如何确定优先级9种方法助力起航

　　作为一个新的公司创始人，你经常会面临一系列看似无法克服的任务——你从哪里开始？首先也是最重要的：保持冷静。即使看起来是这样，也不是每项任务都有同样的紧迫性。仔细看看你的工作量，你会很快发现有一些重要任务需要优先处理，但其他任务不需要你立即关注。学习如何合理地安排任务的优先级，即使日程突然发生变化，也不会感觉慌乱。毕竟，工作量合理分配意味着更多的动力、更多的精力和更高的产能。
　　目录
　　1.保留待办事项清单
　　2.任务优先级：完成紧急任务！
　　3.遵守80/20规则
　　4.吃青蛙
　　5.设定现实的时间
　　6.忘掉多重任务吧
　　7.放弃完美主义
　　8.摆脱干扰
　　9.任务优先顺序摘要
　　保留待办事项清单
　　尽管在如何组织你的生活这一主题上有许多不同的指南，但最终所有的提示都归结为经典的待办事项清单。这应该落实到笔头上，而不仅仅是依靠记忆。写下所有需要完成的任务，还要记下你最新记录的日期，这允许您跟踪推迟某些任务的时间。
　　此总清单应作为结构化工作负载的基础，应始终将其放在手边–毕竟，您需要定期更新列表。
　　任务优先级：完成紧急任务！
　　为了有效地处理您的待办事项列表，可以将一天和一周用作短期计划周期。在每个计划期开始时，将待定任务从常规列表转移到每日或每周列表。所谓的艾森豪威尔原则（即四象限法则）帮助你决定如何确定优先级。它以这位前美国总统的名字命名，并经常在《顾问阅读》中引用。它建议首先优先处理最紧迫/重要的任务，然后根据重要性来整理其他所有任务。
　　迟早要处理的事情会被认为是重要的，因为它们对你的长期目标有好处。紧急任务是那些如果不能按时完成可能会产生负面后果的任务。例如，这些包括客户设定的截止日期，或不可协商的文书工作截止日期。艾森豪威尔原则建议优先处理这些任务，并将重要但非紧急的事项转移到另一个每日或每周清单上。
　　为了说明这一点，艾森豪威尔原则可以用一张图表来表示，该图表分为＂重要＂和＂不重要＂以及＂紧急＂和＂不紧急＂两类。这就产生了四个任务域，按字母顺序标记，其中＂A＂具有最高优先级，＂D＂可以被推迟：
　　经验表明，最紧迫的问题应在日常规划中加以处理。然而，在每周计划中，也可以安排对公司长期成功至关重要的任务。因此，每天和每周的事件是相互联系的。 正如艾森豪威尔图表所示，优先级划分还涉及到授权任务，这些任务不必由您亲自直接处理。原则上包括：
　　*日常任务（如: 总结新闻评论）
　　*专家任务（如: 解决特定IT问题）
　　*详细问题（如:澄清确切的交货时间）
　　*贡献（如：为客户演示文稿创建初稿）
　　与其保留一份填写过多的待办事项清单，不如将这份＂总清单＂分为每日和每周清单。
　　遵守80/20规则
　　另一个有用的工具是80/20法则，也被称为帕累托原则。这表明，通过20%的努力（输入）获得80%的成就（输出）。因此，举例来说，专注于工作量中的三项主要任务，并仍能实现高产能。
　　所有其他任务都可以放在列表的末尾，并记在第二个列表上，只有在主要任务完成后，您才可以使用第二个列表。简单的日常事务，需要很少的时间和精力，可以在你觉得效率较低的时候（例如，午餐休息后）完成，从而使你变得自信。毕竟，研究表明，在一个8小时的工作日中，人们只有3小时左右的时间真正有效率。
　　如果您想了解工作量的20%那部分，以下问题可以帮助您：
　　我公司的主要目标是什么？
　　哪些任务能让我和我的公司最快实现这一目标？
　　我公司的主要驱动力是什么？
　　必须完成哪些任务才能继续保证公司的生存能力和实力？
　　有多少人依赖于某项任务的完成？
　　吃青蛙
　　你的清单上三项最相关的任务中，很可能有一项是你觉得特别困难的任务。这通常是一件特别复杂的事情，需要花费很多时间并延迟成功的感觉。这项任务被称为＂青蛙＂，是基于北美英语谚语＂吃青蛙＂，意思是如果你早上起床后立即吃了一只活青蛙，那一天最糟糕的事情已经过去了。 形象地说，这意味着在每个工作日的开始，你应该将最困难的任务放在首位。要识别他们，你所要做的就是问自己：＂什么让我感觉最不舒服？＂。把一项困难的任务放在脑后也会不必要地消耗精力——毕竟，它必须在某个时候完成。
　　设定现实的时间
　　另一种解决如何划分优先级这一重要问题的方法是时间管理。你的待办事项清单上的所有要点都需要明确的截止日期，以确保按时处理。虽然紧急任务的截止日期通常由客户设定，但您可以自由处理仅被归类为＂重要＂的事项。您的目标不应过于乐观：如果您在太短的时间内完成了太多的任务，那么挫折是不可避免的。为了对所需的工作有一个真实的印象，将每个任务划分为单独的步骤并将每个步骤也放在列表中是有帮助的。 良好的日程安排还包括能够灵活应对不可预见的变化。因此，在准备每天的日程安排时，要习惯为可能的中断留出空间。如果突然接到一个重要的电话，迫使您放弃设置的优先级，您应该有足够的缓冲区来重新安排工作量，以便随时对其进行优先级排序。
　　忘掉多重任务吧
　　即使有些人仍然相信，从科学上看，并没有多任务处理这样的事情。人脑不可能同时执行两项或两项以上的复杂任务，当然也不可能按照相同的标准执行它们。相反，大脑在各个任务之间快速来回切换，每项任务只专注于其中一部分。 结果是，任务的处理只是肤浅的，因此结果通常低于标准。此外，这种被误导的多任务尝试会耗费大量精力并造成压力，这显然会降低生产率。相反，研究人员和顾问一致建议，在任何情况下都不要同时逐个完成待办事项清单上的要点。
　　放弃完美主义
　　许多任务在同一时间不能全心地完成，这一事实显然是我们忘记多任务处理的一个原因。但是，也不建议事无巨细。我们谈论的是完美主义。如果你经常检查你的工作，过分重视那些实际上可以忽略不计的细节，这会耗费时间和精力，而且可能不值得。这里也可以应用帕累托原理：如果20%的输入已经占到了80%的输出，剩下的80%的工作量只产出20%的效能。 为了尽可能有效地划分工作的优先级，你应该满足于把许多工作＂做好＂，而不是完美主义。这通常比把你所有的精力都集中在一项任务上要好，而所有其他的工作都堆积如山。然而，要做到这一点，您必须接受错误可能发生的事实。接受批评并从中学习，而不是浪费时间试图从一开始就提供一个完美的结果，并且对足够好的东西感到高兴。 按＂紧急＂和＂重要＂筛选您的待办事项列表已经是朝着正确方向迈出的一步。毕竟，你必须意识到，在任何情况下，你都只能进行损害控制——在一天或一周结束时，你计划中的某些事项可能仍然没有得到检查。
　　摆脱干扰
　　您回复的每一封电子邮件和每一条聊天信息都会中断您的工作流程。你越是经常被从工作流程中抽离，压力就越大。因此，你的目标应该是严格防止这种干扰。在大多数情况下，这包括私人WhatsApp消息、非必要的电话以及发送到您的社交媒体帐户的消息。 尽管这对你来说可能很难，但还是值得尝试在你的邮件程序、智能手机和脸书上停用即时提醒，并设定一个时间，让你可以一次性完成通信。这可以在午餐后或轮班结束前进行，但无论如何只能在你＂吃了青蛙＂（处理完最困难的任务）之后进行。
　　任务优先顺序总结
　　建立一个有效的工作量结构是一个较长的过程，一旦您获得了一些经验，就可以不断地进行开发。要了解你的进展和反复出现的问题，除了你的清单之外，你还应该有一本日志。使用此功能，您可以记录特定任务所需时间，从而设置更有意义的最后期限。你还可以注意到你在一天中分心的次数和频率，并在这方面采取适当的对策。 最终，不断地自我反省可以让你在日常工作中更好地实施这些想法——因为熟能生巧——或者实施足够好！