论建筑企业加强项目竣工资料形成过程管理要点

　　建筑企业竣工资料管理，是其档案管理的重要内容。作为项目建设全过程全方位和全景式真实纪录的项目竣工资料的好坏，不仅事关建设项目竣工、投产运行以及后续资产管理、保养维修等投资效益，也关系到建筑企业开展交工、结算、维权等重大事项。因而，加强项目竣工资料过程风险管理，已经成为建筑企业经营管理特别是项目施工生产形成过程管理的重要内容。
　　那么，建筑企业应当如何加强竣工资料形成过程风险管理呢？我认为应当从以下四个方面把握要点。
　　一、强化责任主体认识，从思想意识上筑牢竣工资料管理风险＂防火墙＂
　　首先，要使参与竣工资料形成过程管理的所有责任主体提升对竣工资料重要性的认识。通过提升认识增强认同意识，即增强认同自己相应责任的主动性，增强领取自己管理职责的使命感，在思想意识上扎实扎牢竣工资料管理的藩篱。从而使项目管理人员充分认识本岗位在竣工资料形成过程中，所承担的工作职能、业务内容、相关标准、质量要求等方面的主体责任，从满足竣工资料标准要求和服务企业经营管理两个方面增强主动性和使命感，并从企业创新和维权两个高层次上进行提升和思考，防范竣工资料形成过程风险和损失。
　　其一，应使工程技术人员清醒认识到高质量的竣工资料是企业技术创新的需要。竣工资料作为项目施工生产过程的记录和载体，应真实汇聚项目施工生产组织经验教训，全面展示项目施工生产技术实践过程，成为企业技术创新的存储器和蓄水池，为建筑企业在新项目上开展技术创新提供支撑。
　　其二，应使项目管理人员充分认识到竣工资料是企业管理创新的需要。项目管理是建筑企业管理的重点和基础，项目管理创新是建筑企业经营管理创新的重要组成部分，项目竣工资料所反映的各种管理信息和工作内容，对于创新整个企业管理和优化生产要素配置，都具有极为重要参考借鉴价值。其三，应使各项专业管理人员深刻认识到 其 其三，应使各项专业管理人员深刻认识到竣工资料是企业经营发展创新的需要。竣工资料是项目施工生产各个环节运行状况的真实记载，也是其工作质量的法律见证。项目管理中的各项专业管理都是企业整个经营管理的基础支点和组成链条，对企业经营发展具有重要影响。
　　其四，应使项目资料管理人员切实认识到竣工资料是企业防范风险和依法维权的法律文件。建筑企业项目施工生产过程，是一个完全开放、风险丛生的过程，企业防范风险和最终依法维权必须建立一套完整的施工生产过程的基础资料体系，按照＂明天就要打官司＂的思路收集、整理、保管好各种法律＂证据＂，竣工资料的任何散失和缺失都将导致未来无法挽回的重大经济和信誉损失。
　　二、落实管理职责，为竣工资料形成过程管理打造安全保障
　　竣工资料的形成伴随着项目施工生产的始终，也是一个漫长艰难的运作、搜集、积累、整理、归档过程。它同项目施工生产和经营管理中的经济指标、财务指标、成本指标、效益指标和质量指标等硬性指标相比，又是一个容易被忽视、不太出业绩的＂软任务＂，没有严格的职责管理很难做好工作，必须从职责管理入手，健全和打牢保证体系。
　　一要落实领导责任。项目经理是项目部各种资源配置的组织者和经营工作负责人，也应成为竣工资料管理的第一责任人。因此，落实项目经理的竣工资料管理责任制至关重要。这就要求建筑企业在制定项目经理责任制时，应把竣工资料管理纳入项目经理责任范畴，作为对项目经理进行考评和检查的一项重要内容，并同项目经理的薪酬分配过程预兑现和最终结算相挂钩，奖优罚劣，严管严控，使竣工资料形成过程管理具备来自项目经理人的推动力。
　　二要落实工作责任。竣工资料是项目合同履约过程中产生的各种载体资料特别是书面资料的总称，项目部施工过程形成的所有资料都是竣工资料的组成部分，落实竣工资料形成各个环节的工作责任十分重要。这就要求建筑企业把竣工资料管理责任通过制定项目部岗位责任制等形式纳入项目各专业人员技术管理工作流程，纳入项目各专业人员岗位职责和各阶段工作计划，根据项目施工生产进度及时整理归档。
　　三、推进规范管理，使竣工资料形成过程管理免受＂病毒＂侵害
　　合规性和有效性是竣工资料管理的关键，要使竣工资料在形成过程中符合这方面要求，必须加强规范管理，严格按照法律法规规定和企业规章制度要求实行竣工资料形成过程规范管理，保证竣工资料的合规性和有效性，就要强化其形成过程管理的规范性。
　　一要健全工作程序。在竣工资料形成过程管理上必须严格规范管理，不能出现缺失、残缺、缺项、漏签等现象。特别要坚持两个＂严格＂，就是要严格按照项目流水作业程序和分项工程工艺流程建立竣工资料，严格按照竣工资料有效性要求进行组织相关签证，
　　二要完善工作标准。竣工资料符合规范标准方为有效，否则就是废纸一张、垃圾一堆。所有竣工资料应按照规范标准进行整理，按照规范的表格填写内容，重要内容决不能缺省，重要签证不能马虎，所有书面凭证都必须保留原件，不能以复印件替代。
　　三要严格履行程序。竣工资料是项目施工流水记录，所有记录都应是实时的，跟着项目施工进度流动延伸积累，不能事后补作和补签，尤其不能搞物是人非的补签，需要加盖印章的必须加盖，以确保资料凭证的合法有效。
　　四要实行奖优罚劣。将竣工资料质量纳入工程质量评比内容，归档移交时限与项目部人员奖惩兑现结合起来，优者奖励，劣者惩罚，做到奖罚分明，保证竣工资料的合法有效性。
　　四、做好检查指导，使竣工资料形成过程风险管理始终处于良好受控状态
　　竣工资料的形成贯穿于项目施工生产的全过程，时间跨度较大，期间容易出现疏忽和放松，强化过程检查指导以使其始终处于受控状态，对于保证竣工资料整体质量非常必要。这就要求建筑企业总部经营管理部门要超前介入，强化检查指导。工程项目管理部门是竣工资料归口管理部门，应加强过程服务、检查和指导，帮助项目部做好竣工资料收集、整理和管理。档案部门是竣工资料最终接管部门，应从改变等接收和＂死后验尸＂的工作方法，提前深入项目，在服务中促进，在指导中检查，在管理中规范，使竣工资料形成过程始终处于不松弛、不放任、有标准、有检查、有考核的良好受控状态，以确保竣工资料有效性和合规合法性。
　　总之，建筑企业竣工资料形成的过程，是一个较长的复杂艰苦的过程，也是一个容易出现差错和问题的过程，加强竣工资料过程管理必须抓住认识基础、责任动力、规范模式、检查控制，保证竣工资料完整、有效、不留残缺、不留遗憾，为建筑企业整体利益最大化服务。