这极易导致错误结论。 这其中很可能出现互相矛盾的资料和陈述,使得可能的叙事线分叉成几个不同的版本。那么首先根据物理定律之类的绝对限制排除掉不可能的可能性,同时也要追查造成这些叙事分歧的机制。 很多情况下,这些产生叙事分歧的机制本身就是问题所在。 在案件调查完成后,很可能会发现问题的表述本身存在偏差,存在再度修正的必要,那么就要及时完成再次修正,并根据修正再次调整问题样本和case building,使得三者互相协调一致。 这种对问题本身的反复修正、反复重建,是一个问题的到正确提出的复杂性所在,也是导致绝大多数人在提出问题阶段失败的主要原因。 一般人总是一拍脑袋就在样本残缺、案情不全、逻辑不协调的情形下,基于情绪的驱使,按照自己的心理焦虑的迫切需要来定义问题。 从这第一步就已经踏入逻辑地狱,从此只会造成极端不公的结论和破坏性的后果——其实就是在冤枉人,还把对方不愿受冤枉的表现视为"抵赖"。 那注定是没有好结果的。 Step 3 方案探讨 (Solution Forging) 方案探讨包含几个标准程序—— 首先,要对该问题进行估价。 如果是有生命周期的问题——例如仅仅会在当前项目中出现、而当前项目是一个非经常性项目——那么按照它发生的概率、造成的损失、可能出现的时间和场合区域,为它预估一个总价。 这个总价定义了为了解决它而可以投入的资源上限。 要注意,为了识别和整理问题而付出的成本,已经在从这个上限中支出,你事实上只能用剩下的余额作为解决问题的本钱,而一般来说你还需要在其中留出合理的利润空间。 剩下的钱可能都不够你召集相关人开会用的——开会是非常贵的。 不错,这里一样有盈利要求。 这一考量意味着一个明显的原则——不是所有问题都需要或者值得解决,有一些问题你可以直接接受。 而面对这个状况,你也可以选择重新提炼问题,将问题的定性泛化,从而使得它成为一个在永续经营中会高频出现的问题。 比如——"鸡蛋羹的组织强度不稳定"这个问题,如果你只打算吃一次鸡蛋羹而已,就没有必要投入资源解决。 但是它可以通过表述为"食物口感控制的系统方法在热成型布丁类应用中不可靠"而成为一个适用于一切热成型布丁类场景下都适用的问题,从而一下把支出科目从"项目备用金"科目转移到"战略研究基金"科目下。前者不过是十几二十万而已、其价值主张要在项目收入中表现,而后者却可以到千万、亿级别,其价值在公司股价中表现。 你的预算会充足得多。 看明白了吗? 这是"提出问题的艺术"的一个典型的范例。 再确定问题预算之后,有以下几种经典的任务小组(task force)的组建方案: a)仅纳入(involve)绝对必要的专家和决策层进行闭门讨论。 这个方案效率最高、也是最推荐、最常见的处理方式。 b)以彻底解决问题为导向,纳入全部必要的专家和决策层进行闭门讨论。 这个方案成本较高,不仅仅是单位时间消耗的成本增加,因为人数更多,讨论秩序更难维持,事实上还会花费更多时间。它比方案A的成本往往大8-10倍。 采用这个方式讨论的问题,一般是会导致经营战略被修正的重大问题。 c)以根绝问题为导向,纳入全部必要专家和决策层进行公开讨论。 因为围观人员的时间并不需要现场同步,可以通过邮件组、内部论坛或者直播录像等方法异步的关注,所以这个方案的直接成本与方案B在同一数量级。 但这种讨论方式会造成巨大的组织影响,其决议有不可置疑的权威性和执行力度。 采用这个级别的手段应对的问题,往往会涉及到到企业伦理、企业文化、企业基本规章制度的修正。 在上述的各个方案中,都可以考虑加入一两名见习性质的后备人员参与,以作为人才梯队培养的制度安排。 现场观察ta们提出问题、发现相关性、探索问题内涵与外延、提出创造性方案、平衡成本、效率与风险的思维能力以及面对质疑、表达意见、和提出建议、说服不同意见等等态度和技术的表现,是决定其升黜的核心根据之一。 在确定任务小组的构成与讨论方式后,举行会议对问题进行讨论。 如果不是紧急的问题,这个讨论可以通过留言讨论方式异步的进行,以节约成本。 如果是紧急的问题,则适合采用线上线下会议的形式。 在这里,有必要明确解决方案的定义。 所谓的解决方案,指且仅指组织规则的更新。 这包括但不限于以下典型的文件: 企业章程(含股东构成表)、企业奖惩条例、工艺流程、工艺规范、培训手册、招聘标准、选拔流程、选拔标准、术语定义、愿景、战略规划、年度计划、月度计划、组织架构、岗位职责定义……等等。 简单来说,所谓的解决方案,就是"我们的哪一份文件的哪一部分需要修改/增补成什么样子"的答案。 它应该被表述为这个形式,也应该围绕这个中心被讨论。它的要害在于字斟句酌,会有大量的"这么说好还是那么说好"和"要不要增加一段额外说明"这样以文本为中心的时间投入,而不是在围绕"我们要怎么办"这样一个事实上没有严格共识的虚幻目标浪费时间。 组织的本质,不是组织的行为、也不是组织的人员组合,也不是组织的财产和地点,这些都只是组织的外皮、表象。 组织的本质,是组织的规则。 规则就是组织真正的实体,是它的本体,是它的肉体本身。 在规则条文的背后所集中体现出来的那个总的原则、目的和纲领,则是它的灵魂。 一个组织,其实是可以一个办公场地都没有、一文钱也没有,甚至一个成员也没有的,甚至可以没有称呼。 这就好像你在银行数据库里创建了一个银行账户,它已经存在,但它的持有人一栏是空的、交易记录是空的、余额也是空的、名称也是空的、甚至序列号也是空的,但那些都是这个账户的身外之物,不是这个账户的本质。 这个账户的本质,是这个账户所适用的一切数据库规则的总和。你是创造了一个可以执行一切这些规则的entity,只是它还没有名字、没有各种待填充的值,那些并不真正影响它的实在性。 换句话来说,增强一个组织,就是推动它的规则自洽化、与其目的的一致化和与环境的兼容化、与挑战的适应化。 所谓的组织强化,就是指这个组织规则的四化建设。 时刻如此,永远如此。 换句话说,任何一种事件,无论其是具体的带来利润还损失利润,如果没有导致组织的规则文本的增加或者修改,对于组织成员而言或者意义重大,但对于"组织"这一实体自身而言,毫无意义。 组织成员只是那个流水的兵,组织是那个"铁打的营盘"。 站在组织的角度,经验和教训只有在形成一些文本的意义上才是存在的。如果你们开了两周会议,没有形成任何文本(包含其解释的文本),那么不管你们自觉得多么心情舒畅、信心十足,在最终意义上都是没有意义的。 因为将来你们不会记得,这个组织的后续成员不会继承,最终它会像没有发生过一样。 所以,再强调一遍——一切的改进方案,都必须以"如何修订我们的规则文档"为中心和唯一形式来进行。 否则你是在浪费所有人的时间。 更重要的是,你在浪费苦难本身。 在确立了以修改规则为中心的探讨原则之后,很自然的会导致一个自然而然的结论——关于复盘的讨论,不涉及个人的奖惩判决。