国企接待管理打造规范标准动态的管理体系

　　接待工作是企业的一扇窗口，直接关系到对外形象和美誉度。对于企业而言，建立健全的接待管理制度，是保障接待工作正常有序开展的基础。
　　借助致远互联协同运营平台，企业可以将接待工作中的各项流程进行统筹安排，形成规范化、标准化、表单化、流程化的管理模式，这样有利于简化接待工作，帮助相关人员快速处理来访和接待事宜，确保来访接待工作有计划、高效率。
　　国企接待管理痛点
　　接待任务分工交叉：接待任务较多，需要对每名人员进行合理分工，确保每项接待工作有序开展，相关人员工作内容清晰明了。
　　接待任务规格不同：根据接待人员的层级不同，接待任务规格和费用标准都要进行相应匹配，要符合国家接待制度要求。
　　接待任务数量多：单位的接待任务数量随着上级单位的督查要求和同级单位的互动交流越来越频繁，对不同任务交叉执行安排带来的分工协作要求更高。
　　接待任务变化快：每项接待任务的过程变化较多，当某些环节发生变化时，需要花费大量的时间、精力进行调整。
　　接待任务个性差异：每次接待任务的重点有所不同，对于参观点位的要求也不尽相同，加上时间安排因素，需要个性化设置接待计划。
　　国企接待管理解决方案
　　接待管理门户
　　包含数据库、接待管理、调研管理、会见管理、餐叙管理、点位管理，支持多终端访问。
　　接待数据汇总
　　对来访人员数据、车辆数据、会议室数据、餐叙数据、酒店数据、接待总结、反馈评价等信息进行统一汇总，当人员再次来访时可直接调用数据，大幅提升接待任务安排效率。同时，相关负责人可基于历史数据，对相关酒店、餐叙地点进行添加、更改，以便更好地完成接待工作。
　　接待筹备
　　具体包括接待来函登记、筹备方案报批、接待预算审批、筹备反馈确认、筹备方案调整等流程环节。平台根据不同类型和不同标准的接待事项，进行不同条件的自动审批流转，其中，平台会自动判断接待费用是否超出相应预算。
　　方案分工
　　具体包含方案分工分解、方案分工下达、方案任务变更、方案分工反馈、接待任务督办五大环节。平台按照接待任务进行分工安排，可根据任务大小，将点位安排、座谈安排、餐叙安排、酒店安排、车辆安排等分配给不同的主办人。在方案执行的过程中，任何原因导致的变更可分类进行申请，审批通过后方案分工自动更新。
　　平台根据不同场景，预置多种安排模式供各环节人员选择。在多级任务分解后，平台可按照不同任务节点生成任务台账，并对于重要节点状态进行监督，与此同时平台自动生成督办台账。
　　接待方案
　　主办人可围绕参观安排点位线路，进行座谈、餐叙、住宿、车辆和其他后勤安排，不同安排审批完成后，平台自动生成任务子方案，汇总生成接待方案。
　　接待方案执行
　　接待任务分工后，平台会针对此次接待分解为多个子任务，按照任务计划行程执行，经办人可通过平台随时获取子任务最新信息，如变更、取消等。在接待方案审批完成后，平台自动将参观、座谈、住宿等安排生成显示线路，以地图导航模式一键了解整个接待行程和路线，点击每个节点可以穿透进行详细的行程查阅。
　　接待方案总结
　　具体包括接待记录总结、接待宣传发布、接待费用结算、接待相片寄送、接待记录归档。在接待完成后，由各环节提交接待子任务总结后，由接待负责人进行总结并提交纪。
　　接待任务全部完成后，所有文件资料按照档案管理要求进行存档移交，包括公文、往来函件、纪要、重要文稿、宣传原件或打印件等；每一项接待任务完成后，可以通过接待费用报销，结算接待的所有费用，平台自动生成单项目的所有费用台账，支持穿透查看详细接待费用记录。
　　客户成功案例——华泰集团
　　华泰集团是以造纸、化工为龙头，集印刷、热电、林业、物流、商贸、餐饮、地产、金融等十多个产业于一体的全国500强企业，建有全球最大的高档新闻纸生产基地、全国最大 的盐化工生产基地。作为山东省造纸行业第一家A股上市企业，华泰集团年造纸产能达到400万吨，化工及造纸助剂年产能400万吨，现有员工15000余人，总资产328亿元。
　　华泰集团原有的接待计划、接待用餐审批都是通过纸质方式，不仅效率低，而且纸质文件很难保存，查询统计不方便。而且，接待工作经常是跨公司、跨部门的协同工作，传统方式导致工作协作困难。
　　通过致远互联协同运营平台定制化打造的接待管理平台，华泰集团首先实现接待计划、接待线路、参观对象、用车、会议等服务人员的协作，让接待工作有序开展。其次，实现就餐费用开支、明细查询、自动计算、实时跟踪、过程监督、细化结算，通过费用成本的统计分析有效实现报餐费用定额控制。最后，实现全程电子化审批，解决了每日接待纸质提报的问题，让管理过程更加科学规范。