采购部门能跟上人工智能的发展吗？

　　随着人工智能（AI）技术不断成熟，越来越多的企业开始投资AI计划，试图在日常运营中加大对自动化的利用。据《财富》旗下市场研究机构FortuneBusinessInsights的最新报告显示：全球人工智能市场将从2021年的475亿美元增长到2028年的3604亿美元。
　　然而，很多公司的采购部门引进先进技术的步伐相当缓慢。当其他部门依靠AI自动化数据来驱动决策时，采购部仍主要依靠手动收集、清理源数据。这种低效率限制了该部门快速生成准确数据的能力，而数据收集是用来轻松访问、分析并支持战略预算决策的重要能力。
　　落后的人工操作模式会导致出现不完整或过时的数据，这限制了其他业务部门对采购价值的认知。在寻求降低组织成本、管理风险、推动供应商多样性、供应链可持续发展的过程中，采购部门该如何利用人工智能的优势，来与组织的其他部门保持同步？
　　具体来看，采购团队要优先考虑技术投资，确定正确的AI驱动工具，以便在组内部成功实施和采用。在很多情况下，公司内部缺乏技术基础设施、资源和专业知识，来支持先进技术的实施应用。
　　虽然这是采购部门所面临的困难，但是它并非无法逾越的障碍。可以从第三方合作伙伴处获取经验与专业知识，帮助自己制定深思熟虑的实施计划，确保这些计划在组织中被采用且取得最佳效果。
　　开始人工智能之旅
　　精确的数据是所有决策的基础，对采购部门来说也不例外。采购需要全面、实时的数据，以确定资本和运营支出用于哪些项目为什么会用在这个项目采用了哪些供应商。在这些数据的基础上，与组织一起跟踪、管理成本，分析第三方风险。总之，数据是采购部门做出明智战略决策的关键因素。
　　间接支出也称为非转售商品（GNFR），可能会占到企业年收入的五分之一。这意味着，大量数据需要被收集、清理和分析。除了管理大量数据之外，业务负责人还要求采购团队收集、汇总各种相关的支出数据，例如发票、采购订单、采购卡、合同、预算基准和历史支出等。此外，采购团队还需报告供应商的财务稳定性、多样性、可持续性实践以及行为准则等信息。
　　庞大的数据量及多样化的信息源，几乎无法实现实时数据收集与可视化，这恰是基本的AI功能可介入的地方。由人工智能驱动的采购系统，能帮助采购团队收集不同的数据，自动清理信息，再进行分类。在此基础上，创建一个有意义的全组织范围的支出图。
　　具体来看，这个支出图应该包括：组织的支出与谁一起支出在哪个支出子类别中支出等信息；除此之外，还需要提供其他方面的信息，例如供应商多样性状态、可持续性实践和第三方风险因素。
　　建立切实可行的路线图
　　确定清晰、可操作的人工智能实施步骤，与制定整体实施战略和沟通计划一样重要。随着企业的人工智能解决方案规模化且显示出价值，采购部门也应该通过数据传达有益信息，以巩固来自赞助商的支持，让更多的利益相关者参与进来。
　　把AI的工作分解成简单术语，向赞助商和利益相关者展示工作原理，可以避免一些关于AI的可解释性挑战。例如，通过挖掘采购数据，获取供应项目订单量的异常模式，来驱动需求管理契机。
　　路线图还能让利益相关者了解，除了基础改进之外，人工智能还带来更多优势。虽然采购团队很清楚，把整合、分类和丰富数据等繁琐的任务自动化至关重要，但外部利益相关者可能需要花费一段时间，才能理解这种自动化对采购能力、基准的影响。如果能提供一个分步路线图，显示这些不同的应用之间如何相互构建，将帮助利益相关者理解并坚定他们的态度。
　　人际接触也很重要
　　采购团队为人工智能角色制定计划时，必须找到自动化与人工操作之间的平衡，尤其是在供应商关系方面。尽管人工智能对现代采购部门至关重要，但没有什么能取代采购专家与供应商之间基于价值的透明对话。毕竟，人类社会仍然需要人际关系来维系，其影响力也始终比一个会讨价还价的机器人要大。
　　虽然人工智能对于数据聚合与分析至关重要，但是人际接触对于向合作伙伴展示研究结果，获得认同或建立供应商伙伴关系以制定长期战略同样必不可少。
　　寻找最佳合作伙伴
　　去年，因疫情给供应链带来的挑战，对降低成本提出了更高的需求，这也加剧了采购团队的压力，他们要在没有额外资源支持的条件下，来寻找提升更多利润的机会。如果有经验丰富的合作伙伴的帮助，采购团队在制定整体技术战略、部署计划时，就能获得持续性的成功。
　　在当今的商业环境中，人工智能已不仅是可有可无的东西，自动化对提高采购能力而言必不可少。为确保采购部门不在AI革命中落后，采购负责人必须要说服决策者进行有意义的技术投资，制定实施和采用路线图，找到投资合作伙伴，一起助力计划的蓬勃发展。
　　如果没有这些技术的支持，采购对组织战略价值的实现将失去作用，将面临继续被视为后勤和行政职能的风险。
　　本文为《国际电子商情》2022年1月刊杂志文章，版权所有，禁止转载。免费杂志订阅申请点击这里