思维整理术让你从思维混乱到头脑清晰
不知道其他人在上班时最讨厌的工作内容是什么,我最讨厌的是开会。为什么说开会最让人讨厌了?因为开会不仅时间长,而且全程发言者偏离主题,常常重点跑偏了十万八千里,还不自知,所以导致参会人员个个都"如坐针毡",恨不得早日逃离这个会议室。
但是,每次最后高管的发言与点评都让我有一种茅塞顿开的感觉,有理有据,前因后果分析地特别透彻,一下子就抓住重点,直指问题的症结之处。也因为这样,只有高管发言的时候大家比较聚精会神地听,而且每个人都忍不住的点头。
为什么都是发言,差异会这么明显?到底要如何才能练就那些清晰的思维方式?后来在我读的一本名叫《横向领导力》的书中,发现此书有一项内容叫思维整理术:迅速找到解决问题的方法,它介绍了一种4象限饼图法,通过使用这个饼图可以掌握条理清晰的思维方式。
什么叫4象限饼图法
当发生问题后,我们会进行思考,而思考分为对过去和对未来两部分,通过对思考得出的内容来决定我们下一步采取的行动,因此可以得到下面这张饼图
这4象限饼图又将思考分成了4个基本类别:
饼图结构简单,清楚明了,人人都可以使用。整体的结构布局可以将不同考虑方向的内容分门别类地列举出来,使用饼图可以组织你的思维,一环扣一环地找出最适合问题的解决方法。如何使用4象限饼图法
1.数据:寻找制订决策所需要的信息
首先要明确问题的具体含义,它是指目前的形势与你所能想象到的更为理想的形势之间存在差距。明确了这一点后,才开始收集信息。收集信息时要采用独特的视角,让重要信息显现出来。
这里的独特视角是指应该能够帮助我们突破旧有知识和经验的局限,指引我们寻找重要的信息,不管这些信息是否枯燥,也不管这些信息能否量化,而且不带入个人偏见。
2.分析:静下心来寻找原因,而不是立即对眼前的问题作出反应
很多时候出现问题,大多数人会有各种情绪,而这种情绪恰恰会让人忘记了最应该做的事情。那便是分析,分析是解决问题的一个关键步骤。
而需要注意的是分析原因时要寻找那些能够让你有所行动的原因。如果是你无法改变的原因,分析出来也是没有意义的。
当在分析时出现与他人结论不一致的情况时,可以采用"推演阶梯",将你所观察到的事实与得出的结论之间表示清楚,将你的推理链条呈现各位,来验证你的分析是否有误。
推演阶梯可以提高分析工作问题的准确度,当你对一个结论没有把握时可以回到梯子底部,寻找是否存在与这个结论不一致的数据。一旦验证没有问题,就可以开始往下走了。
3.方向:想出具有创造性的方法
思考与分析的工作结束后,就要开始思考为未来制定一个或多个策略,这个阶段不涉及具体计划。这一步可以分成三部分:产生想法—评估想法—作出决定。
·采用头脑风暴法产生诸多想法,这个时候关注的是数量而非质量。
·对不同想法的优缺点进行评估
·在可选方案中作出取舍,作出决定
4.下一步:把好的想法转化为行动计划
想法再好、再完美如果不转化为行动,那么都是纸上谈兵。在饼图的第四象限中,要将建议转化为可行的计划,所谓的可行计划就是指一组非常清晰的指令,人们在执行这些指令时不会产生疑问,能够获得预期的结果。
以上就是4象限饼图法的4步骤,为了更好理解,我们看看下面这个例子。
问题:公司出售的产品出现了质量问题
分析:可能原因有以下几点
·员工出现误操作,导致漏掉了一个作业环节
·设备出现故障,将残次品流出
·本身原材料问题
等等原因
想法:可能的解决方案
·培训员工,提高作业的质量意识
·加大设备的点检频率,防止误判
·加大原材料的检查次数,提高良品的数量
下一步:进一步的行动
根据分析出来的原因,一步步排查后发现是设备原因
所以向领导汇报,建议技术部门从本月开始对公司所有的设备增大点检频率,同时也增加月度保养计划。
通过问题→分析→想法→下一步这4步轻松理清思路,让问题迎刃而解。
思维整理术的发明者罗杰·费希尔是有名的哈佛大学教授,也是国际知名的管理大师。他在《横向领导力》这本书中提供了大量职场人常见问题的解决方法,我最推荐的是思维整理术,因为思维决定了一个人的行为模式,也就决定了他的职场表现。
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