大数据背景下企业招标采购管理的探索与实践

　　编者按：
　　本文分析了大数据给企业招标采购带来的影响，介绍了大数据背景下企业如何更好地探索开展招标采购管理工作，并从企业实践层面提出了相关建议，以期为企业招标采购业务精细化管理开拓工作思路，为企业运用大数据开展招标采购管理工作提供帮助。
　　大数据背景下，企业招标采购管理模式正随着大数据技术的发展和应用而发生着巨大改变。业界企业应与时俱进，加大对大数据技术的了解、研究和运用，不断提升企业招标采购质量和效率，实现企业招标采购工作的精细化管理，获取质优价廉的商品或服务。
　　一、大数据技术特征及对招标采购管理的意义
　　(一)大数据技术的特征
　　1.数据量比较大
　　大数据的计量单位通常为P（1P=1024T），数据量的多少反映了所能获取的数据价值及潜在信息。
　　2.种类多样
　　大数据种类繁多，主要表现为文件资料、音视频、图片信息等，多类型的数据对数据的处理要求较高。
　　3.价值密度低
　　大数据的价值密度相对较低。互联网的广泛应用使信息感知无处不在，信息量虽大，价值密度却相对较低，需经机器算法才能更迅速地挖掘和提取数据价值。
　　4.速度快、时效高
　　大数据处理速度快，对数据的时效性要求更高，这是大数据区分于传统数据最明显的特点。
　　(二)大数据对招标采购管理工作的意义
　　一是招标人可通过大数据查询所需产品的全面信息，避免因同一物资的名称、技术标准描述不统一而导致信息不对称、报价差异较大等问题。
　　二是企业在实施电子招标采购过程中对数据的收集和整理更加便捷，同时大数据也为企业电子招标采购的实施提供了强有力的信息支持和平台应用保障。
　　三是大数据的开放性推动招标采购信息进一步公开共享，招标投标双方可利用大数据技术有效解决信息收集难度大、信息真实性差或者信息不对称等问题，确保招标投标双方信息对称。
　　四是企业在制定招标采购策略时要与时俱进，充分利用大数据的价值做好策略分析，确保招标采购策略在互联网环境下便捷可行、易于实现。
　　二、大数据给企业招标采购带来的影响
　　(一)信息量增加
　　随着互联网技术的发展，客户端用户可以源源不断地建立新数据，同时历史数据也会随着云服务等互联网技术的应用呈现爆发式增长。受益于大数据技术，信息从采集、处理、存储到形成结果的整个过程越来越便捷，使得与招标采购业务相关的信息数量大增。
　　(二)信息获取便捷
　　对于招标人来讲，大数据时代获取潜在投标人信息的便捷性得到大幅提高，如通过国家企业信用信息公示系统、天眼查等系统，可以及时准确地获取投标人的企业状态、隶属关系等信息。投标人也可根据招标人发布在公共服务平台上的招标信息和在专业平台获取的招标文件，及时掌握招标目的和招标人详细信息。大数据时代，供需双方的信息获取都十分便捷。
　　(三)工作效率和质量提高
　　大数据时代，招标人可以根据大数据分析策略制定切实可行的招标方案，也可以利用公共服务平台和企业自建平台压缩招标周期，提升工作效率和质量，降低质疑率。对于非招标采购方式的通用类物资采购，则可以利用大数据信息关联和自动推送功能在各大电商平台间进行比质比价，选择质优价廉的目标商品直接下单采购，缩短采购周期，降低采购成本，真正实现阳光采购。
　　(四)信息公开透明度高
　　大数据的开放性推动招标采购信息进一步公开共享，确保招标投标双方信息对称。传统的招标采购信息收集难度大，信息的真实性难以得到保证或者供需双方的信息不对称，招标人主要依靠历史招标数据选择具有相应能力和经验的供应商，这样很容易造成质疑风险和企业采购成本较高等情况。大数据时代的招标投标信息相对公开、透明度较高，招标投标双方能充分了解项目参与情况，可有效规避由于信息不对称产生的异议和质疑。
　　(五)招标采购业务便于监督
　　大数据时代，招标投标全面实施全流程电子化，电子招标投标在实现公平高效的情况下，有望进一步实现＂可视化＂和＂智慧化＂。国有企业利用大数据技术实施集中采购、全流程电子化招标采购，可进一步规范招标采购流程，方便监督人随时介入，有利于行政监督部门或招标监督管理部门实施全流程监督，确保招标采购过程阳光透明，并有效预防以权谋私、暗箱操作等腐败问题发生。
　　三、大数据背景下招标采购管理的探索
　　(一)转变工作思维，利用大数据做好招标采购方案
　　大数据属于全数据性的概念，传统的决策分析更多通过概率与统计学里的抽样数据样本做出。进入互联网时代后，大数据技术可以辅助招标企业进行招标采购方案的优化编制，是推动招标采购电子化的新动力，也将加速推进招标采购进入更高效、更智能的大数据时代。
　　(二)提升招标采购管理的信息化程度
　　1.建立电子全流程招标投标制度
　　电子招标投标具有高效、低碳、节约、透明等特点，能实现公开、公平、公正的价值目标。建立系统完善的招标投标全流程电子化管理制度是电子招标投标工作得以有序开展的先决条件，完善的管理制度不仅能促进社会监督和行业自律，也有利于建立健全招标投标信用体系，规范招标投标市场秩序，预防招标投标过程中腐败行为的发生。
　　2.加强数据管理标准化建设，提高招标采购工作质量
　　大数据价值的实现要以数据质量及分析作为基础，因此数据管理标准化对于提高数据质量至关重要。大数据分析需要建立在数据收集和数据加工的基础上，如在物资招标数据管理过程中，通过对数据的一步步挖掘，数据的利用程度逐渐加深，最终通过可视化手段呈现，为物资招标采购管理决策提供辅助参考。
　　3. 查询投标人信息，开展投标情况分析
　　招标人可利用大数据进行投标情况分析，利用大数据平台查询投标人的相关信息，确保信息准确合规，符合招标文件要求。招标人还可在招标投标系统中设置投标文件相似度检测，检查投标文件是否存在串标行为，当然这种行为也可能会因技术要求类似或相同而存在错判的风险。
　　(三)创新企业招标采购新模式
　　运用大数据技术，企业可以在确保合规合法的前提下简化招标流程，缩短招标时间，降低采购成本，实现阳光招标。首先，利用大数据建立动态数据库，进一步规范企业招标行为，创新采购模式，在减少招标时间的同时，确保招标质量和效率。其次，通过大数据平台为招标监督提供多种渠道和参考，最大限度地防止招标过程中腐败行为的发生。最后，建立招标采购价格分析机制，利用大数据技术进行历史价格追溯及现有价格合理性分析，确保招标结果合理有效。
　　(四)提升招标采购从业人员专业水平
　　大数据时代，要想提高企业招标管理水平，需要从根本上提升招标采购从业人员的数据分析能力和招标专业素质。招标管理单位应定期组织员工进行系统应用技能培训，对系统应用中出现的各类问题，要及时告知员工并提供解决方案，分享操作经验。
　　四、大数据背景下招标采购管理的实践
　　(一)加强电子招标投标平台建设，做好招标从业人员培训
　　根据国家相关规定，企业应充分利用招标投标公共服务平台做好招标信息发布，同时应根据企业自身需求做好招标交易平台建设。招标投标信息平台的应用要由具有相应专业水平的从业人员来管理和操作。企业领导应高度重视招标采购管理工作，针对招标项目主体责任人做好招标投标信息平台培训工作，使之能利用大数据技术进行物资需求数据的有效性分析。企业还可从外部招聘或委托具有数据分析能力且具备招标业务分析与实践技能的人才，组建专业化的数据分析团队，为企业招标采购工作的顺利开展奠定人才基础。
　　(二)利用大数据做好市场情况调研和招标采购案例收集
　　招标采购业务流程主要包括物资需求分析、招标方案分析、供应商选择分析和评审专家组成分析。从业人员可通过大数据查询掌握所需标的物的市场供给情况，根据市场情况制订相对应的招标采购方案。通过大数据查询拟邀请或待评审的供应商的信息和状态，并建立同类项目的招标采购案例数据库，为后期制定招标策略、编制招标文件进行数据积淀。
　　(三)利用大数据做好历史数据分析及招标效果评估
　　针对杂乱无章的历史招标项目数据，可以依托信息化管理平台对其进行采集、整合，完成数据质量测试和数据实际应用需求的价值分析，为大数据的综合全面分析提供招标项目所需的数据信息基础。还可以利用大数据及时对招标效果进行分析评估，主要体现在招标项目类型、招标成功率、成交金额的合理性等方面，为项目后评估工作提供参考和帮助。
　　(四)做好信息共享，减少招标采购工作异议
　　招标人应充分利用信息化技术，做好招标信息的发布和共享。对招标人或招标代理机构来讲，确保招标文件信息准确、无疑义至关重要，以便于潜在投标人正确理解招标人的意图，避免招标采购过程发生异议，提升招标效率和成功率。对投标人来讲，其能够在投标过程中掌握更多、更全面的信息，进一步提升投标成功率。每个参与竞标的投标人都需要耗费很大的心血和精力组织编制投标文件及预测报价，对于完整、无疑义的招标信息，投标人可根据信息评估和自身情况选择是否参与投标，从而减少不必要的成本支出。
　　五、结语
　　大数据是优化调整产业结构、提升企业竞争力的重要支撑，并为企业创新招标采购方式提供了可行条件。随着信息技术的迅速发展，企业应不断探索和实践大数据提供的新技术手段，加快企业信息化水平建设，并将其创新应用到招标采购管理领域，进一步提升招标采购业务的精细化和智能化管理水平。
　　作者：项 进 王 锋 李晓明
　　作者单位：中国石油物资有限公司新疆分公司