麦肯锡精英的工作习惯：高效工作，事半功倍

　　很多人都知道帕累托法则（又名二八定律）表明，20的事情（例如你的客户）产出了80的结果（例如公司总销售额）。但不见得很多人会用这个法则，其实，最后结果的80，往往是由你工作的20完成的。因此，关键就是如何确定这20的工作是什么，以及把其他80的工作委派出去。确定工作中最重要的20的3个方法回顾确定工作中最重要的20，第一个方法是“回顾”。回顾一下，去年推动你公司发展的最重要的项目是什么？这个问题的答案会告诉你最重要的那20工作，以及你需要继续去做哪些工作。列表第二个确定优先工作的方法是列出你接下来要做的工作，并且思考下面几个问题：这些工作真的会给你的公司带来利益吗？你擅长做这项工作吗？公司里有其他人比你更加胜任这项工作吗，或者说能够把这项工作做得和你一样好。记录把低价值的工作记录下来。要做到这一点，你首先需要停止做那些低价值的工作。例如，如果你能以1小时10美元的价格雇佣一个人来做某项工作，你就不必自己去做。当你回顾自己过去的工作时间时，把属于这类的工作都记录下来。接下来你需要做的是：把那些低价值的工作委派给其他人。有效委派任务的6个步骤对于一些企业家和公司老板来说，委派任务在一开始常常很困难，因为他们总是希望自己能够掌控一切事情。
　　然而，为了达到最佳状态，你必须学会委派任务。乔布斯就是这样做的，他没有自己制作出iPod的样机，也没有亲自参与制造、市场和售后服务的管理。比尔盖茨也没有编写所有微软产品的代码。再想一下，如果理查德布兰森没有将工作委派出去，他还能够管理将近50家公司吗？事实就是这样，只有将任务委派给其他人，你才能将时间节省下来，专注于那些能带来最高效益的工作。然而，如果委派不当，结果将会是工作没有完成或做得很差，那你可能需要花费更多时间和精力去处理这个后果。因此合理委派工作是至关重要的。确认能够委派任务的那个人这个人可能是你公司的员工，也可能是外包人员或外包公司。这个人必须具备完成这项任务的相应技能，而且能够在规定时间内完成任务。你的员工需要列出每周或每日要做的工作，以便你能够查看这些表单，来确定适合这项任务的人选。将工作交代清楚下一步是将工作交代清楚，包括工作是什么，需要交付的东西，完成日期，以及为什么需要做这项工作。如果你草率处理这个步骤，只简单交代“在这个日期前把这件事完成”，那你可能得到不满意的结果。考虑工作计划以及如何完成这项工作接下来，你需要考虑工作计划，尤其是接受委派的这个人如何去完成这项工作。需要注意的是，你要委派的不是某一项任务（比如今天将这份报告发一份传真）而是一个过程（比如从现在开始将我所有的报告都传真过去）。因此，当你委派一项像发传真这么简单的任务时，你需要考虑工作计划。例如，你多久需要发一次传真？当你完成报告后，需要在什么时间内将其传真出去？发送传真后必须要做什么（确认收到、粉碎文件）？你需要花时间去详细考虑并记录下这个任务需要如何被完成。让被委派人复述工作计划加下来，你要让被委派任务的那个人向你复述任务，以确认他们完全理解了你的要求。
　　很多人在听完后都会点头说“是的，我明白了”，但如果你让他们复述要求，就会发现他们的理解是错误的。你需要让他们把你的工作要求复述清楚。跟踪任务进展并提供反馈（长期任务）当你委派的任务需要超过一到两天完成，你必须跟踪任务进程并提供反馈。理想状态下，你应该在每个任务节点进行检查，确保工作正确进展。为了确保任务能正确完成，你需要在日历上标出检查节点，并及时监控上报结果。如果员工没有上报，必须及时提醒他们进度已经落后。你要定期同他们见面并给他们反馈和指导。评价员工表现有效委派任务的最后一步是评价员工表现。很多企业家和公司老板都忽略了这一步，并因此深受其害。原因是，如果某人第一次完成你委派的任务时得到了B1评价，你认为他下次会做得怎么样呢？下次他会神奇地做到A1的程度吗？不会。事实上，如果他们认为B1已经很好了，那下次他只会做到B1或更差的程度。这就是为什么给出反馈或评价表现能够使你下次得到更好的员工表现。即使员工做得不错，你也要向他们解释为什么这次的工作做得很好，这样他们才会在下次工作中表现得同样出色。你需要告诉他们是否还有完善的空间。比起毫无反馈，人们更喜欢收到少许负面反馈。因此，讲清楚哪里很好哪里尚且欠缺，你会在员工身上不断得到更好的结果。最后，你需要明白，在第一次委派任务时，你可能需要比你亲自去做这份工作花费的时间更长。然而，一旦你成功把这些工作委派出去，你就可以永远摆脱这些琐碎的事情。你也必须接受这个事实：很多你委派出去的工作，可能不如你自己亲自去做的效果更好。尽管对于公司的一些方面（例如为客户提供服务）是不可接受的，但对于其他方面（例如采购、文书工作），能做到足够好就够了。有效的委派工作使你能够被取代，尽管这似乎听起来有点奇怪，但这就是你想要的结果。这样你就能有更多时间来发展公司，而不是简单地维持其运转。你能够花更少的时间工作，享受一次真正的假期。你的公司对于买方也会更有吸引力，如果你的终极目标是将公司卖掉的话。
　　过去，时间管理专家建议我们将工作分为A、B、C三类，先完成A，再B，如有时间再C。若优先性改变，也只需改变ABC的顺序即可。遵循一些基本的时间管理规则，则有可能完成所有工作。上述想法在20072009的金融危机中消逝了。从2008年1月到2010年2月，我们失去了880万个工作岗位。尽管职位没了，但工作仍在。老师们要教育更多学生；客服代表们要接更多电话；团队合并使得经理们要管理更多员工。无论哪种职位，人们都要做更多工作。虽然从那时起生产率有实际增加，但ABC类任务分级时代已经过去了，忙不过来成了新常态。因此，职业生存的关键是扔掉低价值工作，停止那些对顾客或同事意义不大的工作。主动出击，为自己设计一个全新可行的工作。为什么要停下低价值工作？？？开始新工作时，你对必做工作有新鲜视角，能更轻易区分低价值工作。整理手头工作，给主管建议3个月的任务目标，尽量摆脱无用任务。？？？？当你的工作责任增加时，你就有机会重组工作并展示你的计划。给主管建议：“这项任务会大约耗费我20的时间，请问我该承担吗？或者我应该”？？？？发生重组时，你要注意不要承担太多工作。人们大多认为不能拒绝工作，否则会被解雇。但实际上，重组后的幸存者，都对企业未来的成功有重要作用。因此若你主动重组你的工作，会被认为态度积极。？？？？当你工作出色且大家都在庆祝时，是提要求的绝佳时机。向生产部门或信息技术领导请求帮忙，减少你的低价值工作？？。如何停止低价值工作？投票取消。聪明的控制者会多年一直发送没人读的季度报告。他发送列表，请求投票选出最重要的3或4项；然后停止那些没人选的报告。另一个方法是问客户哪些是你不需做的，好比现在零售店员问人们是否需要收据。宗旨就是停止不重要的工作，但要先核实，以免带来麻烦。自动化。如果是低价值，那就容易自动化。找个IT部门的朋友帮你。不论是规划、确认、做标准安排，都可能有现成应用可选。确定你要做的事，找个人帮你。制定自己的规则。限制将要做的事并告知他人你的规则。一个教授决定只给她的学生写推荐信，并在课上宣布。此举给她节省很多时间。每周为自己留出同样时间。思考如何摆脱低价值工作，一个小时就能有效果。选个时间，坚持下去；关上门（如有），或找个会议室。或许人们要一段时间才会习惯在此期间不打扰你，但如果你礼貌坚持，他们会习惯的。或者采用儿科医生的方法，保持通话，让人们知道你何时有空，何时在忙。重塑你的工作，毕竟这是你的工作，让它为你而工作，同时停止低价值工作。本文作者普莉希拉克拉曼是波斯顿CareerStrategies公司总裁，公司主要给个人和企业提供职业指导和职业管理服务。
　　人脉，记住姓名发展人际关系从记住对方的名字开始：记住别人的名字能让你的名字更宽广，在交往时，将记住他人名字放在第一位，有三个窍门，在初次见面时有三个机会可以称呼对方：在自我介绍时说出对方的名字。在提问时说出对方的名字，比如：XX，你是哪里人？告别时说出对方的名字，如：XX，今天非常感谢，期待下次见面可以聊聊籍贯和个人经历，多问对方的事情，并真心关心对方。清晰的记住与对方相处的时间。在中国的时候，见面之后，通常会交换微信，以前的文章聊过一些建议。还可以通过手机APP快速扫描名片，自动发封介绍邮件到对方邮箱。试着选择不同的场所和时间这次在午餐见面，下次可以选择晚餐，这次晚会，下次可以喝咖啡。尝试在工作和生活等不同场合接触，能接近双方的距离。不管多忙，每周都要跟与工作无关的人见一次面通过跟不同行业的人聊天，能从不同角度体验和了解信息，还能跳出当前的视角。最少每周安排一次公司之外的见一次面与值得信赖的朋友或熟人介绍的人见面如果对对方有好感，约定近期见面你对超越利害关系的人脉抱有依赖，人际关系才能会到发展。注：对这条建议做下补充，最好定期的留出时间找人共进午餐或晚餐，跟一个人聊几分钟通常没有太大的意见，最好一对一或一对二，聊上30或1小时左右的深度聊天，能让双方进一步加深了解。培养思考无固定答案的习惯在中国和日本的考试制度中，学生非常习惯一个问题都有标准的固定答案，最在商业环境，应该培养自主思考能力，从现实中问题，并得出自己的见解。读书术：读书后，要花三倍的时间思考。
　　按章进行总结，并且按逻辑构成列出来，摘出主要信息，最后总结出自己的理解的含义。这点我到是一直在这样做，阅读完做笔记、写读后感和思维导图都是不错的方法。通过新闻来培养市场感市场是根据需求和供给来确定价格，买方和卖方根据对将来的预测确定买卖价值和买卖数量。当你看到一条新闻时，要思考人们对这些信息有什么反应，可以注意以下几点：读完后思考人们对这则消息的反应。比如下周的股市有可能会影响历史，你认为是空方还是多方能赢，你的判断依据是什么，是怎么推导出来的。你可以把对这条的预测来写入日记，看看自己的判断是否正确。等过段时间，大局稳定之后，看看你的预测是否正确，推导过程是否正确。我相信有些人碰运气能踩对，但推导过程能正确的非常少。前几天说过的决策日记，大家可以试试。注意报纸上的新闻，注意各条新闻的登载方式。不同新闻在报纸的位置和方式也是不同的，这里有一些很细微的差别。就象有些人可以通过看人民日报和新闻联播就能判断大势。至少一次读多份报纸。不同类型的报纸对同一事情的观点是不同的，比如你可以同时看国内外不同媒体的报导，了解和熟悉世界各主要媒体之间的差别，并为自己预测做出判断。比起创意，要重视坚定的意见要使自己持有的意见足够坚定，就需要具备这一意见的逻辑推理能力。麦肯锡的顾问每天都会制作逻辑清晰的图表，这并不是为了企划案来准备资料，而是为了理清逻辑思路，推导出可信的结论。在推导时，尽量别依靠网络“作弊”，要独立思考，找出答案。如果你总习惯利用网络来找到解决方法，时间一长就很难区别思考和搜索，而不会进行主动思考，当你遇到一个新的情况时，很难找到解决方法。要让思考成为习惯，每天都不间断的进行练习。利用纸笔来思考别整天电子设备不离身，纸和笔可以处理电子设备不能解决的问题。作者遇到难题时，只带纸笔去咖啡厅待上30分钟，在纸来写出解决方法。跟上级或同事讨论时，事先列出疑问，带好笔记和笔进行讨论。这样讨论时，论点明确，并且会对方觉得你很重视，有备而来。看看网络上金三胖的图片，你会发现他身边的人都通过纸笔记录来表示对金三胖的重视。
　　整理过程：先写出头脑中的想法别介意逻辑、因果关系、优先顺序和语言表达方式不断审视整理，比如使用金字塔结构，必要时用图表表示。这一步可以用A4笔记法来代替。用三个关键锻炼瞬间思考能力把事情整理成三点，更容易让人重视、记住和接受，会锻炼下面的几个能力：论点分解或总结逻辑推理能力区分优先性时间管理能力加强说服力交流能力健康书中特意把健康也列为一个关键能力，非常赞同这个观点，通过各种运动来增加身体也是我反复推荐的。着装服装整洁比个性重要。在咨询、投行、金融行业，不一定要非常昂贵，但你的着装应该给人带来一种干练感。仪表整洁从鞋子开始。老外对于鞋子非常重视，重视到有不少人，自己擦鞋当成一种放松的方式，比如纸牌屋的男主角。以前我的个人习惯就是见客户之前，一定会把皮鞋打油或去擦鞋，穿上一双干净的皮鞋会提高自信。好皮鞋最好一天一换，不穿的时候，用木制的鞋撑并鞋撑起，这样鞋就不会变形，能延长寿命。日本有专业的压裤线机，作者建议单人男人去买一台。个人建议参加重要场合前最好把衬衫和西服去干洗和熨烫一下。时间管理无论遇到什么情况，都要提前10分钟到场。20多岁时，将精力放到眼前的工作上。30多岁时，将周末的半天用来自我投资。这个建议，跟作者的职业有，麦肯锡的咨询顾问一定会经常加班，空闲时间非常少。但对于普通人，100天时间管理行动的三条建议中就有一条每天坚持一个梦想番茄，在自己的梦想和目标是花上30分钟。提前1小时到公司，这时的效率最高，放到要事上。别在这时查看邮件和上网，这点跟我以前的建议类似，在10点半完成三件要事。在精力最充沛时完成最重要的事情。提前1天准备好第二天工作清单。整理好办公桌：100天行动之办公桌效率提升从整理办公桌开始吃好早饭。观察一个人周一上午的工作状态，就能判断出他的能力。注：这部分的建议跟以前的时间管理建议类似，我说的能更详细一些。沟通笔记本应该能在三秒中内打开接到任务后，在进行当场确认先明确5W1H（对谁，做什么、何时、何地、为什么这么做以及怎么做），当时向指标示者请求任务的详细信息。5分钟内马上开始安排进程和计划。有疑问立刻确认。管理上级要觉得让繁忙的上级给你挤出时间。做好随时沟通的准备，在汇报简练一些。最好在第二天一大早进行汇报。即使只完成70，也要汇报。其它沟通时间注意好细节，注意资料的统一感。参加会议一定要发言，要提前做好准备。可以使用白板进行沟通。
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