这一篇,让你迅速获得PPT文字整理能力
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在PPT定制过程中,不是所有的客户都会提供一份完整的文案。相反,很多客户提供的文案是零散、毫无逻辑顺序的。
遇到这样的情况,如果你说NO或者亲,麻烦你把资料准备好再联系我哈,那我可以肯定地告诉你,90%的客户不会再来。
因为在他们看来,如果我都做好了,那我还找你们专业的设计师干嘛。这话虽然有点苛刻,但是事实的确如此。50%甚至更多的客户希望PPT设计师不仅做PPT,顺便也把文案给解决了,而90%的设计师会跟客户说,请你提供完整的资料,因为文案设计和PPT设计是两个业务。
结果是:设计师抱怨客户事儿多,还不愿意花钱;而客户会抱怨说,你是PPT设计师,怎么连文案都不会???
殊不知
有一部分客户是不会清晰的了解文案和PPT的区别,但 文案整理(策划)的能力的确是PPT客服/设计师应该具备的能力,而且是核心能力之一,很大程度上决定了PPT客服/设计师专业性的高低。
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运用金字塔原理对PPT文字进行梳理
结构化思维的培养是文案策划能力形成的关键所在,今天咱们就说说,关于PPT设计的结构化思维培养过程中金字塔原理的运用。
PPT客服/设计师的核心技能有两个,一个是审美鉴别,一个是内容策划。
内容策划能力指的是,作为PPT客服/设计师,对客户提供的文案资料应具备基本的文字整合(注意是整合而不是整理)、内容的逻辑梳理、数据的处理和图片的选择。
今天咱们重点讨论, 以工作汇报为例,如何使用金字塔原理对PPT文字进行内容的逻辑梳理。
在定制过程中,设计师多遇到的是客人提供文案资料,然后根据文案资料进行PPT制作。区别就在于客人提供的文案资料是否齐整,如果客人提供的文案资料是几分零散的,那么这个时候就需要将文案进行内容梳理、逻辑整合。如何做呢? 1、熟知工作汇报的内容结构
根据汇报主体的不同,我们把工作汇报分成两种,一种以个人为主体的汇报称作个人总结,另一种以部门为主体的汇报就是我们通常说的工作汇报。
不同的汇报主体,决定了汇报内容的结构是不同的:
2、根据金字塔结构搭建PPT框架
以部门为主体的工作汇报为例:
这是一个某城市智慧消防建设的工作汇报,汇报的主体明显不是个人,而是该城市消防部门。首先在客户的文案中标出这样具有概括性的一句话内容,如下:
智慧消防建设
智慧用电安全监测系统
消防安全巡查、检查系统
可视化联网报警系统
建筑消防用水监测系统
火灾自动报警云监测系统
九小场所消防管理
消防大数据中心
城市物联网消防远程监控系统
基于"大数据""一张图"的实战指挥平台
建设数字化预案编制和管理应用平台
"互联网+"消防政务服务系统
一体化消防业务管理系统
现实之需—不可忽视的难点痛点
创新之举—精准发力解决新问题
顶层设计—探索智慧消防建设思路
展望—智慧消防实现效果
根据工作汇报的内容结构和金字塔原理对上述内容进行分组归类:
以部门为主体的工作汇报内容结构如下
一般来说,PPT文件中开头语是忽略的。
其次,概况介绍指的是公司/部门的基本情况,比如公司发展历史、曾经的成绩、团队构成等等,很显然,在上面这个案例中是没有概况介绍这个内容的。
第三,汇报的主体,在分组归类的时候,我们按照先重要后次要、先全局后细节的逻辑顺序进行。很显然,智慧消防建设是中心论点,位于"金字塔"的最顶端,通常它也是封面的标题。在中心论点之下,我们来找出分论点,也就是目录内容(即过渡页标题),就这个案例而言,分论点文字采用了同样的格式,分类非常容易即:
现实之需—不可忽视的难点痛点
创新之举—精准发力解决新问题
顶层设计—探索智慧消防建设思路
展望—智慧消防实现效果
如下图
从内容上说,对应关系如下:
第四,继续分组论据部分,注意在分组的过程中遵循"相互独立"的规则,剩下的内容有:
智慧用电安全监测系统
消防安全巡查、检查系统
可视化联网报警系统
"互联网+"消防政务服务系统
建筑消防用水监测系统
火灾自动报警云监测系统
九小场所消防管理
一体化消防业务管理系统
消防大数据中心
城市物联网消防远程监控系统
基于"大数据""一张图"的实战指挥平台
建设数字化预案编制和管理应用平台
我们将这剩下的12项根据"现实之需—不可忽视的难点痛点、创新之举—精准发力解决新问题、顶层设计—探索智慧消防建设思路、展望—智慧消防实现效果"这四项进行分类归组,分类的关键是提取关键词。
通过观察可以发现,这12项的关键词分别是"系统"、"中心"、"平台",描述的是具体或抽象的事物。"现实之需—不可忽视的难点痛点"的关键词是"难点痛点",难点痛点此类词描述的是存在的问题,属于状态,显然与系统、平台无关,同理"创新之举—精准发力解决新问题"的关键词是"发力",描述的是为解决问题而实行的措施,是动作。"展望—智慧消防实现效果"的关键词是"效果",描述的是由某种因素造成的结果,是状态。而"顶层设计—探索智慧消防建设思路"的关键词是建设思路,描述的是想法、观点。
通过以上分析,这12点内容应当划分在"顶层设计—探索智慧消防建设思路"这一分论点里。金字塔原理第一篇强调"中心论点可由三至七个论据支持",因此,这12点内容应当划分成两组,至于如何划分,这个时候,由于专业的限制,我们是可以请客户来帮助划分的。
记住喔,在PPT定制的过程中,要保持和客户的经常沟通,一来保证设计师制作的文件内容不会出现知识性错误,二来也增加客户对设计师的信任,这对于首次合作是十分重要的。
最终,关于"智慧消防建设"的PPT文件架构搭建完成,如下图。
3、根据框架添加内容
搭建好PPT文件框架后,要做的工作就是添加具体内容,包括文字、图片、数据等等。
在添加内容的时候,要注意如下几点: 标题即论点;
相同观点、论点、建议使用相同的句型,比如动宾结构或者其他结构,让人一目了然;
禁止滥用无意义标题;
合理使用项目符号。 3
都说写字是件痛苦的事儿,在写这一篇的过程,前前后后用了一周的时间,重读了一遍金字塔原理,看了十几篇关于金字塔原理的文章。
在PPT定制过程中,我们遇到的困难,不是技术也不是素材。真正的困难在于审美的高低和对文案内容的把控。
金字塔原理是帮助我们克服文案策划能力障碍的有效理论,正确使用金字塔原理,专治各种思维混乱。
请牢记逻辑思考的三个方式: 纵向:任一层次上的论点必须是下一层次内容的概括,下一层次的内容则是对这一层次论点的解释和支持;
横向:每一层次上的论点必须属于同一类内容;
相互独立:同一层次上的论点必须按照逻辑顺序组织起来。即为什么某一个论点一定要在它现在所在的位置而不是其他位置。
在PPT设计师养成的过程中,在文字和逻辑上遇到的问题和困难比其他类设计师要多很多,往往不得其法,了解PPT设计核心技能并加以多多练习,这种方法也许能PPT设计师的成长变得更加顺畅。
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