如何快速重构翻新文档

　　文档资料是企业重要的知识资产，在企业运营管理中具有十分重要的作用。数通畅联非常重视文档体系建设，认为最大的浪费就是知识的浪费。公司运营支持部的文档工作主要包括两个方面：文档的撰写和文档的重构翻新。这两种方式对于企业来说都是一种有效沉淀内部知识、制度、文化体系的方法，可以将文档撰写制度有效地传递下去，固化知识体系。
　　文档翻新工作在我的工作内容中占据了很大一部分比重，文档翻新过程中也经常出现一些问题。现从文档翻新的意义、原则、步骤及文档撰写的进阶几个方面将我的文档翻新经验进行梳理，希望在沉淀文档翻新经验的同时，能为大家的文档翻新工作提供一些借鉴。翻新文档的意义
　　翻新文档并非抄袭现存作品，也不是剽窃别人的创意当成自己的作品，而是文档升级的一种方式。以某一篇文档为素材，添加自己的看法，将它重新演绎出别的意义，瓦解原来的脉络、系统，以创出新的观点，甚至颠覆原有的看法。翻新文档具有非常重要的意义，能满足宣传的需要、方案的需要、项目的需要和培训的需要。
　　1.宣传的需要
　　数通畅联具有完备的对外宣传平台体系，每周二、周四发布《今日头条》的文章；每周三发布《今日头条》的微头条，并发布CSDN文档；每周五发布微信公众号的文章。在已发布的文章中，有很多经典篇目符合当时的时代趋势，但是过了一两年之后，已沾染了历史的尘埃，不再符合当下的时代要求，这时需要在原来内容的基础上添加新观点，进行文档的翻新，以完成内容上的战略升级。
　　2.方案的需要
　　在集成平台类交付项目中，随着项目的不断深入，项目实施方需要向客户提交一些方案类文档，一篇文档很可能有几十页甚至上百页，从头开始写往往难度很大。通常情况下，先找出同类项目的同类型方案，根据客户需求和项目特点，在原有文档基础上进行翻新。高效率、高质量地翻新文档，对于打造项目方案有着重要意义。
　　3.项目的需要
　　数通畅联有着一套完善的文档体系来保障项目的敏捷推进。这样既可以方便项目运维人员更好地理解项目情况，又可以在推进项目后续工作时提供一份依据。例如：在项目准备阶段用于把握项目整体任务内容的《集成项目工作管理任务单》、在项目需求阶段用于项目内部评审及客户参与评审的《集成项目需求规格说明书》等。这些文档的撰写都可以看作文档的翻新，因为在撰写的过程中不仅有标准文档模板可以借鉴，还需要根据项目的实际情况添加、更新项目的具体内容，以满足项目交付需求。
　　4.培训的需要
　　在数通畅联，为了更好地满足岗位需求，每一位通过面试的新员工都要接受新人培训。传帮带老师会根据岗位及职能，明确他们需要接受怎样的培训，以及培训目标是什么。然后传帮带老师会根据不同的需求，为他们设计有针对性的培训内容，即对原有培训文档的翻新和升级，这也是培训体系搭建最为核心的工作。只有根据需求规划出多元化、有针对性的培训内容，才能满足培训的需要，为企业培养出更多与企业实际情况相匹配的人才。翻新文档的原则
　　翻新文档虽然是在原有内容基础上进行的内容大升级，但想写出中心突出、立意新颖的好文章并不是一件容易的事情。只有遵循翻新文档的原则，才能翻新出妙笔生花的好文章，在此和大家分享翻新文档的原则。
　　1.标题有延续性
　　标题要有延续性，且要符合逻辑，注重对全文框架的把握。很多时候在我们还没有弄清楚文章框架的情况下就匆匆开始翻新文档了，这样的翻新过程通常是想到哪写到哪，不仅写完的东西没有逻辑性可言，还经常会出现写着写着就不知道怎么写、写不下去的情况。归根结底，就是要求在翻新文档之前要把握标题的延续性，梳理好文章的结构框架。
　　2.文档有创新性
　　具有创新性是翻新文档的价值所在。翻新文档的创新性，一般来说就是要求不能简单地重复前人的观点，必须有自己独到的见解。翻新文档的创新性体现在材料、方法、观点和体系四个方面。
　　• 材料的创新：顾名思义就是指材料比较新，以未被发现、未被利用的材料为主要依据，并在材料分析的基础上做出了较有深度的理论归纳。
　　• 方法的创新：主要体现在研究者能够从一个新的、独特的角度去研究一种现象或问题，从而得出一个全新的、独到的诊断。
　　• 观点创新：要求作者提出独到、新颖的观点，或在客观分析的基础上对既有观点提出不同的见解，这是翻新文档价值最重要的方面。
　　• 体系的创新：是指翻新后的文档内容构建起一个新的理论体系或逻辑体系。体系创新对作者能力要求比较高，如果没有把握一般不建议做此类的创新。
　　3.大纲层次对称
　　大纲中包含大标题和小标题，体现文章的架构和脉络，是一篇文章的骨架。小标题和大标题相呼应，大标题是对全篇内容的高度概括，是＂纲＂，各个小标题是从不同角度、不同层面对大标题内涵的展示，是＂目＂，它们共同服务于大标题。同一级别的标题字数相同、层次对称，能抓人眼球，吸引用户阅读。好的小标题给读者传达明确、有分量的信息，大幅提高阅读体验。
　　4.逻辑要求合理
　　拟定的标题必须讲究逻辑性，总标题与大标题之间、大标题与小标题之间、小标题与小标题之间的各个层次，都要符合一定的逻辑关系，做到层次清晰。一般来说，文档标题与大标题之间具有领属关系，而各个小标题相互之间或是并列关系、或是递进关系、或是总分总关系等等。总之一条，不能彼此包容或者相互交叉，不能出现逻辑混乱、层次不清、相互包含等问题。另外，对各个小标题的设置，还要照应全文主旨，分清性质、轻重、主次，仔细考虑其排列次序，做到条理清楚、合乎逻辑。翻新文档的步骤
　　掌握翻新文档的手法和心法，会让翻新文档变得更加简单高效，从而真正发挥其巨大的威力，让文章永葆青春之美。翻新文档的手法和心法指的是翻新文档的步骤，在此与大家分享。
　　1.找出参考文档
　　文档翻新前，首先要选材，找出要翻新的有思想深度的参考文档。选好范文，翻新文档的工作等于完成了50%。参考文档可以选择一篇，也可以选择多篇。在翻新的时候，要深挖主旨，加入自己的新观点，翻新者唯有对原文有着深入的理解和把握，才能挖掘原文的光辉，完成思想传承与迭代的重任，将原文的思想境界提高到新的高度。
　　2.明确翻新思路
　　在翻新文档前，要先明确翻新思路，思考文档的使用场景、撰写目的、阅读对象等，要根据实际情况来确定文档的框架、逻辑和应该关注的重点。以需求文档为例，发给需求提出人确认的文档，多从应用场景出发，按使用顺序描述功能特性；发给开发测试人员的需求文档，就要从业务场景，整合不同应用场景的功能相关性、关联逻辑性。
　　3.快速复制融合
　　当参考文档涉及多篇材料时，按照观察、思索、创造的思维顺序先重构文档大纲，确立文章骨架，这样能减少缺少思维含量的抄袭、套用，创造出一个优于自己和原作者双方认知的新知识框架。那么如何实现材料的快速复制融合呢？可以通过自己和原作者完全不同的阅历和经验，重新定义原文的内容；也可以用自己的感性和理性思维，与原文的内容进行碰撞，水乳交融形成新的主张。
　　4.文档通读校对
　　文档翻新后，一定要回过头仔细看一看，一方面要看文章是否有完整的结构，避免文章只是简单的文字堆砌，毫无章法可言；另一方面要看文章所要表达的思想和自己的初衷是否相符，文章的主干与枝干是否能够相互呼应，当然除此之外，还要校对所写的语句是否有语病、有没有错别字。想翻新出一篇精品文章，要经过不断地揣摩与修改。文档撰写的进阶
　　翻新文档是一种手段，它的真正目的是提升文档撰写水平。在知识不断输入的过程中，将别人的所思所想，过滤、筛选并吸收到自己的大脑里，融合自己的思想，形成自己的知识体系，
　　1.改变对知识认知
　　翻新文档是撰写文档的一种快速手段，可以改变对知识的认知，有利于促进知识的理解和内化。翻新文档是将外部知识经过智力活动重新组合，转变为新的认知结构的过程。在翻新的过程中，输入的信息和储存的信息通过翻新重新组合创生，换了一种方式输出。在这个意义上，翻新文档对撰写文档具有无可替代的价值，这时的翻新已不是目的，而是加工信息的手段，是促成新旧知识反应的催化剂。
　　2.平时多看多积累
　　无论是撰写的文档，还是翻新的文档，它们都是有生命的。如果写作时，仅是就事论事的描述，或者空洞无章的语句堆砌只会杀死别人阅读的热情。如何挖掘文章的深度，需要平时多看多积累。要养成勤奋读书、阅读记笔记和思考的好习惯。以前是剪贴报纸，或摘抄记录，现在大部分时间通过电脑或手机阅读，看到好的语言、好的想法可以随时记录下来，更加方便。
　　3.建立自己知识库
　　很多人回避写文档的真正原因是不能将所掌握的内容进行结构化整合。实际上知识管理就是输入→处理→输出的过程，大量的输入才能有高质量的输出。为什么我们抗拒写作，却喜欢阅读？是因为作为读者读文章时，是按照作者梳理的结构逐层深入，因为此时呈现的内容多数是结构化的，读起来会比较顺畅；而作为作者，没有已经打好的结构样板，需要创造结构，也是很多人不擅长的，所以令很多人头疼。建立自己的知识库，有助于构建知识结构体系。可以在电脑中建立一套个人资料搜集整理储存系统，按照自己的思维、工作习惯来分门别类，并注意转化吸收为自己的语言，用的时候能信手拈来。
　　4.熟能生巧是良训
　　俗话说＂熟能生巧＂，做任何事情、干哪种工作，只要专心用心、持之以恒、勤于苦练，就没有干不成的事。翻新文档、撰写文档尤其需要这种苦练的劲头，因为这一过程是创造性思维活动，需要深入思考、积累素材、挖掘主题、提炼加工，由感性上升到理性。这一过程，不用一番苦工是写不出好作品的。另外，文档并不是一锤定音，主体、需求、环境等各方面因素都在不断变化，要持续跟进、不断迭代才能取得良好的效果。
　　5.挑战自我无止境
　　实际上，翻新文档、撰写文档并不是一件容易的事，在此之前，需要不断训练大脑，让他能够及时捕捉有效信息，并形成具有独特印记的文字。这个过程其实是反人性的，因为人的大脑和身体总是在寻找舒适区，让我们陷入思维停顿而选择放弃。但攻克这道难关之后，会发现通过翻新文档、撰写文档不仅能建立知识框架，将零碎知识变成知识网，还能拓宽认知边界，提升思维高度、广度、深度，是不断提高自我、挑战自我的过程。
　　文字自古以来是经典知识思想的载体。将自己的知识输入通过深度思考借助文字转化为价值输出，能让知识和思想不断传承和迭代。在这个过程中还能倒逼自己有更多的知识输入及深度思考，既能温度而知新，还可能会产生新的思想火花。
　　在喧嚣的尘世，沉下心，用心去翻新、撰写每一篇文章，不断地去揣摩、思考，让自己全身心地去完成每一件作品，才能对得起付出的时间和经历，才能让自己的写作能力有一个质的飞跃与提高！
　　本文由@数通畅联原创，欢迎转发，仅供学习交流使用，引用请注明出处！谢谢~