单位发文规范通知

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　　关于进一步规范公文处理工作的通知
　　各单位：
　　为提高公文质量和工作效率，现就进一步规范公文处理工作通知如下，请认真贯彻执行。
　　一、学校常用公文的种类
　　学校常用的公文种类主要包括：
　　1、决定：用于对重要事项作出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不合适的决定事项。
　　2、通知：用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项。
　　3、通报：用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。
　　4、报告：用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问。
　　5、请示：用于向上级机关请求批示、批准。
　　6、批复：用于答复下级机关的请示。
　　7、意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。
　　8、函：用于机关之间商洽工作，询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
　　9、会议纪要：用于记载、传达会议情况和议定事项。
　　10、其他如工作总结、计划、规划、调查报告、会议记录、会议讲话等。
　　二、文种选择上应注意的事项
　　1、上行文要注意区分ldquo；请示rdquo；和ldquo；报告rdquo；。常见错误主要表现为ldquo；报告rdquo；中夹带ldquo；请示rdquo；。二者区别在于ldquo；报告rdquo；是现在时、过去时，ldquo；请示rdquo；是将来时；ldquo；报告rdquo；有去无回，上级机关阅知即可，不作批复，ldquo；请示rdquo；有去有回。为便于上级机关答复，应提供联系人姓名和电话。
　　2、注意区分ldquo；请示rdquo；与ldquo；函rdquo；。常见错误主要表现为以函的形式作请示，函不能对上级使用，是不相隶属机关之间使用的文种。对教育厅下属处室或聊城市有关职能部门行文可以用函。
　　三、公文格式上应注意的事项
　　1、上报公文标题中必须标明单位名称和公文种类，如ldquo；聊城大学关于XX的请示rdquo；。
　　2、标题为黑体小二号字体，正文为小三号字体，其中，一级标题为黑体，二级标题为仿宋加粗，三级标题为楷体，其它皆为仿宋体。
　　3、结构层次序数，第一层为ldquo；一、rdquo；，第二层为ldquo；（一）rdquo；，第三层为ldquo；1、rdquo；，第四层为ldquo；（1）rdquo；，第五层为ldquo；rdquo；。序数可缺层选用，但不得颠倒使用。
　　4、每页应插入页码，页码居中；每段段首空两个字，行间距设为2528磅。
　　5、落款应包括单位名称和日期。日期中数字用现代汉字表述，ldquo；0rdquo；用ldquo；rdquo；，如ldquo；二一年五月十八日rdquo；。
　　6、公文中的数字，除日期、部分结构层次序数和在词、词组、专用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他应使用阿拉伯数字。
　　7、引用公文应当先引标题，后引发文字号。如《聊城大学ldquo；xxrdquo；发展规划》（聊大发？20xx？1号）。同时，注意避免写成《聊城大学ldquo；xxrdquo；发展规划》（聊大发【20xx】1号）
　　四、其他注意事项
　　1、公文行文应使用现代书面语言，语言要庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范，不用口语词、方言词、生造语词等。句子含义完整确切，具有较强的独立性，过渡句少。在修辞方面，追求准确鲜明，质朴平匀、精炼顺达，反对含糊暖昧，繁冗堆砌；以消极修辞为主，重在选词炼句，慎用修辞格。
　　2、单位负责人须对上报公文严格把关，切忌出现文种错误、文体不符、逻辑结构混乱、病句、漏字、多字、错别字等现象。
　　3、上报请示时，要注明联系人和联系电话，一般为单位负责人信息。
　　4、拟办单位要认真填写发文稿，需要填写的内容包括：文件标题、附件、拟办单位、拟稿人、部门负责人会签、审签（即分管校领导签字）等。填写时用黑色钢笔或签字笔。