图书馆业务外包及其策略

　　关键词：图书馆;业务外包;策略
　　摘要：业务外包在图书馆的应用主要集中在事务性工作和采编工作方面，随着信息时代的到来，图书馆服务功能发生变化，业务外包在图书馆的应用将有更大的发展空间。
　　中图分类号：G250 文献标识码：A 文章编号：1003-1588（2016）02-0108-03
　　业务外包是近几年发展起来的一种新的经营策略。即企业把内部业务的一部分承包给外部专门机构。其实质是企业重新定位，重新配置各种资源，将资源集中于最能反映企业优势的领域，塑造和发挥企业独特的难以被其他企业模仿或替代的核心业务，从而构筑本馆的竞争优势，以获得使企业持续发展的能力。
　　业务外包这一现代经营管理方法在最近十年被西方图书馆界吸收和采用，受到普遍的欢迎。图书馆将非核心业务通过合同外包的方式分给社会机构来完成，以便集中自身的力量搞好核心服务工作。业务外包这一经营管理方法日益受到图书馆界的重视，是正在形成的一个趋势。
　　1图书馆实行业务外包的优势
　　1.1降低成本，提高质量
　　专业机构（团体）往往具有一定的经济规模，有着较高的专业度和效率，且经营成本较低。通过他们来提供服务，可以取得较大的价格优惠，并能节省庞大的人事费用。如：将采编业务委托给地区采编中心完成，一方面，可以通过联合采购取得价格优惠;另一方面，采编中心是一个以采、编、配送一条龙服务为特色的服务机构，购书的同时还随书配送书目数据，有些采编中心甚至帮助图书馆将所购图书贴上条形码、书标等，而且这些工作是完全免费的。在美国，图书馆成为OCLC成员馆后，套录一条书目记录的费用是1.5美元（OCLC成立之前，美国国会图书馆一条书目记录成本是75美元，Ohio大学图书馆是30美元），委托编目进行这项工作，平均花费才2 12美元。据统计，我国图书馆单独编目时，每种图书约10 15元，而套录时每种图书是0.3元，委托地区采编中心或书商时，编目是免费。
　　1.2节约人力资源，克服缺乏专业技术人员的困难
　　图书馆实施业务外包，一方面可以借助外部的人力资源，来弥补自身的不足。受客观因素的影响，图书馆很难引进和留住高技术人员，因而难以进行技术的研制和开发。在业务外包的情况下，图书馆可以充分利用外部资源保证本馆的先进性。如：选购成熟先进的图书馆管理软件，既可以降低开发软件的风险，也能提高图书馆的服务水平。另一方面图书馆还可以节约人员。以联合编目为例，美国Ohio大学图书馆1967年共有编目人员15名，每年处理约2.5万种图书，成为OCLC成员馆后，其编目人员减至5人，每年却可处理5万种书。以每名工作人员年薪5万美元计，每年节约工资约50万美元，而全部套录OCLC数据也只需花7.5万美元。
　　1.3专注于本馆的核心业务，提高竞争优势
　　图书馆将非核心业务外包给专业机构完成，可以使图书馆的管理层能集中精力实现对业务流程、人员配置的整合，加强读者服务工作，提高图书馆的竞争优势，保持图书馆的持续、稳定发展。
　　1.4缩短工作时间，提高工作效率
　　以回溯建库为例，如果要完成30多万种中文图书，由图书馆工作人员建库，估计要用1 2年时间，而委托建库商，可能只需2个月时间。业务外包作为一种新型的图书馆管理模式，对于提高图书馆的服务效率、促进图书馆的重心转移、发挥图书馆的竞争优势，具有重要的作用。但是，其也存在一些缺陷。如：直接购买图书馆管理系统的最大缺陷是会使图书馆工作人员对外部技术产生严重依赖。一般情况下，技术外包可以产生良好的短期回报，但不知不觉中图书馆技术人员对技术的掌握只停留在使用层面，从而损害了图书馆开发新技术的能力，特别是某些技术问题必须在开发的过程中才能学会。
　　2图书馆外包的业务种类
　　2.1采访业务外包
　　采访业务外包主要有两种模式：①纲目订购。它实际上是图书馆与书商之间的采购合约，书商根据图书馆采访人员圈定的纲目控制范围（如专业范围、主题控制、出版社控制、阅读水平控制等）和图书馆的经费预算，将选出的图书送到图书馆，图书馆采访人员通过验收将适合的书留下，不需要的图书则退回给书商。这种方式可以节约采访人员选书的时间，也能保证所购图书具有针对性。②由图书馆采访人员根据征订书目进行圈选，再交由书商订购。近几年来，地区采编中心和图书公司不断涌现，在市场经济环境下，图书供应商要能发展下去，就必须以客户为中心，满足客户的需求。这种竞争给图书馆带来了更多的优惠和附加服务，其中包括书目数据的配送以及装防盗条、盖馆藏章、贴条形码和书标等手工处理过程，从而达到了降低成本、减少人员并取得一定经济效益的目的。
　　2.2编目外包
　　编目外包是国外图书馆业务外包中应用最广且最具成效的一种外包方式。早在二十世纪七八十年代，美国、日本等国的图书馆已开始将编目业务部分外包。1967年OCLC成立之后，由于费用低、质量高，其成为世界各地图书馆编目外包的服务商。在中国，随着计算机网络的迅猛发展，全国联合编目中心、CALLS、地区采编中心的建立，从20世纪90年代开始，各图书馆普遍采用了编目外包。编目外包，一方面可减少编目人员的负担，加快文献处理的速度，在不降低质量的前提下节省开支，解决诸如待编积压图书、工作负荷不均、专业人员不足等问题;另一方面可减少重复劳动，在一定范围内实现统一编目，图书馆书目数据能更快达到规范化和标准化。
　　2.3书目数据库建设外包
　　数据库建设是图书馆自动化工作的重要组成部分，也是图书馆在自动化建设进程中最繁重的一项业务，需要投入大量的人力和物力。由于耗时耗力，很多图书馆都将此业务外包给建库承包商。图书馆馆藏书目数据库建设外包，包括依据卡片上的信息进行业务外包和到现场依据文献实体上的信息进行业务外包两种形式。前一种方法简便、经济，但卡片信息不全，依此制作出来的书目数据不能达到准确、全面的效果。后一种方法是较为彻底的做法，双方签订合约后，承包方派员工进驻图书馆，按馆藏文献建库，同时还按照现在的标准对过去的图书进行全面重新加工。
　　   2.4自动化业务外包
　　自动化业务外包是指在共同签署外包协议或合同的基础上，采用系统移植或委托专业厂商设计和开发，服务提供商直接向图书馆提供整套的应用方案，包括咨询、软件系统、实施、运行中的维护、软件的升级、高质量的技术支持等。大多数图书馆缺乏计算机专业技术人员，因此，随着信息技术的发展，硬件和软件的不断升级，如果相关的图书馆管理系统以及应用软件由图书馆自行开发，则图书馆要投入大量的开发费用和人员培训费用。通过服务外包，不仅可以节约时间和费用支出，还可以直接享受服务提供商提供的在线支持、网上维护和更新升级的优质服务。
　　2.5后勤物业管理外包
　　图书馆的行政和后勤事务性工作很多。近几年来，图书馆事业发展较快，各地政府都投入巨资建设新图书馆，新建的图书馆面积较大，公共卫生、消防、绿化、空调、机电设备的维护和管理任务很重。后勤外包可以使管理层从事务性工作中解脱出来，将更多精力用于业务建设中。后勤外包可以采用全部外包的方式。全部外包可以通过向社会邀请专业物业公司进行招标的方式，选聘物业管理公司对图书馆所有物业及设施、设备实施统一一体化管理，图书馆只设一名物业管理人员，负责物业的宏观管理及与管理处的联络。
　　3图书馆业务外包应注意的问题
　　业务外包主要是透过与外包商的合作，以改善图书馆服务质量，提高工作效率。图书馆仍要承担任务规划、目标制定、监督标准制定及执行、评估及修正等工作。换言之，业务外包服务质量的好坏由图书馆全权负责，因此在制定外包策略时应注意以下问题。
　　3.1决定业务外包考虑因素
　　实施业务外包之前，图书馆应根据本馆的任务、人力资源等因素进行具体分析，评估成本效益，听取各方意见，明确本馆的核心业务，从而确定哪些业务与核心业务关联性不大，哪些业务本馆难以提供足够的资源支持，哪些业务本馆单独完成起来成本高、效率低，这些都是图书馆考虑进行业务外包的原因。
　　3.2选择合适的外包商，签订合作协议
　　外包商的好坏直接关系到图书馆外包业务的成功与否。图书馆应全面考虑外包商的财政、人力资源、信誉、管理控制、效率、服务质量以及是否熟悉业务、价格水平等条件，并在审查外包商各方面因素后，认真签订外包合约，以作为双方共同遵守及管理的依据。合约的内容应包含工作目标及预期效益、合作范畴、运作方式、责任划分、所有权归属、合约修改与终止条件、付款方式、赔偿问题等。
　　3.3加强对外包商的控制和管理
　　图书馆把业务外包出去后并非万事大吉，相反，应密切注意并配合外包商进行各项活动。在执行合同过程中，图书馆还必须对外包商进行有效的监督，重视对业务外包的过程管理，尤其是对技术业务工作的监管。同时，外包商还应建立一套可以将服务对象的问题直接反馈给馆方的机制，如意见箱、电子公告栏、留言板等。
　　3.4建立良好的沟通机制
　　图书馆与外包商是相互依靠、互惠互利的双赢关系，双方在充分沟通与相互理解的基础上，加强合作与协调，使业务流程能顺利进行。然而，外包势必会影响一些工作人员的利益，因此要做好员工的沟通工作，以得到员工的理解和支持。
　　4结语
　　虽然图书馆业务外包模式目前还存在一些有待解决的问题，但是它体现了在知识经济时代传统图书馆向现代化图书馆转型的过程中图书馆职能社会化的必然发展趋势。随着图书馆现代化、网络化程度的提高，虚拟馆藏比例的上升，联机编目的普及，图书馆内从事信息贮藏与处理的人员将减少，从事读者信息服务的人员尤其是参考咨询人员将成为图书馆的核心馆员，图书馆的整个组织机构、工作流程、人力资源应用等都需要重新分配。面对人力删减、经费紧缩以及图书馆服务功能变化等情况，业务外包在图书馆业务中的应用范围将日益扩展。外包服务不仅促使图书馆从节省成本、提升效率等方面进行创新思考，同时也是图书馆改造其组织作业流程、实施机构重组的良方。可以预料，随着图书馆管理的改进，业务外包将有更大的发展空间。
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