办公室访客接待礼仪

　　办公室人员接电话看似小事，其实有一定的学问。下面是品学网为大家准备的办公室电话接待礼仪，希望可以帮助大家！
　　办公室电话接待礼仪
　　一、及时接听
　　如果电话铃声一响起，就应立即放下收头的事去接听。如果接听不及时，就会反映出一个人散漫的态度，而且应该亲自接听电话，轻易不要让他人代劳，尤其是不要让小孩干代接。
　　在接电话时，我们提倡ldquo；铃响不过三rdquo；：接听电活以铃响三声之内接最适宜。吧要铃响许久，才姗姗来迟。也不要铃响过一次，就拿起听筒。这样会让打电话的人大吃一惊，如有持殊原
　　因
　　致使铃响许久后才接，要在和刘方通话时向对方说明情况，棱示歉意。
　　正常情况下，不允许不接听来电，特别是ldquo；应约而来rdquo；的电话。就像敲门一样。如果刚敲第一声门你就开门，就会让对方吓一跳，而且还会认为你清闲得聚精会神地等着别人来敲门。如
　　果门被敲了很多省还没有回答，又会被认为没有人在，或者是不想理。
　　二、确认对方
　　一般情况下。对方打来电话后都会主动介绍自己。如果对方打来电话，没有主动介绍自己或者自己没有听清楚，你就应该主动问；ldquo；请问您是哪位价我能为您做什么？您找哪位？rdquo；但是
　　，人们习惯性的做法是，拿起电话听筒后便会向对方盘问：ldquo；喂：哪位rdquo；这让对方会感到阿生而且感情疏远，缺少人情昧。
　　接起电话。拿起听筒后应首先自我介绍：：ldquo；您好，我是某某某rdquo；
　　三、非常规电话的处理
　　如果接到打错的电话，不要发怒更不能出口伤人，正确做法是简短向对方说明情况后挂断电话。有时候接起电话，问候多声却听不见对方说话，这时绝对不可以不外青红皂白，认为是恶
　　意骚扰电话而破门大骂。因为，这种情况极可能由电话线路问题引起。使你听不见对方的声音，但是对方能听见你声音。万一对方是你的客户或上级，听到你在这端破口大骂，会造成什么样
　　的后果。如果对方是恶意骚扰的话，应简短而严历地批评对方。不必长篇大沦，更不应该说脏话；如果问题严重，可以考虑报警解决。
　　四、分清主次
　　1。接听电话要专心，与其他人交谈，边听电话边看文件、看电视那是很不礼貌的行为，吃东西边是失礼。
　　2。如果在会晤贵宾或会议期间接到电话，可向其歉意地说明不能立即通话的原因，并求诺稍后再联系。
　　3。接听电话时如果有别的电话打进来，千万不要不理睬，因为很可能是急事。可请求正在通话的一方稍等片刻，并对其讲明原因，然后立即去接另一个电话，问清情况后先访对方稍候，
　　或晚会儿再打进来，之后再继续和前者通话。
　　4。不能因为图清净随便拨下电话线。
　　五、规范地代接电话
　　代别人接电话时。要特别住意讲话顺序，首先要礼貌地告诉对方来历才能问对方是何人，所为何事，但不要询问对方和所找人的关系。
　　1。尊重别人隐私。代接电话时，忌远远地大声召唤刘方要找的人。不要旁听别人通话、更不要插嘴。不要随意扩散对方托你转达的事情。
　　2。记忆准确要点：如果对方要找的人不在，应先询问对方是否需要代为转让。如对方有此意愿，应照办。最好用笔记下对方要求转达的具体内容，如对方姓名、单位、电话、通话要点等
　　，以免事后忘记，对方讲完后，应再与其验证一遍，避免不必要的遗漏。
　　3。及时传达内容。代接电话时，要先弄清对方要找谁，如果对方不愿问答自已是谁，也不要勉强。如果对方要找的人不在，要如实相告，然后再询问对方ldquo；还有什么事情？rdquo；这二者不能
　　颠倒先后次序。之后要在第一时间把对方想要传达的内容传达到位。不管什么原因、都不能把自己代人转达的内容，托他人转告。
　　六、录音电话
　　1。留言制作要规范。留言内容一般包括这么几项：问候语、机主姓名和单位、致歉语、留言的原因、对来电者的要求以及道别语等。
　　2。如非很必要，尽量少使用录音电话，要及时处理录音电话上打进来的电话。
　　办公室电话接待须知
　　文明应答
　　对方打来电话，一般会自己主动介绍。如果没有介绍或者你没有听清楚，就应该主动问：ldquo；请问您是哪位？我能为您做什么？您找哪位？rdquo；当对方说明要找的人后，应说ldquo；请稍等rdquo；，然后找受话人。如果受话人虽在，但有事无法分身，可礼貌地向对方解释并提出建议，以免浪费对方时间，如ldquo；王先生现在正忙，您过5分钟再来电话吧？rdquo；如果对方要找的人不在，可以礼貌地解释并提出建议，如ldquo；王先生不在（不在的原因），我能帮您什么忙吗？rdquo；
　　认真倾听
　　在接电话的过程中，应避免打断对方的讲话，可视情况用ldquo；嗯rdquo；、ldquo；是的rdquo；、ldquo；对rdquo；、ldquo；知道了rdquo；等作答。没有听清听懂，致歉后再请求对方重复。对重要的内容应记录，并请求对方重复确保无误。在电话交谈结束时，应谦恭地问一下对方：ldquo；请问您还有什么事情吗？rdquo；当确认对方已经讲完之后，方可结束通话。挂电话时，切忌没有致结束语就挂机或是挂机动作突然、用力过大，使对方产生误解。
　　接听细节
　　从拿起听筒到放听筒，整个过程都有礼仪规范，不可疏漏任何一个环节。接听电话时，应注意嘴和话筒保持4厘米左右的距离；要把耳朵贴近话筒，仔细倾听对方的讲话。讲话时，声音不宜过大或过小，吐词清晰，保证对方能听明白，绝不能叼着香烟、嚼着口香糖。要多用ldquo；您好rdquo；、ldquo；请rdquo；、ldquo；谢谢rdquo；、ldquo；对不起rdquo；、ldquo；不客气rdquo；等文明用语，而不能用失礼的ldquo；喂rdquo；来称呼对方；当对方要找的人不在时，接电话人也不要主动打听对方的来意。
　　声音亲切
　　拿起电话听筒的时候，一定要面带笑容。不要以为笑容只能表现在脸上，它也会藏在声音里。你在微笑，电话就会传递你的微笑；你是快乐的，电话也会传递你的快乐。亲切、温情的声音，会让对方对你产生良好的印象。如果绷着脸，声音会变得冷冰冰。即使你看不到和你通话的人，你也要像他们就在你的面前一样对待他们。他们一直在注意着你的声音，包括语调和心情，你需要把你全部的注意力投入到电话中。
　　做好记录
　　电话接听记录是办公室工作的重要文档资料，是领导安排工作、调度工作、上情下达、检查督促、界定责任的重要依据。办公室工作人员要养成这样一种习惯：用左手接听电话，右手拿好纸笔，随时记录有用信息。如会议通知就要准确记录会议名称、开会时间、地点、座位号及会议要求，并及时将情况报告相关领导及参会人员。