新冠疫情应该是2020最大的黑天鹅了。我在家办公也将近两个月了。这期间跟进了一个大版本的迭代，也接手了新的项目，涉及很多跨地域、跨团队的沟通。借此机会呈上我总结的一套工作提效方法，各位请过目。 其实，远程办公在很多公司或者对于一部分人来说，早就是一种常态。而在未来，这种工作模式将会变得更加普遍化。 当然这套方法对于日常工作，也能大有助益，希望能够帮助到你，先上干货： 远程办公清单 工作提效卡片 其实我这套方法，是一套明确目标制定计划高效执行回顾总结的工作模式，希望你通过这种方式去练习，养成良好的习惯，不断精进。 下面逐步展开来讲： 一、先明确短期目标 目标就是要回答：在工作上我们想做什么？。我们日常的工作，只有以目标为导向的，这样精力才能更聚焦，决策也才更有效，付出也才能更有成果。 相反，如果没有确定工作目标，你会发现每天都浑浑噩噩的，过得很快。明确目标就是树立一座灯塔，让航行其中的我们更有方向感。 通常，我们需要结合自己工作实际确立短期的目标，比如以周为单位来定目标。只有先明确了目标，我们才能围绕目标把接下来一周的工作安排妥当。 明确短期目标 确定工作目标需要遵循下面几个原则和要求： 目标要求简洁、定性、有时限性要求，最好有一定的鼓舞性。比如我短期最想做的工作是完成新版本上线，那我的目标就可以定为完成产品Vx。x版本的顺利上线。 注重工作的优先级和延续性，控制目标的个数，每个阶段的目标不要超过3个。 目标的优先级要根据工作的实际来确立，如果遇到特殊情况要及时做出调整。比如出现一些所谓不可抵抗力的事情，像老板拍下来的政治任务，就需要对之前的目标快速做出调整。 二、制定每日工作计划 明确目标后接下来就需要根据目标来制定每日工作计划，需要以下步骤来完成： 第一步：首先需要找到目标实现的最优执行路径 通常完成一个目标的路径会有很多，我们需要找到最优解，并把他们明确为几个关键里程碑就可以。 找到目标实现的最优路径 还以上面我定的目标完成产品Vx。x版本的顺利上线为例。其实这个目标通常实现的路径比较简单：完成产品方案完成开发提测并完成发布上线。 当然如果实际有并行事件会复杂些，如运营工作、商务合作的到位等等，也会是关键路径中的一环。这个时候就要考虑怎么样的节奏才是最优的路径。 第二步：需要结合目标和路径，拆解出目标达成的关键结果 路径只是实现目标的方式，而关键的结果才是实现目标的保障。要制定这个关键结果就需要对目标的关键词进行一一的拆解，并定义出对应的指标。 拆解目标达成的关键结果 比如我要实现完成产品Vx。x版本的顺利上线目标，我们抽取两个关键词：Vx。x定义为该版本P0级别功能全部完成，顺利定义为0bug且一次性成功上线，再结合上线路径，得确定关键的结果： xx月xx日完成需求文档策划和产品评审； 开发x天完成P0需求，并于xx月xx日提测； 测试需要xx日开始进场测试，并于xx日完成测试； xx日开发完成bug修复，并提交上线。 第三步：梳理出需要完成的具体任务量 梳理出具体的工作事项 还是以上面的例子来说，我们可以把需要完成的任务一一罗列下来： 完成产品需求文档撰写； 完成数据指标梳理和数据埋点方案（否则到时候来不及加打点，为此要延期也是最郁闷）； 组织并完成产品评审，并做出修改定稿； 与设计师沟通明确设计排期，推进设计产出，在xx日完成设计定稿； 开发人力拉通，以及确定排期等； 后端完成节奏和进度推进（因为后端提供数据接口，是前端工作的前提条件，所以必须按期保障，这样进度才不至于阻塞）。 前端工作推进（尤其是大的改版，往往重心在前端）； 和测试的提前拉通，测试及时梳理测试case，按时进场； 测试完成几轮测试，开发修复完bug，如此等等。 第四步：制定每日工作计划 按照实际工作的进程，和达成目标的时限，把任务分配成每日的工作量，并根据事情的优先级进行排序，以此完成每日工作计划制定。 拆解每日工作计划 制定每日计划的原则和注意事项： 明确目标实现的最优化路径； 拆解目标的关键结果，通常是一种定量的指标，是对目标的定性关键词的诠释和支撑； 每个目标的关键指标不要超出5个，如果超出5个说明目标定的太大，不聚焦，必须做出调整； 计划要明确具体的deadline和责任人，注重节点时间的把控。 三、坚决、高效执行 1。注重时间管理，保持专注和高效的状态 时间是一种特殊资源，也是一种限制因素。 德鲁克 1）坚持确立目标制定计划的工作模式和习惯。坚持计划，对于计划外的需求，对于和目标、工作计划或者与目标不符的事情，要敢于SAYNO！ 2）学会掌控好自己的时间，并做好时间的合理分配： 制定合理的作息时间； 每天重点解决的事情不要超出3件； 每天给自己留好整块时间，或者把一些零碎的时间集中起来，用来解决重点和难点问题； 降低时间成本付出，减少无端时间消耗，砍掉一些不必要的活动。 其实疫情期间刚复工上班时，我们团队早上有坚持每日花式打卡活动，但是有些打卡主题的门槛高，以至于后来参加的人越来越少。因为大家每天的工作很繁重，还需要很花心思去准备。所以现在看虽说用意是好的，塑造大家上班的仪式感，但还是太注重形式了。 3）不要把精力太分散，保持专注，减少多任务的切换成本 4）各个环节都要注重工具的使用，提升工作效率 如使用神器； 注重组件化和模板化； 注重工作流程的机制化等等； 总之，要认识自己，更要认识自己的时间，做好时间管理并形成习惯的力量。 时间管理卡片 2。一方面隔绝和减少被动干扰，另一方面增强自控力，死磕自律，主动阻击干扰 1）远程办公，尤其是在家办公，精力就更不容易集中了。因为人的惰性，控制散漫和低效的第一步就是做好隔绝，所以要为自己创建一个独立的办公空间，最好布置一番，营造良好的工作环境。 还要注重工作的仪式感，让自己的意识到当前是处于工作而非休闲的状态，让自己更专注和沉浸。不至于陷入一边干活，一边听音乐、或看电视、甚至吃播（吃零食）的尴尬漩涡，而不能自拔。试想，如果开发哥哥也是这种工作状态，那代码质量是可想而知了，所以一定要杜绝。 2）学会合理减少被动干扰。其实在远程办公的环境下，使用网络工具的信息会呈爆炸式增长，并且很多信息都是无效的，这个时候要学会用合理的方式，有选择性地获取信息同时也减少干扰。 比如减少无聊大群的信息干扰，学会退群或解散群；另外大群只适合做信息拉通，可以适当建几个项目小群，控制管理幅度和提升协作效率； 再比如减少无效会议的干扰，先要问自己这些会议都需要参加吗？这个会议需要开那么久吗？ 3）制定自控力情况，通过刻意练习提升自己的自控力，主动阻击干扰。 神经学家认为人大脑的前额皮质分为三个区域，分别管理三种力量：我要做、我想要和我不要。 意志力的三个分区 此时，对于工作而言，我们要做的就是增强我要做和我不要的意志力，抵制我想要的诱惑。 我们要注重训练自己的自控力肌肉制定自控力清单，提升主动阻击干扰能力。 自控力清单 比如工作时间坚持不吃零食，不听音乐，不看电视，固定的时间内不和家人做无关的长时间交谈，工作时间不去取快递等。 管控自己，驾驭冲动，刻意练习则让自控力收放自如，养成良好的习惯。 提升自控力卡片 3。建立及时、多维、高密度的连接触点，注重沟通的同步性和高感知度 1）注重多触点的联系，以及沟通的及时性和高密度。至少保证每天群聊或者一对一聊，如果是紧急项目要做好沟通会议，并且密度应该更高，尤其是出现问题或者遇到里程碑事件时。 比如，远程办公一旦出现一天没有沟通，你的合作伙伴肯定会认为你交代的事情没那么重要。 我这两个月在做版本跟进时，对于项目群里的信息都会保证在15分钟内回复，并且每天坚持开视频会议，做项目进度和问题的拉通。 2）注重建立多维度的沟通和联系机制 文档； 文字沟通 图文沟通； 语音沟通； 视频会议沟通等。 文档是第一位的沟通工具。所以应该注重产出物质量，确保交付物的规范程度和可执行性，注重共享机制。如云端共享，项目组内成员都有权限查看，并添加到群公告里。 对于群里的纯文字沟通，如果不清楚的，一定要给予辅助图片或者视频（录屏，测试的时候尤为重要）说明，或者整理成文档和手册，比如测试流程等，可以按步骤展示，其他人按图索骥就能够轻松完成。 当然如果还是遇到不理解的情况，尤其是两个人，一定要及时电话沟通。一旦上升到三人及以上，并且需要文档辅助沟通或需要演示的，就要使用视频沟通。 3）注重沟通的同步性和高感知度 因为远程办公不同于平时面对对沟通，信息的展示和接受效果都会大打折扣，此时同步性和高感知度就至关重要。比如召开视频会议，比如直接投屏或共享桌面实时展示具体的效果或情况。 有时候真的，干说是说不明白的，这个时候就不要为难自己，也不要为难听众，直接上手段远程展示。 沟通机制卡片 4。提升信息传递的质量和效果 1）远程交流，信息传递会有折损，失真。所以应该找准对的人，减少信息传递的层级。 比如有些会议应该把具体执行的人拉到位，而不是只给leader讲了，然后由他去分配或者传递。应该一个会议把所有安排敲定，会后的事情就是执行。 2）注重信息获取状态的关注。如信息的已读，虽然你发布了信息，并不等于所有人都会在规定的时间内都接收到了并阅读了。 更进一步是做好对方对信息和结论接收情况的check，如果担心有问题，最好再问一遍，以确认对方确实收到信息。 3）日常注重信息的云端同步和群成员同步。 做好产品规划的同步，做好结论的拉通，及时写备忘，再记录在wiki，分享出去。 涉及到大改动要及时同步到大群，告知所有成员，并沉淀到群公告。 4）增加信息传递的杠杆，比如一些重要的事情可以通过领导来传达，这样会更能引起重视，传递效果会更好。 提升信息传递效果卡片 5。关于远程会议提升会议的质量和效率 1）把控会议时间、频率和范围 开会前要思考是否真有必要开会？是开大会还是小会？是所有项目成员都用参加吗？ 建立会议的预约制，提前同步好必要信息，会议主题和具体议程，或者讨论事项，圈定必要的参会人员。 会议尽量都安排在早或晚。 2）把控会议流程和纪律，会议上明确好主持人和记录员，明确会议纪律，做好背景信息输入、信息和结论同步以及check，控制会议规模和时长 注重背景信息的输入，不要一上来就讲方案或者结论，要把事情的来龙去脉解释清楚； 征询大家的意见时，可以对关键人员进行点名询问，尤其是开发大拿，注重他们的输入； 明确会议纪律，比如一一发言，不要喧闹等，如果遇到争论，尽可能聚焦当前的问题； 要做好信息的同步和结论的进一步确认，因为是远程，信息的接受效果会打折扣，有时候人不在一起更容易走神，所以信息同步完记得再确认一下是否都已经明白； 最后，是要会议控制规模和时长，有些掰扯不清的事情可以放到会后继续研究，当有眉目的时候再开会讨论。 3）注重会议的总结和执行跟进 做好会议纪要，列出todo，重要结论一定要高亮标出，具体事项要到对应到具体的人，并及时发出； 做好具体执行情况的跟进。 提升会议质量卡片 6。注重项目闭环和进度管理 1）注重项目的闭环管理，如涉及到里程碑事件或进度拉通，要确保所有角色都到位。比如项目研发研发进程中组织需求评审、开发进度沟通会、提交测试或发布上线等环节要确保所有角色到位，且把事项同步清楚。 2）项目分工要更细化，明确接口人和对应的执行者，减少出口，避免重复工作和协同成本高。 我的项目中也遇到这个问题，我之前按照产品逻辑安排后端出了一套数据接口，后来服务端同学也是好意，在没有我授意的前提下，他就给合作的同学同样安排了这个任务。当我知道的时候那个同学已经基本开发完了，但实际上我们没办法用，就白白浪费了一天的时间。 所以，项目合作减少出口和分支很重要。 3）前期多花时间在核心需求上，控制项目的体量，拆解需求的复杂度，保障开发顺利开展，减少需求变更和其他风险。 4）进度管理：借助管理工具及时获取进度，做好每日进度勾兑和问题拉通。 项目闭环和进度管理卡片 7。使用目标计划执行回顾工作模式，在执行阶段要注重对自己执行情况的记录和评估 执行效果记录和评估 四、回顾和总结，建立新的迭代升级 回顾及总结 1。注重回顾总结和复盘、调整 1）每日对计划做复盘，把计划和目标对照，明确每天的完成情况，标出做得好和不好的地方，对于不合理或执行不到位的及时做出调整。此外，要明确出明天的计划。 我们最开始每天都要求发日报，虽然有些繁琐，但是每天都会把工作得与失理的特别清楚，方向感很足且每天都感觉收获满满。 2）每周回顾总结，要注重对目标和里程碑事件的回顾，以及阶段性总结，注重收获原则，并制定下一步的计划。 3）要及时记录，勤于总结经验，沉淀为自己的方法论，并加以应用。比如在工作的标准化、流程化和机制化上的经验沉淀，要尝试落地。 2。换个视角看待问题埋头干活，抬头走路 还有，就是不要太陷入项目中，要不时地从项目中跳出来，换个视角看待问题埋头干活，抬头走路。比如：从管理者怎么看这个项目的结果，或者你是产品，那站在运营的角度怎么看这个版本的成果等等。 五、小结 建立明确目标制定计划高效执行回顾总结这样的工作模式和习惯，持续下去，形成习惯的力量，对于提升工作效率和个人成长肯定会很有帮助的。 再贴一遍图，最后希望这些清单和卡片，能够切实帮助到你。 远程办公清单 工作提效卡片 拿走不谢～
