关于电话礼仪的重要性

　　电话是我们现代社会的进步象征，但是打电话如果你不懂礼仪就会让人贻笑大方，所以电话礼仪有很大的重要性。下面是品学网为大家准备的关于电话礼仪的重要性，希望可以帮助大家！电话礼仪的重要性
　　电话被现代人公认为便利的通讯工具，在日常工作中，使用电话的语言很关键，它直接影响着一个公司的声誉；在日常生活中，人们通过电话也能粗略判断对方的人品、性格。因而，掌握正确的、礼貌待人的打电话方法是非常必要的。随着科学技术的发展和人们生活水平的提高，电话的普及率越来越高，人离不开电话，每天要接、打大量的电话。看起来打电话很容易，对着话筒同对方交谈，觉得和当面交谈一样简单，其实不然，打电话大有讲究。
　　1、接听电话前：
　　、准备记录工具：如果大家没有准备好记录工具，那么当对方需要留言时，就不得不要求对方稍等一下，让宾客在等待，这是很不礼貌的。所以，在接听电话前，要准备好记录工具，例如笔和纸、手机、电脑等。
　　、停止一切不必要的动作：不要让对方感觉到你在处理一些与电话无关的事情，对方会感到你在分心，这也是不礼貌的表现。
　　、使用正确的姿势：如果你姿势不正确，不小心电话从你手中滑下来，或掉在地上，发出刺耳的声音，也会令对方感到不满意。
　　、带着微笑迅速接起电话：让对方也能在电话中感受到你的热情。
　　2、接听电话
　　、三声之内接起电话：这是星级酒店接听电话的硬性要求。此外，接听电话还要注意：
　　、注意接听电话的语调，让对方感觉到你是非常乐意帮助他的，在你的声音当中能听出你是在微笑；
　　、注意语调的速度；
　　、注意接听电话的措辞，绝对不能用任何不礼貌的语言方式来使对方感到不受欢迎；
　　、注意双方接听电话的环境；
　　、注意当电话线路发生故障时，必须向对方确认原因；
　　、注意打电话双方的态度。
　　、当听到对方的谈话很长时，也必须有所反映，如使用ldquo；是的、好的rdquo；等来表示你在听。
　　、主动问候，报部门介绍自己；
　　电话礼仪、如果想知道对方是谁，不要唐突的问ldquo；你是谁rdquo；，可以说ldquo；请问您哪位rdquo；或者可以礼貌的问，ldquo；对不起，可以知道应如何称呼您吗？rdquo；；
　　、须搁置电话时或让宾客等待时；应给予说明，并致歉。每过20秒留意一下对方，向对方了解是否愿意等下去。
　　、转接电话要迅速：每一位员工都必须学会自行解决电话问题，如果自己解决不了再转接正确的分机上，并要让对方知道电话是转给谁的。
　　、对方需要帮助，大家要尽力而为：作为酒店的员工应尽力去帮助宾客，对于每一个电话都能做到以下事情、问候、道歉、留言、转告、马上帮忙、转接电话、直接回答（解决问题）、回电话
　　、感谢对方来电，并礼貌地结束电话：在电话结束时，应用积极的态度，同时要使用对方的名字来感谢对方。
　　、要经常称呼对方的名字，这样表示对对方尊重。
　　（9）、当手机出现未接电话时要及时回复短信或者电话，询问是否有要事等
　　（10）、若非有要紧事，晚上十点后尽可能不要给任何人打电话，以免打搅别人休息
　　3、问候礼仪
　　（1）以问候语加上单位、部门的名称以及个人姓名。它最为正式。
　　（2）以问候语加上单位、部门的名称，或是问候语加上部门名称。它适用于一般场合。
　　（3）以问候语直接加上本人姓名。它仅适用于普通的人际交往。需要注意的是，不允许接电话时以ldquo；喂喂rdquo；或ldquo；你找谁呀rdquo；作为ldquo；见面礼rdquo；。特别是不允许一张嘴就毫不客气地查一查对方的ldquo；户口rdquo；，一个劲儿地问人家ldquo；你找谁rdquo；、ldquo；你是谁rdquo；，或者ldquo；有什么事儿呀rdquo；，这样一来，别人在厌恶之余就会很难接受你。职场电话礼仪
　　一、通话准备6W
　　who通话对象：领导？同事？客户？
　　why通话目的和理由：通知？投诉？
　　what商谈细节要理清：最好把要说的话先有条理地写下来，然后边说话边勾掉已经告知的事项。当告知清所有事项后，可以和对方说稍后会另外发条短信，这样可以便于查看记忆
　　when合适的谈话场所：当然要选比较安静的地方
　　where通话时间恰当：不要啰嗦，要有逻辑
　　how合理的表达方式：语气合适，音量适当，语速适中，态度积极。
　　小编温馨提示：还有一个临场性原则，就是把通电话想象成面对面交谈。如果你在话筒这边保持的是严肃而非微笑的表情，那么你说出来的话很可能就不会带有亲切的语态了。
　　二、通话过程4步骤
　　1。问好，自我介绍并确认对方。
　　问好是必须的。
　　同时，应该加上名字。比如，我是XX公司的。举个例子，很多人在跟主管沟通的时候会忘记报上姓名，因为觉得主管要管理那么多员工，应该也记不清我是谁，所以觉得没有提的必要。其实不然，这是一种礼貌，如果你通话内容是想拜托领导一些事宜，那么让对方知悉你的名字很必要，不然他连帮谁办事都不知道，这不是对他的不尊重吗？
　　最后是确认对方，开头就要问明是不是自己所要通话的对象，否则自己还没等对方回应就讲一堆，在引起反感之余也许还会透露出一些保密信息给不相干的人。
　　2。通话时要注意以下三点：
　　第一，及时接听。比方说客户打电话到公司，很久都没有人接，那么他可能会质疑这个公司的正规性，认为没有严明有序的规章制度。所以如果真的是太忙无法及时接听，那么接听起来后应该第一时间和客户说抱歉，说明刚才在忙什么。这样一个是可以打消客户顾虑，同时也可以给客户以ldquo；这家公司业务繁忙、生意不错rdquo；的印象。
　　小编温馨提示：及时接听并不意味着对方打过来立马接听，这样会使对方没有准备的时间。因此，即使你正好就在电话边上，也要等铃声响两到三遍，再接听。
　　第二，过滤电话。如果是上司不想接的电话一般应回答老板在开会中，然后问清对方有什么需求，表明先帮忙记下来，等上司答复再回复对方。或者，如果是上司不想出席的会面一般应回答说老板在出差。
　　小编温馨提示：不要说老板在上洗手间之类的，就算真的是这样，也不用这么老实，不用事无巨细都要向对方报告。
　　第三，信息保密。对于公司或者客户的内容需要保密的一定要保密。如果客户问你什么你就答什么，那么在泄露信息之余还会让人觉得公司不正规，连这些基本的培训都没有做到位。
　　3。记录或者确认。
　　对方打过来告知的事项要记录好，然后再重复一遍给对方听，比如电话号码、地址等。如果都是对方说，那么他的疏忽可能会导致你的记录错误。
　　4。话别，注意挂机顺序。
　　和领导上司、客户通话一般是让对方先挂。如果同事通知事项的话，谁先挂无所谓，一般是等对方先挂。因为可能你挂的时候，对方突然想起什么事情没通知，再想继续通话的时候你已经挂机了，造成不必要的困扰。所以等对方确认完毕，再挂电话是比较好的做法。给客户打电话前的六个重要礼仪
　　一、要有喜悦的心情
　　我们一般打电话的时候，若听到对方清晰、悦耳的声音，心里肯定也会很愉快和与对方顺利对话。由于面部表情会影响声音的变化，所以即使在电话中，也要抱着对方看着我的心态去应对。我们要保持着良好的心情去打电话，那么对方听到的声音也是亲切、优美的。这样即使对方看不见你，但是从欢快的语调中也会被你感染，给对方留下极佳的印象，
　　二、清晰明朗的声音
　　打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿势对方也能够听得出来。如果你打电话的时候，弯着腰躺在椅子上，对方听你的声音就是懒散的，无精打采的，若坐姿端正，所发出的声音也会亲切悦耳，充满活力。因此打电话时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能注意自己的姿势。
　　三、迅速准确的接听
　　现代工作人员业务繁忙，桌上往往会有两三部电话，听到电话铃声，应准确迅速地拿起听筒，最好在三声之内接听。电话铃声响一声大约3秒种，若长时间无人接电话，或让对方久等是很不礼貌的，对方在等待时心里会十分急躁，你的单位会给他留下不好的印象。即便电话离自己很远，听到电话铃声后，附近没有其他人，我们应该用最快的速度拿起听筒，这样的态度是每个人都应该拥有的，这样的习惯是每个办公室工作人员都应该养成的。如果电话铃响了五声才拿起话筒，应该先向对方道歉，若电话响了许久，接起电话只是喂了一声，对方会十分不满，会给对方留下恶劣的印象。
　　四、了解来电话的目的
　　上班时间打来的电话几乎都与工作有关，公司的每个电话都十分重要，不可敷衍，即使对方要找的人不在，切忌只说不在就把电话挂了。接电话时也要尽可能问清事由，避免误事。我们首先应了解对方来电的目的，如自己无法处理，也应认真记录下来，委婉地探求对方来电目的，就可不误事而且赢得对方的好感。
　　五、认真清楚的记录
　　随时牢记5WIH技巧，所谓5W1H是指When何时Who何人Where何地What何事Why为什么HOW如何进行。在工作中这些资料都是十分重要的。对打电话，接电话具有相同的重要性。电话记录既要简洁又要完备，有赖于5WIH技巧。
　　六、挂电话前的礼貌
　　要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出，然后彼此客气地道别，说一声再见，再挂电话，不可只管自己讲完就挂断电话。
　　随着科学技术的发展和人们生活水平的提高，电话的普及率越来越高，人离不开电话，每天要接、打大量的电话。看起来打电话很容易，对着话筒同对方交谈，觉得和当面交谈一样简单，其实不然，打电话大有讲究，可以说是一门学问、一门艺术。