这些场景你是不是也遇到过: 领导把一件急事儿交给你办,结果你手头还有很多事要做,在忙忙碌碌中,你就把这件"急茬儿"忘了,最后领导知道了大发雷霆,你虽然很无奈,但也无力辩解什么。 被分配任务以后,你觉得距交付日期还早,就一直不慌不忙,眼瞅马上到截至时间了,才着急忙慌地补进度,最后因为没时间检查细节,匆忙交付,被合作方发现了不少低级错误,连带你的主管都被痛批不负责任,失去了对方的信任。 你跟合作方约好了洽谈时间,在既定时间出发,结果却遭遇道路施工,等赶到地点时,对方很不满,合作没谈成,你心里很憋屈。 上面说的这些问题,相信我们大多数人都遇到过,很多时候我们会因为"忙"而造成大错小错不断。也许你会说,这是性格造成的,或者说,这是个人能力不足造成的问题,但事实并非如此。 中岛孝志在《零失误工作法》这本书告诉我们, 失误之所以产生,是因为它不可预料,而人性又太过经验主义,所以失误在所难免。 但是, 任何失误都可以通过小"方法"轻而易举地避开。 那你到底该如何做,才能有效避免失误,进而提高工作效率呢? 1、确定的工作内容,一定要记录到日程表上,"未定"和"暂定"也要放进日程表中 工作中,你会遇到很多计划赶不上变化的情况,也正因为这样,很多领导突然给你安排的活儿,就会在忙碌中,被忘掉。 这个时候,我们也不是没有招儿应对。 你可以在你的办公桌上,设置一个日程表(也可以用台历代替)。 把近期要做的工作以日为单位填写进日程表内,并随时准备一摞便利贴。 把要做的事儿,都写下来。 贴在日程表旁边,越是你得快点完成的内容,就把那张便利贴贴在离你越近的位置。 而那些还不着急做的,就贴在你的视线范围外的位置。 这样,你不仅能够只专注于眼前的事情,还能避免忘记那些紧急、重要但又不用立马完成的事儿。 两三天内的事情一般情况下不太容易忘记,但如果要十天或半个月以后要做的事情呢? 是不是就有点力不从心啦? 在这里告诉你一个小窍门: 用不同颜色的便利贴区别对待。 比如已经"确定"要做的的事情呢,可以用"绿色"的,"未定"的用红色,"暂定"的用"蓝色",然后再根据工作进程来调整顺序和颜色。 而为什么要用便利贴来组合做成日程表呢? 因为这样,你不但可以随时通过移动便利贴,灵活调整做事的顺序,而且还可以帮你分清工作主次。 能让你时刻保持对各项工作进程的追踪与回顾,并及时记录所遇到的问题和采取的解决方案等,方便查漏补缺,也避免同一失误的再次出现。 2、设定总目标及阶段性目标 日程表确定下来之后,是不是就要开始执行了呢? 那么,怎样进行第一步呢?没有思路,身体不舒服,心情不好,明天再说……你是不是也会像这样给自己的拖延找借口? 如何才能克服这一困难呢? 可以尝试着 关掉音乐,关掉手机,关掉电视,甚至可以关掉耳朵(譬如佩戴防噪音耳塞进行冥想,或者小睡片刻……)将一切会影响你工作效率的东西统统关掉,然后静下心来去设定一个具体的目标。比如,如果你的计划是"我要减肥",那么估计无法实现。 但如果你的计划具体到"我每天早上六点起床跑步",那么这个计划就很可能被坚持下来。所以,你不妨把任务划分成一个个可以控制的小目标。 所以,把这个方法迁移到工作场景中,就是这样的: 假如你要在7天内完成某项目的提案,第1天先确定思路框架,然后利用第2-3天的时间丰满内容,在第4天完成初稿,交给领导把关,再根据领导的意见,第5天是修改定稿,第6天就是仔细检查、精心润色,另外还要给自己预留1天的时间应对突发情况。 这样做的好处是:总体目标比较具体,阶段性小目标比较清晰,过程就好把控了。 有时候,在工作过程中,未必会与你计划设想的一样。 这时候你一定要注意,尽量不要修改总体目标时间。 可以通过修改阶段性的时间来调整,比如在第2-3天的工作中延误了一段时间,那么第4天就要加紧进程了。这样就避免了浪费过多时间,从而高效完成工作。 3、计划与计划间,留30分钟富裕时间,并"提前一天"规避额外风险 工作中,除了偶尔的遗忘和拖延症,你是不是还会遇到因为突发状况,而不得不推迟后续计划的情况? 后续计划实施迫在眉睫,可前一工作迟迟不能完结,领导一个劲儿地打电话催。 是不是慌神儿啦?别急,有妙招分享给你。 咱们可以按30分钟为一个时间单位,计划的安排以30分钟为限,能30分钟内解决的,决不拖沓到1个小时,否则就是在浪费大家的时间,也平添了你的烦恼。 另外呢,计划与计划间留够30分钟的弹性空间,这样,即便有难以意料的事情突然发生,你也有足够的时间去调整,而不会占用掉其他计划的时间,工作也就不会被打乱了。 除了以30分钟为单位的计划制定外,你还可以给自己上份双保险,这怎么理解呢? 就是"提前一天"筹划。这里的"提前一天 "并不是指真正时间意义上的一天24小时,而是一个提前做准备的思维方式。 凡事做到未雨绸缪,提前规避风险,才不至于在危险突然降临时,手忙脚乱,同时也可以让你更加专注于眼前的工作。 比如,提前设定导航,早一个小时出门;比如,提前10分钟完成上一份计划。 这样做的好处是,不但可以让你养成统筹安排的好习惯,而且还可以影响周边的人,一起节约时间,高效工作。 只要你学会了以30分钟为单位的工作方法,并"提前一天"规避额外风险,工作起来一定是从容不迫、游刃有余。 尾声 每一项工作都不可能是100%的完美,每个人在成长过程中也都会犯错。但很多失误都可以通过一些小方法避免,你想工作零失误吗?你想得到领导的夸赞吗?你想获得周边人的信任吗?那不妨从今天起,照着上面提到的小方法去做,你想要的,都会在你的执行力里实现。