观点刘润 主笔钟卉 最近很魔幻。上海。深圳。 隔壁办公楼突然被封，小区突然被封。 大家随时要做好居家隔离，212的准备。212，也就是2天封闭管理，不能出小区，每天做1次核酸检测。等“2”过去了，没问题，就进入下一阶段，12天社区严格管理，非必要不外出。 我正处于“2”的阶段，已经做两回核酸了。 我想，很多管理者又该头疼了。 如果让员工来上班，那被隔离在办公室了怎么办？ 可是，如果把员工全放回家了，怎么解决办公低效的问题呢？ 安全起见，特殊时期肯定是鼓励让员工居家办公的。 但是，远程，怎样才能放而不散呢？如何保证工作效率？ 其实，远程办公也可以很高效。 最近，很多企业确实都在学习如何用工具，帮助他们远程办公，度过疫情。 我们发现，这些用法中，有很多很经典，也有些是我们自己都没想到的。 结合企业微信同学们的分享，和我自己公司的实践，我总结了10条经验，也是10个tips。 在这特殊时期，特别和你分享。 这10个tips，有关于管理的，协作的，高效专注的。 用上它们，希望能帮助创业者们做好管理，放宽心。 同时，也帮助你更加高效完成手头工作，劳逸结合。 1、万事先存云端，遇事不慌 前两天我遇到一家媒体公司的Joyce同学，她给我讲了个故事。 润总，你知道最近我朋友圈被一组图刷屏了吗？可把我乐的，叫逃离办公室。 （Joyce同学的朋友圈截图） Joyce说，事情就发生在我们园区。我们隔壁的办公楼，他们人很多，平常卫生间的资源是比较紧张的。 当时有一个老哥，就跑去了另一栋楼用卫生间。 结果，就在这个间隙，自己那栋楼被封了。他完全回不去了。 更悲催的是，电脑还卡在楼上啊。 这隔离通知下的，简直猝不及防。那天闹得真是，沸沸扬扬的一整个下午。 吓得这片区域还没被封的，赶紧搬上自己的笔记本电脑。有些做设计的同学，不仅要搬笔记本，搬硬盘，还有的搬主机，搬显示器，搬了一台，还有一台。。。。。。 把图上的两位小哥都累着了，实在搬不动，走一段就得停下来歇歇。 这件事真给我挺深刻的印象。 我们对于远程办公和协作，已经很熟悉了，因为我们的办公室、人员本来就分布得比较远，一个项目可能有好几个城市的团队一起参与。 这事，我们有经验。 如果资料不是存在本地电脑上，而是都上了“云端”，就不会出现图片上这样慌乱的尴尬景象了。 确实，Joyce讲的这个故事，我也深有体会。文档都存在微盘里，才能轻松地说回就回。 像我们公司的编辑同学，随时让居家办公，都面不改色心不跳，顺手背起小包，就和往常一样下班去了。 就因为文档，都在云上。 （我们公司编辑同学的文档截图） 所以，今天我要给你的第1个tip就是，万事先存云端，遇事不慌。 你可能会说，也可以用硬盘来拷贝文件啊。 但是，我听说过一件事，就是有人往路上丢好看的大容量U盘，如果你觉得U盘好看，顺手捡回去用了，那就中招了。 一旦你把U盘插入电脑，它就开始“工作”了，窃取你电脑上的机密。 所以，用硬盘拷贝文件，对公司机密是很大的风险。 无论是不是特殊时期，我们建议一定要学会用云盘来协同，而不是用U盘。 这样，大家才是在同一个地方协作，而不是把文件分成几十份，各自修改。 但是，使用云盘有一个痛点，那就是对下载速度有很高的要求。下载速度越快，协同越高效。你可以选择企业微信的微盘，它的下载是不限速的。 这里，我再给大家一个非常重要的建议，当资料都上传云端后，要做好权限管理。 也就是，设文档的访问权限。 每一个目录，子目录，都是可以单独分享权限管理的。 哪些是公共文档，大家都能看？有关财务的，有关工资的，只开放哪几个人？特殊文件，只给谁看？ 把文件都存好，权限设好，就能安心放假（居家办公）了。 2、早会Checkin，激活工作状态 放假？不。 在家远程办公不等于放假。 现在这种情况下，管理者怎么抓日常管理呢？ 加强定期沟通，我建议，开好“三个会”。 第1个会议，就是每天早上开早会，Checkin。 目的是激活工作状态。 因为员工都在家，你很难知道大家有没有起床，是不是准时上班了。 为什么准时上班这么重要？ 因为工作地点换了，但工作时间段没变，依然是早上9点到下午6点。 大家在同一时间段上班，群里消息才看得到，能及时回复，才有彼此协同的基础。 而且，最好是视频会议。 为什么？ 督促每个人都穿戴整齐地出现在镜头前。 我经常出差，在酒店房间办公，偶尔也会在家办公。我给自己的要求就是，准时起床，穿戴整齐。 如果因为睡衣舒服，就穿着睡衣吃早饭，然后趴餐桌上开始干活，其实特别容易分神，进入不了工作状态。 像正常上班一样，起床，换衣，这是仪式感。把你拉入工作状态的仪式感。 那，早会开什么呢？ 会议内容，就是每个人粗略地讲一下今天准备做什么。 比如，昨天（3月17日）的早会上，钟卉打算写完年度演讲预热文章；二希准备策划下一场直播，和嘉宾沟通；亮亮准备和出版社编辑沟通，策划讲书的活动，更好地服务读书会的同学们。 就1分钟，大概说一下今天要做的1、2、3件事。 早会不用太长时间，1015分钟就好。 其实就是大家互相提个醒，开工了。 3、晚会Checkout，小结打卡 第2个会议，就是每晚的打卡Checkout，也叫晚会。 每天下午办公结束的时候，6点左右，有个Checkout的动作，到办公群里面去打个卡。 给自己今天的工作状态打个分。恩，我给自己打9分。 然后，每个人简单说一下自己今天做的事，每件事做到什么程度了。 以及，有没有什么结果要同步给大家？ 这样做，是让自己有个回顾，但又不能太正式，太正式显得像工作汇报了，所以需要在群里有一个非常简单的打卡动作。 简单说，效率要高。 早会是激活唤醒，晚会是小结打卡。 这是定期沟通里，每天非常重要的，也是最基本的两个管理动作。 4、周报复盘 第3个会议复杂一些，但却是我最重视的一个会议，周例会。 周例会，是对照着每位员工的周报来开的。所以，要想开好周例会，首先得学会写周报。 写周报也要学吗？当然。 拿我们公司举例。 比如，编辑同学的周报是： 1，本周写了2篇文章，数字化，核心竞争力；或者，本周剪辑了6条视频。 2，本周发起了2个热点。 看起来确实是这周干的活儿，但这样汇报没有意义。 我希望通过周报看到的是，把你的全年核心目标，先拆解到季度，再拆解到月，再拆解到周。 然后，在周报里写上，你的本周计划完成实际完成，累计计划完成实际完成，这两组数据。 所以，上面编辑同学的正确写法是： 1，本周计划完成2篇文章实际完成2篇，累计计划完成16篇实际完成16篇（8周）。 2，热点发布，950（全年目标发布50个热点，目前发布9个）。 周报，不是罗列你这周做了什么事情，12345，而是首先拆解全年目标，折算到周。 通过上面那两组数据，让大家清晰地知道，到本周位置，我们和计划进度之间的“偏差”。 然后，周报内容，要紧紧围绕着偏差，解释产生偏差的原因，和在下一周追赶的具体计划。 周报，是对“偏差”的纠偏。下周计划，就是纠偏计划。 着重思考应该停止做什么，开始做什么，继续做什么。 5、周例会纠偏 完成周报，可以开周例会了。 我特别重视周例会，时间，固定在每周一中午。必须每周都开。 而且今年开始，我们用会议系统和文档评论的方式来开。 什么意思？ 就是大家坐在办公室，打开文档，评论，静默式开会。 按部门，依次看每位同事的周报，有疑问的地方，就在文档里添加评论，如果看到同事某个进度落后了，也可以评论，给出建设性的建议，和帮助。 回答，也是在文档中回复评论。 周例会，就是用来讨论周报上的偏差，最后得出结论，Whodowhatbywhen。 要结果。去指导后面的工作。 6、建立团队日程，方便回溯 上面三个会议，是润米全体员工的固定动作。 这里要提醒大家一点，千万记住，开启会议后，一定要点“录制”。 在企业微信里，录制好的会议会被自动转成文字。 如果有同事因为各种原因（比如被拉去做核酸了），没能同步参加会议，也可以在会后听录音，或者直接阅读这份转录稿。 1小时的会议，15分钟就能看完。老板也能知道每场会议都讨论了什么。 居家办公期间，我想大家还会遇到各部门之间，某个项目组可能也需要远程会议沟通。 这时，要使用一个重要的工具，就是日程。 我常用的一个功能，叫公共日程。 比如，把各种会议，放假通知，公众号的排期，都写在团队日程里。 把会议、公共事务放在日程里，好处是，到了时间就会提醒你，也方便回溯。 到这儿，我们讲完了第6个tip，建立团队日程。 7、项目管理，用甘特图 团队日程建好了，方便回溯，也方便提醒团队成员，更好地远程协作。 那，如果大家在一个项目上怎么办？如何协作呢？ 用甘特图。 经典的项目管理，就是用甘特图来协作。 我们打开云文档，选择新建表格，接着选择一个内置的模板，项目管理甘特图。 协作，除了可以用即时的聊天通信，还可以把项目管理按优先级排列，或者放在图表上。 所有项目的进展也更加一目了然。 8、善用，并养成回复的习惯 第8个tip，关于公司的文化管理，叫做善用，并养成回复的习惯。 什么意思？ 平常大家都在办公室，有问题，可能走到另一个同事面前就能沟通。那件事情怎么样了，这里，还需要加一个图片，等等。 但是远程，就没办法走到面前了。为了一个不着急的小事情打电话，也不至于。那怎么办？ 就对方一下。 所以，经常出现在几个场景里，一个是在IM消息列表里，第二就是在文档里。 被的人呢，要有回应，表示收到。 在我的公司里，我说： 公司里要养成一种文化，大家要养成一个习惯，所有人一旦被，要有回复的习惯。 为什么？ 因为我们正在不断发展，扩大团队。让我们在还小的时候，建立起强大的职业化能力，以免在发展的过程中，战斗力随着规模直线下降。 这个习惯一旦养成，会大大增强公司的文化。 9、用虚拟背景，和自动降噪 前面8个tip，主要是给管理者的建议。公司管理。团队管理。项目管理。文化管理。 最后来聊两个tips，和个人相关。 远程会议沟通，我建议大家一定要懂得使用两个功能： 虚拟背景，和自动降噪。 首先，在家开会，不一定有整洁的背景。 建议大家在会议设置里，先选好你要用的背景，这样一旦接入会议，直接显示的就是虚拟背景了。 然后，远程开会还有一个很大的挑战，就是环境背景音会比办公室复杂很多。 如果在路上，有按喇叭的声音。在客厅，有老人看电视的声音。在书房，可能也有自己打字的声音、孩子上课的声音。 几十人参加会议，这些声音就会严重干扰会议效果。 如果你用的是企业微信会议的话，强烈建议确认一下自动降噪功能是否打开了（好像是自动开的）。 这样，就和面对面效果差别不大了。 每次我出差，碰上要在酒店里开会，我就拿出行李箱中，早就准备好的蓝牙会议音箱，连上手机，对着房间开始说话。 彼此声音清晰到，就像对方在房间里一样。 所以为了在家开会更轻松，我也推荐你使用蓝牙音箱，或者蓝牙耳机。 10、要专注，也要休息 在家办公，我们还容易被各种各样的事情打扰。 如何才能让自己更加专注，高效呢？ 最后，给你推荐一个tip，就是当你想专注工作，或休息的时候，给自己设置“休息一下”，这样就不会收到消息通知。 这里可以结合番茄钟工作法，以25分钟为一个单位。这25分钟里，手机调成静音，什么东西都不碰，告诉自己在这25分钟里，别的什么都不能干，只能专心工作。直到番茄钟提醒你，时间到了。 25分钟后，把“休息一下”关掉。休息5分钟，去倒水、上厕所，干啥都行，然后再进入下一个专注状态。 休息一下，既是提醒自己，也是让协作的同事们了解你的状态。 知道你在埋头专注工作，这个时段，他们可能就不会来打扰你。 中午12点到1点之间，也请给自己设一个休息。吃饭，来回走走，舒展一下筋骨。 下班后，离开书房，清晰地告诉自己下班了。 区分好工作，和休息时间，才能让你既高效，又留有生活空间，劳逸结合。 最后的话 这就是我的10个高效tips。 1）万事先存云端，遇事不慌； 2）早会Checkin，激活工作状态； 3）晚会Checkout，小结打卡； 4）周报复盘； 5）周例会纠偏； 6）建立团队日程，方便回溯； 7）项目管理，用甘特图； 8）善用，并养成回复的习惯； 9）用虚拟背景，和自动降噪； 10）要专注，也要休息。 希望能帮到管理者，和在家办公的你。 在数字化的浪潮下，网盘、会议、文档等线上工具，让“办公”场景能够逐渐脱离时空的桎梏，变得更加灵活。 善用工具，事半功倍。 疫情当前，高效地远程办公，更是我们必备的技能。 还记得两年前疫情刚爆发时，网上很多段子说，居家办公，就等于每天24小时在线，724。 现在，我们有了微盘、视频会议，在线文档，这些远程协作的新工具。在家打开企业微信，会议、文档、微盘都可以在一个界面操作。 用好这些工具，和10条tips，让我们更方便协同，更高效地完成工作。 然后因为高效，所以即使居家办公，也能留一些空间给自己，给家人，给生活。让居家办公不再724。 （所以，米总，服气了吧？你爸终究还是你爸吧？） 祝愿，早日平安度过疫情。
