书信的正确格式及注意事项

　　书信，是我们日常生活中经常使用的一种应用文。下面，小编为大家分享书信的正确格式及注意事项，希望对大家有所帮助！
　　书写格式
　　①称呼：顶格，有的还可以加上一定的限定、修饰词，如亲爱的等。
　　②问候语：如写＂你好＂、＂近来身体是否安康＂等,可以接正文。（不过很少。）
　　③正文。这是信的主体，可以分为若干段来书写。
　　④祝颂语。以最一般的＂此致＂、＂敬礼＂为例。＂此致＂可以有两种正确的位置来进行书写，一是紧接着主体正文之后，不另起段，不加标点；二是在正文之下另起一行空两格书写。＂敬礼＂写在＂此致＂的下一行，顶格书写。后应该加上一个惊叹号，以表示祝颂的诚意和强度。
　　称呼和祝颂语后半部分的顶格，是对收信人的一种尊重。是古代书信＂抬头＂传统的延续。古人书信为竖写，行文涉及对方收信人姓名或称呼，为了表示尊重，不论书写到何处，都要把对方的姓名或称呼提到下一行的顶头书写。它的基本做法，为现代书信所吸收。
　　⑤署名和日期。写信人的姓名或名字，写在祝颂语下方空一至二行的右侧。最好还要在写信人姓名之前写上与收信人的关系，如儿 、父 、你的朋友 等。在下一行写日期。
　　如果忘了写某事，则可以在日期下空一行、再空两格写上＂又附＂，再另起一行书写未尽事情。
　　书信历史悠久，其格式也几经变化。今天，按通行的习惯，书信格式主要包括五个部分：称呼、正文、结尾、署名和日期。
　　称呼
　　也称＂起首语＂，是对收信人的称呼。
　　称呼要在信纸第一行顶格写起，后加＂：＂，冒号后不再写字。称呼和署名要对应，明确自己和收信人的关系。（具体可参见第四编《应酬称谓》）称呼可用姓名、称谓，还可加修饰语或直接用修饰语作称呼。这里简要说明几条细则：
　　（1）给长辈的信。若是近亲，就只写称谓，不写名字，如＂爸＂、＂妈＂、＂哥＂、＂嫂＂等；亲戚关系的，就写关系的称谓，如＂姨妈＂、＂姑妈＂等。对非近亲的长辈，可在称谓前加名或姓，如＂赵阿姨＂、＂黄叔叔＂等。
　　（2）给平辈的信。夫妻或恋爱关系，可直接用对方名字，爱称加修饰语或直接用修饰语，如＂丽＂、＂敏华＂、＂亲爱的＂等；同学、同乡、同事、朋友的信，可直接用名字、昵称或加上＂同学＂、＂同志＂，如＂瑞生＂、＂老纪＂、＂小邹＂、＂三毛＂等。
　　（3）给晚辈的信。一般直接写名字，如＂乐毅＂、＂君平＂、＂阿明＂等；也可在名字后加上辈分称谓，如＂李花侄女＂等；亦可直接用称谓作称呼，如＂孙女＂、＂儿子＂等。
　　（4）给师长的信，通常只写其姓或其名，再加＂老师＂二字，如＂段老师＂、＂周师傅＂、＂宏海老师＂等。对于十分熟悉的师长，也可单称＂老师＂、 ＂师傅＂。假如连名带姓，在信首直称＂孙松平老师＂、＂王达夫师傅＂，就显得不大自然且欠恭敬。对于学有专长、德高望重的师长，往往在姓后加一＂老＂字，以示尊重，如＂戴老＂、＂周老＂，亦可在姓名后加＂先生＂二字。为郑重起见，也有以职务相称的，如＂董教授＂、＂陈大夫＂、＂佟工程师＂等。
　　（5）给一个单位或几个人的信，又不指定姓名的，可写＂同志们＂、＂诸位先生＂、＂XX等同志＂等。给机关团体的信，可直接写机关团体名称。如 ＂XX委员会＂、＂XX公司＂。致机关团体领导人的信，可直接用姓名，加上＂同志＂、＂先生＂或职务作称呼，亦可直接在机关团体称呼之后加上＂领导同志＂、＂负责同志＂、＂总经理＂、＂厂长＂等。
　　如果信是同时写给两个人的.，两个称呼应上下并排在一起，也可一前一后，尊长者在前。
　　上述五种场合，有时还可按特殊对象，视情况加上＂尊敬的＂、＂敬爱的＂、＂亲爱的＂等形容词，以表示敬重或亲密之情。当然，这要用得适宜，如对好友称＂尊敬的＂，反而显得见外，对无特殊关系的年轻女性贸然称呼＂亲爱的＂，那就有失检点了。
　　正文
　　正文通常以问候语开头。问候是一种文明礼貌行为，也是对收信人的一种礼节，体现写信人对收信人的关心。问候语最常见的是＂您好！＂＂近好！＂依时令节气不同，也常有所变化，如＂新年好！＂＂春节愉快！＂问候语写在称呼下一行，前面空两格，常自成一段。
　　问候语之后，常有几句启始语。如＂久未见面，别来无恙。＂＂近来一切可好？＂＂久未通信，甚念！＂之类。问候语要注意简洁、得体。
　　接下来便是正文的主要部分——主体文，即写信人要说的话。它可以是禀启、复答、劝谕、抒怀、辞谢、致贺、请托、慰唁，也可以是叙情说理、辩驳论证等。这一部分，动笔之前，就应该成竹在胸，明白写信的主旨，做到有条有理、层次分明。若是信中同时要谈几件事，更要注意主次分明，有头有尾，详略得当，最好是一件事一段落，不要混为一谈。
　　结尾
　　正文写完后，都要写上表示敬意、祝愿或勉励的话，作为书信的结尾。习惯上，它被称做祝颂语或致敬语，这是对收信人的一种礼貌。祝愿的话可因人、因具体情况选用适当的词，不要乱用。（可参见下节《常用书信用语》的＂祝颂语＂。）
　　结尾的习惯写法有两种：
　　（1）在正文写完之后，转一行空两格写＂此致＂，再换一行写＂敬礼＂。
　　（2）不写＂此致＂，只是另起一行空两格写＂敬礼＂、＂安好＂、＂健康＂、＂平安＂等词。
　　（3）也可以写＂平平安安＂＂天天开心＂等词语。
　　署名
　　在书信最后一行，署上写信人的姓名。署名应写在正文结尾后的右方空半行的地方。
　　如果是写给的亲属、朋友，可加上自己的称呼，如儿、弟、兄、侄等，后边写名字，不必写姓。
　　如果是写给组织的信，一定要把姓与名全部写上。
　　而在署名之后，有时还视情加上＂恭呈＂、＂谨上＂、＂敬上＂等，以示尊敬。上述自称，都要和信首的称谓相互吻合。
　　日期
　　用以注明写完信的时间，写在署名之后或下边。有时写信人还加上自己的所在的地点，尤其是在旅途中写的信，更应如此。
　　注意事项
　　书信要用黑毛笔、或蓝色水笔、圆珠笔、钢笔写。不能用铅笔，以防模糊不清。也不能用红笔写，这会让对方以为是绝交信。信纸要用专门信纸或稿纸。
　　（1）称呼、问候用语及信中语气、措词要符合写信人的身份。
　　（2）要考虑收信人的文化水平及经历，使收信人看得懂信。
　　（3）要抓住重点，力求写得充实、圆满、简短。
　　首先，要写得清楚明白，使对方一看就懂。写信是单方面谈话，不像当面拉家常那样，对方听不懂时，还可以解释说明，直至弄懂为止。因此，写信时，要告诉对方什么事情，要求对方办什么事情，或者回答对方什么问题，都要写得清楚明白，一目了然。要做到这一点，其实并不难。这就是：仍照日常说话一样，话怎么说，信就怎么写，朴实无华，本色本香。如果装模作样，堆炮辞藻，反而会显得不亲切，不诚恳，影响双方感情的交流；甚或因咬文嚼字，弄巧成拙，闹出笑话。
　　其次，要写得简洁利索，使对方一看就能抓住要领。本来么，书信的目的是最为明确的，或是相互问好，或是交流思想，或是传递信息，或是研讨问题，或是有事相托，等等。写信时，若不兜圈子，不说车轱辘话，而是开门见山，直抒胸臆，自然就会收到句无虚发，经济明快的效果。而且这种书信，自己写起来，一定是得心应手；对方一看也准能心领神会。如果信的内容，涉及面广，谈的问题也较多，像交流思想、研讨问题等，那么就要和写文章一样，动笔之前，要想好先写什么，后写什么，并做出通篇的安排与布局，切不可语无伦次，信笔写来。
　　再次，要写得优美得体，使对方一看就深感真挚可亲。书信多是亲朋或同志之间的谈话。因此，书信的语言除简洁利索之外，还要注意道德风尚，讲究文明礼貌，能够通过书信的往来，反映出我国人民的精神面貌和整个社会风貌来。这就要求我们在写信时所用的语言、语气要视不同对象、用途和内容而异。就对象而言，对长辈要谦恭，对平辈要尊重，对晚辈也要避免用教训的口吻，即使对犯有错误的人，也只能以理服人，而不能盛气凌人，更不能出口伤人。就内容而言，表示问候，要亲切热情；报喜祝贺，要热烈欢快；研讨问题，要心平气和；请教求助，要谦虚诚恳；规劝教育，要以心换心，喻之以理，等等。同时，还要注意称呼、问候和致敬语的选用。
　　最后，还想谈谈写字的问题。字是书信这一特殊交际工具的辅助性的工具。字写得正确工整与否，必直接关系到这封信能否发挥其交际效能。写信应该用行书，也可以用楷书，一般情况下不提倡用草书，更不应该龙飞凤舞，笔走龙蛇，潦草得叫人辨认不出是什么字来，以致耽误了事情。我国有个优良传统，给别人写信，特别是给长辈写信，必须每个字都写得端端正正，工工整整，否则不够礼貌。有时写得匆忙，字写得不够规矩，还要在最后写上一句：＂草草不恭。敬希原宥！＂我们应该继承并发扬这一优良传统。
　　另外，不少的书信，往往是一气呵成。这就很有必要在写完之后，逐字逐句地再检查一遍，看是否由于遗字掉句，或由于写了错别字，而使语意有不够清楚的地方。