核电工程调试档案管理问题及对策

　　摘 要：调试档案是核电工程项目档案的重要组成部分，对核电机组进入生产阶段的运维特别是大修工作具有重要的查考价值。笔者以全程参与秦山核电二期扩建工程调试档案归档管理工作的实践经验为基础，归纳梳理管理过程中较为突出的问题，分析这些问题产生的主客观原因，并重点阐释管理实践中所采取和不断改进的对策措施。以期能够为调试文档管理同行提供参考、借鉴。
　　关键词：核电调试档案；管理问题；对策实践
　　秦山核电二期扩建工程（以下简称：秦山二扩）作为国家重点建设项目，是＂十二五＂期间首个开工建设的核电工程。作为核电项目档案的重要组成部分，调试档案是指核电机组建设在调试阶段的计划、组织、实施、总结等工作环节中形成的， 客观真实的、具有查考价值的文字、图表、数据等各种形式和载体的原始记录。
　　核电机组所有的调试活动必须按照经受权人员批准的书面文件实施，并形成准确的过程及结果记录。结合秦山二扩项目文档管理经验，核电调试文档主要包括：调试综合文件、调试大纲、调试管理程序、调试规程、调试报告、调试总结、调试变更文件、调试移交报告等种类。
　　调试档案是机组运行、日常维修、大修乃至延寿、退役工作的第一手原始参考资料。虽然在数量上不及建安档案庞大，但其具备相当重要的查考利用价值，因此确保其归档质量的重要性不应被核电项目档案工作者所忽视。鉴于此，本文对项目调试档案管理的问题、原因进行归纳分析，并总结、阐释秦山二扩项目调试档案问题解决对策及实践。
　　1 调试档案管理常见问题
　　1.1 签章错漏
　　在调试归档文件的接收检查工作中，发现有部分文件的编、校、审、批、会签的签字或盖章缺失、日期（主要是年份）标注错误的情况发生，此类问题对调试档案有效性及规范性，对调试档案本身的评价价值造成一定的负面影响。
　　1.2 复印件代替原件归档
　　由于现场工作人员保管不到位、调试部门文员收集不及时等人为原因，造成接收的部分归档调试文件时内容并非现场调试工作及管理工作中形成的原件，这个问题对文件的原始记录性造成影响，从而影响该文件的查考及凭证价值；
　　1.3 存在非永久性字迹
　　存在非永久性字迹是在调试文件中比较常见的质量问题，现场工作人员由于工作繁忙，误使用圆珠笔、铅笔等不符合档案保存耐久性要求的书写工具进行现场工作记录、确认签字等情况时有发生。
　　1.4 归档不完整
　　各类调试文件都具有严格的构成要求，如调试报告：每份调试报告都有固定的五个部分组成。但在移交检查过程中发现，部分调试文件，因其形成、收集时间较为仓促且随机性较强，导致内容的结构性缺失或部分页面的缺失。o文件本身的完整性造成严重影响；
　　1.5 整理质量较差
　　按照＂谁形成、谁立卷＂的基本原则，调试文件的整理工作有调试部门负责完成，但根据接收检查的情况看，整理质量不佳，突出体现在文件整合装订较差打印页码错误文件污损等整理质量问题；
　　2 常见问题原因分析
　　2.1 现场人员重视不足
　　调试阶段因其处于核电工程从建设转入生产的枢纽位置，工程设计、采购、土建、安装等前期各个阶段积累的工期压力全部重叠累积到调试阶段。现场人员在工期压力下，容易忽视调试记录文档的规范填写及完整积累，而这些文档周期前端出现的问题往往难以弥补，给调试文档最终的、完整性、准确性带来影响。
　　2.2 调试文档人员变动较多
　　调试部门作为公司为完成调试任务而专设的临时机构，人员流动性较大，特别是到了调试后期，文员作为辅助岗位更容易发生频繁变动，在变动中其任务交接、责任转移如做不到位，会给后续工作带来不必要的麻烦，如新到岗文员文档工作业务水平短期内难以达到要求，移交检查发现问题后的整改职责不清等问题。
　　2.3 形成、收集、移交随机性强
　　调试文件因为形成于工程项目即将竣工的最后阶段，工作计划变动较为频繁，调试人员逐步分流。使得文档前端控制的难度加大，现场文档管理水平难以保持平稳水平，调试文件形成、收集、移交的随机性较大。不利于归档、整理计划的有序落实，给文档质量管理带来难度。
　　3 调试档案管理问题的对策及实践
　　3.1 加强前端控制
　　文档部门参与包括《调试文件管理程序》在内的调试工作管理程序编制及归档要求的下达，从源头上对调试文件全程管理进行制度规范，明确调试文档形成、积累、整理、归档、提供利用等整个证明周期各阶段工作的职责分工、让现场文档人员操作及专职文档人员检查建立起一套统一、健全的标准要求。同时通过文档人员＂四参加＂活动严控现场文档工作关键节点及任务的规范性。实现对调试文档有效的前端控制，达到＂凡事有人负责、凡事有章可循＂的管理目标。
　　3.2 加强业务培训
　　为克服调试文档人员流动性强的不利因素，文档管理部门应组织加强文档培训、提高职能处室员工业务水平，在沿革执行＂谁形成、谁立卷＂这一文档管理基本原则的基础上，将文档工作程序、规范、流程、要求逐步灌输给调试现场工作人员特别是现场文档人员，不断提高他们的文档意识和业务水平，为此文档管理部门专门编制了文档培训教材，开展定期及专项的文档管理业务培训工作，并逐步将文档培训纳入到公司授权培训体系；
　　3.3 加强检查指导
　　调试部门作为临时机构，其兼职文员基本上不可能达到专业文档管理人员的业务水平，其工作成果必然存在或多或少的问题和不足。因此对其工作进行严格、经常性的业务检查、对其困惑进行及时、双向的沟通指导成为文档部门介入的必要方式。这其中包括例行的定期文档工作检查、归档文件检查、年度文档工作评比、也包括日常依据控制节点、突出问题而定的随机文档检查与交流。
　　3.4 加强二次整编
　　为保证文件整理归档的及时、高效，满足调试部门对调试档案较为频繁的利用需求，核电调试文件采用按＂件＂归档的整理方式。即在保证档案原始记录性的前提下，以前文提到的八个调试文档类型为档案细分类目，按照归档文件形成时间逐＂件＂归档。在提高归档及利用效率的同时，一定程度上破坏了调试档案系统性。因此档案管理部门应加强归档二次整编，按照调试文件所指导、记录的调试工作所属系统、子项为基本线索，对归档调试档案进行信息关联和标引，达到虚拟组卷的目的和效果，弥补调试档案按件管理带来的系统性不足的客观缺陷。