做报表不知道公式，那你会计白做了！

　　报表管理模块是会计电算化系统中最基本的子模块之一。报表的设计、制作和编制的过程，集中地体现了电算化会计的快速、准确、方便的特点。报表管理也是汇集了多方面的应用与操作难点，完整的会计报表的编制过程是用户的会计知识、计算机知识和电算化操作技术的一次综合应用的过程。
　　报表管理模块提供了以下基本功能：报表格式设置、报表公式设置、报表文件管理、报表数据处理和报表输出。
　　报表管理模块业务处理流程如图2-6所示。
　　图2-6 会计报表管理模块业务处理流程一、报表数据来源
　　在报表数据中，大多数数据都可通过设置取数公式来实现自动取数。由于软件之间在开发环境、数据结构、数据传递关系等方面差异较大，每一软件都依照系统开发员认为是最为方便的形式来设计其取数公式的编写规则，不同软件用于编写取数函数的基本规则也就千差万别。
　　报表内数据分为两类：一类是常数，可以在定义表格时直接逐个填入；另一类是变动数据，通常是在报表生成时从账(表)中获取数据，或根据获取的数据进一步加工生成。通用报表软件用公式(或函数)来定义报表的数据来源。通用报表软件中的公式主要有取数公式和审核公式两类。报表中的数据一般有手工录入、来源于报表管理模块其他报表、来源于系统内其他模块等三种不同来源。
　　（一）手工录入
　　对于报表中的常数，通常采用手工填写的方式录入。
　　报表中有些数据也需要手工输入。例如资产负债表中＂一年内到期的非流动资产＂和＂一年内到期的非流动负债＂需要直接输入数据。
　　（二）来源于报表管理模块其他报表
　　会计报表中，某些数据可能取自某会计期间同一会计报表的数据，也可能取自某会计期间其他会计报表的数据。
　　（三）来源于系统内其他模块
　　会计报表数据也可以来源于系统内的其他模块，包括账务处理模块、固定资产管理模块等。
　　系统中应收、应付、固定资产、薪资管理、供应链模块的凭证生成后都会自动传递到总账模块，形成报表系统数据的来源。一般来说，报表中各项目数据主要来源于总分类账和明细分类账，即报表数据大多来源于总账模块。有些数据也可以直接从凭证库取数，这是通过对记账凭证数据库的各个要素项目的描述来达到直接从凭证库内获取报表指标数据的方法。
　　二、 报表管理模块应用基本流程数
　　（一）格式设置
　　1.设置报表尺寸
　　设置报表尺寸是指设置报表的行数和列数。可事先根据要定义的报表大小，计算该报表所需的行列，然后再进行设置。
　　2.定义组合单元
　　有些内容如标题、编制单位、日期及货币单位等信息可能一个单元容纳不下，为了实现这些内容的输入和显示，需要定义组合单元。
　　3.画表格线
　　最报表的尺寸设置完成后，在数据状态下，该报表是没有任何表格线的，为了满足查询和打印的需要，还需要划上表格线。
　　4.输入报表项目
　　报表的表间项目是指报表的文字内容，主要包括表头内容、表体项目和表尾项目等。
　　5.定义报表行高和列宽
　　如果报表中某些单元的行或列要求比较特殊，则需要调整该行的高度或列的宽度。
　　提示：行高、列宽的单位为毫米。
　　6.设置单元属性
　　单元属性主要指的是单元内容的字体、字号字型、对齐方式、颜色图案等。设置单元属性会使报表更符合阅读习惯，更加美观清晰。
　　7.设置关键字
　　关键字主要有六种：单位名称、单位编号、年、季、月、日，另外还可以自定义关键字。用户可以根据自己的需要设置相应的关键字。
　　8.调整关键字位置
　　如果关键字的位置不合适，可通过调整偏移量的方式来调整关键字的位置。关键字的位置可以用偏移量来表示，负数表示向左移，正数表示向右移。在调整时，可以通过输入正或负的数值进行调整。关键字偏移量单位为像素。
　　（二）公式设置
　　在报表中，由于各报表的数据间存在着密切的逻辑关系，所以报表中各数据的采集、运算就用到了不同的公式。报表中主要有计算公式、审核公式和舍位平衡公式三种。
　　1.计算公式
　　计算公式是指对报表数据单元进行赋值的公式，是必须定义的公式。计算公式的作用是从账簿、凭证、本表或其他报表等处调用运算所需要的数据，并填入相应的报表单元中。
　　现依据数据来源不同，可以将计算公式分为表内取数公式、账务取数公式、本表它页取数公式和它表取数公式四大类。
　　(1)表内取数公式。表内取数公式的数据来源是本页，表内取数公式主要由数据单元和统计函数组成，统计函数的基本表达式是＂函数名(区域)＂。
　　(2)账务取数公式。账务取数公式的数据来源是账套，通过账务取数公式，可以有效的实现总账系统和报表系统的对接。
　　(3)本表其他表页取数公式。其他表页取数公式的数据来源是其他表，因此也称为报表之间的取数公式。
　　(4)表间取数公式。在生成资产负债表和利润表等主要报表后，还需在补充资料中计算一些财务指标：如资产负债率、总资产报酬率、流动比率等，此时可使用表间取数公式。
　　2.审核公式
　　报表中的数据通常存在着勾稽关系，比如＂借方等于贷方＂＂小计数等于各小项之和＂等，审核公式用于审核报表内或报表间的数据勾稽关系是否正确。审核公式不是必须定义的。审核公式由关系公式和提示信息组成。
　　3.舍位平衡公式
　　舍位平衡公式用于报表数据进行进位或小数取证后调整数据，如将以＂元＂为单位的报表教据变或以＂万元＂为单位的报表数据， 表中的平衡关系仍然成立。舍位平衡公式不是必须定义的。定义舍位平衡公式需要指明舍位的表名、舍位范围以及舍位位数，并且必须输入平衡公式。
　　（三）数据生成
　　设置报表格式和报表公式只是定义了报表的结构，如果要得到填有数据的报表，还需要进行报表的编制工作。报表的编制是由系统自动生成的，其作用是使系统运行载有设置好报表结构的文件，使其中的运算公式能从相应的数据源中读取数据填入相应的表单元中，从而得到数据表。系统将自动生成一个文件用以保存生成的数据表。为了区分不同月份的同一张表，每次生成报表前系统都将要求用户输入关键字的值，如相同关键字值的报表已存在，系统将要求用户确认是否重算。如果用户重新编制，则新编的表将覆盖已存在的旧表。因此，用户如果修改过报表格式或报表公式，则必须重新将该报表重算一遍，以得到新结构生成的报表。
　　在报表生成过程中，系统将对公式的格式进行检查，如有语法或句法错误，系统将予以提示。但应注意的是，检查正确不等于公式的逻辑关系也正确，系统对公式的逻辑关系不进行检验，也很难进行检验。
　　（四）报表文件的保存
　　保存将把当前报表文件的所有内容存盘，可以利用＂另存为＂命令制作报表文件的备份或将报表文件保存为其他文件格式。也可以只保存报表文件的图表，报表文件不变。
　　（五）报表文件的输出
　　报表输出可以针对报表格式输出，也可以针对某一特定表页输出。输出报表格式需在＂格式＂状态下操作，而输出表页需在＂数据＂状态下操作，输出表页时，格式和报表数据一起输出。
　　报表按输出方式的不同，通常分为:屏幕在询输出.图形输出、磁盘输出 .打印输出和网络传送等五种类型。
　　1.屏幕查询输出
　　报表屏幕查询输出简称为查询输出，又称屏幕输出、屏幕显示、显示输出，是最常见的一种输出方式。
　　2.图形输出
　　要求报表的数据生成图形时，系统会显示与会计报表数据有关的图形，便于分析会计报表。
　　3.磁盘输出
　　一般指将报表以文件的形式输出到磁盘，以便上报下传。
　　4.打印输出
　　打印报表是指将编制出来的报表以纸质介质的形式表现出来。不同的会计报表，打印输出的要求不同。其中，资产负债表、利润表等月报要求每月打印，而现金流量表只需年末打印。
　　5.网络传送
　　网络传送方式是通过计算机网络将各种报表从一个工作站传递到另一个或几个工作站的报表传输方式。
　　三、利用报表模板生成报表
　　报表管理模块通常提供按行业设置的报表模板，为每个行业提供若干张标准的会计报表模板，以便用户直接从中选择合适的模板快速生成固定格式的会计报表。
　　利用报表模板生成报表，简化了用户的报表格式设计工作。用户不仅可以修改系统提供报表模板中的公式，而且可以生成、调用自行设计的报表模板。