浅谈新闻与传播学院档案管理

　　近年来，随着高校新闻与传播学院办学规模的不断扩大，对新闻与传播学院档案的管理工作也提出了越来越高的要求。新闻与传播学院档案是高校档案的一个分支，作为高校二级系部单位，它不仅反映了新闻与传播学院的发展进程与规模，同时也是校级档案管理信息的重要来源和补充。但同时新闻与传播学院作为艺术系部，它具有一半以上的艺术档案，新闻与传播学院的艺术档案涉及文化艺术和高等教育两个领域，既是国家艺术档案的重要组成部分，又是高校档案的重要组成部分，具有双重属性和它自己的特殊性。加强对新闻与传播学院档案的管理，充分发挥档案资源的服务功能，保持档案工作与整个教育事业协调发展，对于依法治校，提高教育教学质量有着重要意义。
　　一、新闻与传播学院档案资料的特点
　　新闻与传播学院档案从属高校档案，是高校档案的重要组成部分。同时它作为艺术档案的双重身份，根据新闻与传播学院档案形成和存在的环境，它具有以下一些突出特点。一是复杂性，新闻与传播学院作为高校的艺术院系，它同时具有播音与主持艺术专业，广播电视编导专业，广播电视新闻专业，播音与主持艺术专业与广播电视编导专业属于艺术类专业。新闻与传播学院的艺术档案在种类、内容、载体及外观等方面具有广泛的多样性，这在其他专门档案里是很少见的，2002年2月1日开始执行的《艺术档案管理办法》将艺术档案定为：文化艺术单位和艺术工作者在艺术创作、艺术演出、艺术教育、艺术研究、文化交流、社会文化等工作和活动中形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录，是宝贵的文化遗产。i因此，它具有一半以上的艺术档案。由于新闻与传播学院的艺术档案涉及文化艺术和高等教育两个领域，所以作为高校培养专业艺术人才的艺术院系与普通院系相比在学科领域、专业设置、教学方法、课程安排和教材编制上有着艺术院系自身的复杂性。二是规模小，信息来源窄。新闻与传播学院作为高校二级系部单位主要记述了本院系的教学、科研和社会服务活动的过程和成果。与校档案馆相比，由于校档案馆的服务对象是全校师生，所记述的是整所学校发展的历史过程。因此，院（系）档案相对显得规模较小，信息量较少，内容较单薄。新闻与传播学院作为学校直属的业务单位，主要收集的是院（系）教学档案，如教育教学计划、总结，教师的教学计划、教案，教学科研，学生在校期间的表现和奖惩，工作实践发明创造等，主要来源是本院（系）的师生，信息不够广泛。
　　二、新闻与传播学院档案管理现状
　　笔者认为，目前新闻与传播学院档案管理较混乱，主要体现在以下几方面：一是对档案工作重视不够。长期以来，相当一部分人员对新闻与传播学院档案管理工作认识不足，认为档案管理就是裁剪、装订、保管等事务工作，与教学和科研没有直接联系，不能为新闻与传播学院创造经济效益，只要不丢失、不泄密，能应付查档工作就行。二是档案管理制度的不健全，落实不到位。甚至是没有明确制定管理人员的岗位职责，缺乏系统、完备的规章制度有的只有查（借）阅制度；有的虽然制定了制度，但由于管理不规范，在工作中无法落实，严重影响了档案管理工作的制度化、规范化发展。三是新闻与传播学院艺术档案管理专业人员不足。很多兼职档案员非档案管理专业出身，专业知识和艺术素质的不足加之继续教育的缺乏，使得部门档案管理工作者力不从心。相当一部分档案管理人员未做到真正的档案管理，处于为了收集档案而进行管理的阶段，档案管理未能有效的融入院校管理，无法做到档案信息管理的系统化和专门化，在管理过程中容易出现漏洞，如不尽快改进对学院的长期发展会产生不利影响。
　　三、新闻与传播学院改进建议
　　一是增强系级教学档案管理意识，应加大对档案管理工作的宣传力度，提高领导、档案管理人员、师生的档案意识，努力寻求领导的支持，师生的配合，争取把档案管理工作做到取之于师生，服务于师生，使其能主动提供材料，以期把档案管理工作做得更好。二是健全新闻与传播学院规章制度，强化管理措施，是做好院系教学档案管理工作的关键，也是确保教学档案管理规范化、制度化和科学化的关键。为此，新闻与传播学院应依据国家有关法律法规，根据学校的要求，结合本院系的实际情况，制定出本院系教学档案管理工作的规章制度，这些制度主要包括：《艺术档案管理办法》、《院系教学档案管理办法》、《院系档案人员工作职责》、《教学档案材料的收集整理和分类归档工作规范》和《教学档案借阅制度》等等。用制度的稳定性、强制性和执行制度的严肃性来规范院系教本文由收集整理学档案管理工作，使档案建设和教学管理工作有章可循、有条不紊。三是提高新闻与传播学院档案管理人员的专业素质。档案的管理人员是做好档案资料工作的关键，院（系）应当配备专职（兼职）的档案管理人员，并通过档案专业的系统培训学习，使之掌握档案工作的基础知识和专业技能，同时提高新闻与传播学院档案管理者的艺术修养。此外，学校档案馆也应对院（系）档案管理人员的业务辅导和指导，以提高院（系）档案管理人员的业务水平。建设一支高素质的档案管理队伍，是做好院系艺术档案、教学档案管理工作的根本保证。
　　总之，只有高度重视新闻与传播学院档案管理工作的意义，加强对档案管理工作的领导，完善档案管理制度，提高新闻传播学院档案管理者的专业知识与艺术修养，各种档案才能物尽其用，才能保证新闻与传播学院教学工作稳步推进。才能为教学科研和日常管理工作提供高效的信息资源服务，才能在高校院系教学管理、教学研究、教学改革和发展中发挥应有的作用。