浅谈提高西部高校二级学院办公室工作效率的论文

　　西部作为我国一个重要的人才教育基地，其教育事业的发展多年来受到经济发展落后的极大制约。人才和资金向东部发达地区流动，是个不争的事实。论高校的科研水平，东部高校普遍要高于西部，然而，东西部高校的差距不仅仅表现在科研能力、学科建设等方面，也体现在管理能力方面。西部高校的管理能力较东部高校存在很大的差距。本文从二级学院办公室的工作效率出发，分析了办公室工作效率低的原因，并给出了一些提高效率的方法建议。
　　一、办公室组织机构和职责
　　在二级学院管理制度下，学院办公室一般兼具行政管理、教学科研管理和学生管理三种职责。学院办公室一般由院长负责，下设行政办公室，教学科研办公室，学生工作办公室，部分学校分设教学办公室和科研办公室。学院办公室主要负责学院的人事、日常行政管理、教务管理、学生工作、科研项目管理、财务、固定资产管理等工作，一般的院办工作人员还兼任工会工作人员等。因此，院办的工作是非常的纷繁复杂，兼具多样性、复杂性、开放性等特点。
　　二、制约二级学院办公室提高工作效率的因素
　　我国的高等学校都属于事业单位，存留着部分计划经济时代行政机构的特征。从人员配置、考核制度到工作方法，都存在着很大的改进空间。
　　1、人员配置不合理，人员素质不高制约工作效率的提高
　　在当前的市场经济和科学技术日益突飞猛进的前提下，高校也作为传统的科学研究部门，也积极的参与到科学技术研究与市场结合的大潮中，这就造成高校非常的重视科研工作，同时作为教学部门，招生、就业、教学都受到高校的普遍重视。但是，传统的观点普遍认为办公室的工作专业性不高，前途不明朗。学院领导对办公室不重视，认为办公室的工作就是打杂，从不为办公室人员提供职业培训、考察交流的机会，这样就形成一个恶性循环，导致办公室的工作积极性越来越低，工作的目标就是＂不出差错＂，从不主动的完成目标设定，工作规划等战略性的工作管理。
　　2、考核制度不合理
　　目前，各个高校都建立了一套对专职教师的考核制度，从课时量、科研任务量、各个级别获奖、论文发表质量、数量等多个指标，综合的考察专任教师的工作业绩。但是对于办公室，通常没有一套完整的考核制度。而且行政工作纷繁复杂，其中定性的指标比较多，考核存在一定的难度，也给考核制度的建立带来了一定的困难。考核制度的不合理直接造成办公室人员工作积极性不高，工作中表现为风险规避型，不愿意主动的大胆的承担创新性的工作，不愿意承担责任，希望规避风险，尽量少出错。领导制定的事情就按照领导的意思办，尽管自己认为有不合理的地方，仍然本着不能得罪领导的心里，完全按照领导的意思行事，很难提出有建设性的意见。另外，领导评价机制会给办公室人员造成错觉，认为工作的目的是服务领导。实际上，办公室是学院的一个窗口，其服务的对象非常广泛，包括学院所有教师，学院学生，与学院有业务往来的其他单位等等，如果办公室人员仅仅认为自己是为领导服务，那么其服务其他人员的态度就可想而知了，与领导不相关的工作会逐渐变成负担和麻烦，服务态度自然会越来越差。
　　3、工作方法不得当，工作分工不合理
　　办公室的工作非常的繁杂，工作中一定要分清轻重缓急，不同的事情有不同的办法。由于办公室岗位长期不受重视，所以容易变成低水平人员的聚集地。加上没有培训机会，造成恶性循环，管理能力越来越差，服务水平越来越低。有些单位还在沿用早年的文件加电话的信息传递方式，导致信息流通慢，成本高，传递效果差。管理的工作很难分清工作量，所以导致有些单位对办公室人员的工作分工不合理。这存在两点主要问题，一是工作分工不明确。工作没有明确的分工，人员没有落实责任制，具体的工作由哪个人员负责完全由领导随意指派。这样会使得专业分工的优势丧失容易造成互相扯皮，推卸责任的问题。一旦出了问题，难以分清责任再谁，追究责任也无从谈起。
　　三、提高办公室工作效率的方法建议
　　1、加强人才建设，建立长效的人才培养机制
　　办公室工作也是有专业技术的，高校要注重办公室的人才建设，要从人事招聘开始，选择符合本单位办公室工作人员要求，具备一定专业素质的人才。工作中，要按照工作量合理进行人员配置，有明确的职责和分工。这样可以避免人浮于事，责权不对等，甚至吃空饷的情况，从人员配置的角度提高工作效率。对于真正承担职责，完成工作的工作人员，要适当的提高待遇。合理的分配工作量和工资，才能建立一套能够吸引和产生优秀管理人才的机制，才有可能让办公室的工作不断得到提升，从而起到控制成本的作用。同时，应该对办公室人员进行定期的培训，并提供交流的机会，到其他高校学习经验，这对改进本单位的工作有很大的帮助。
　　2、建立合理的考核制度
　　学院办公室的考核，因为其工作的效果很难量化，所以很难建立一套完全公平合理的考核制度。所以目前各个高校对办公室工作人员的`考核和职称晋升都各有各的办法。应该建立一种全面考核系统，及要考量工作量，也要考量完成工作量的质量如何。应该在学生，工作相关部门，领导中发放设计统一、合理的调查表，进行抽样或者全面调查，调查办公室工作人员的工作质量，然后学院根据本年度实际的工作来定工作人员的工作量。
　　3、进一步推进数字办公，加强信息建设，提升办公水平
　　办公室的工作要更得上时代，不能总是沿用传统办法。在信息化快速发展的今天，绝大多数的信息都是可以数字化存储的，这样调取信息更方便，且可以这些信息做研究也更加便利。更重要的是这样就有能力存储更多的信息，过去几十年的档案都是可以存储在计算机中，而不需要像过去一样循环存储。管理信息系统的发展也给办公管理带来了很大的便利，办公室要积极推进这些管理信息系统的推广，使得工作更加的高效和轻松。
　　四、结语
　　高校办公室的工作效率直接影响到整个学院的运转，对于办公室工作的发展，学院领导要在思想上重视，在实际中有计划、有目的的进行一定的规划。加强人才建设，建立长效人才培养机制以及合理的考核制度，积极支持新技术等在办公室工作中的推广和使用，提高本学院的办公水平。