如何给教授发邮件

　　共同创作人wikiHow员工
　　你知道吗，大多数老师都是电子邮件方面的专家，他们会对于学生发来的邮件有所期望。如果老师的头衔是“助理教授”、“副教授”或是“教授”，你应当使用如下所述的标准。头衔为“讲师”、“客座教授”或“客座讲师”的老师通常是被聘请来兼职任教的，给这类老师的邮件也应该使用相同的标准。这些教授和导师很可能是“通信”专家，他们期望学生的邮件能体现一定的专业性，并使用适当的语调。我们将帮助你更好地理解这些期望。
　　步骤
　　1：阅读教学大纲。很多时候，你的问题在课堂开始教授所发布的教学材料上已经得到了回答。请求教授再次回答这类问题，会显得你并非一个认真的学生，有害无利。
　　2：确认邮件是交流你的问题的最佳方式。电子邮件通常比实际交谈更花时间。撰写文字、处理文本会比直接说慢得多。即使你的邮件内容简短，能让你快速发布，你想得到的回复对教授来说也是耗费时间的过程。比如，发邮件给教授询问“我缺了什么课？”并不妥当。其实你在期望教授花时间将整节课为你一个人写出来。此外，不要通过电子邮件询问你的成绩。（最好当面谈论成绩。预约在办公时间去教授办公室，以便坐下来一起分析你的学业情况。然后教授可以告诉你哪一个部分你做得不好。另外，你也更容易对学习产生兴趣，而不是一味地关注于取得更高的分数。）要是有可能的话，试着与教授有个现场、同步的交流。一般的经验是：让教授回复邮件比直接说更耽误时间，重新考虑一下你的邮件吧。确认教授的办公时间你可以打电话或直接拜访这更容易获得及时的回复。或者，如果办公时间对你不方便，可以预约一个额外的时间通过电话或当面拜访。保留邮件以进行简短交流。
　　3：使用你的学校邮件账户。人们总是每天被电子邮件所淹没，使用你的学校账户能更好地避免垃圾邮件过滤，否则教授很可能跳过阅读你的邮件了，因为这是个没见过的地址。
　　4：取一个有意义的主题。尽管你的每封邮件其实都是有意义的（你希望被对方阅读），但这对于与那些每天都够忙碌的人通信来说，是非常重要的。
　　如果你的教授还没有一个偏好的惯例，那你可以默认以课程类型、编号、时期（课程日期和时间）开头，然后写你邮件的主题。比如，“高数第三周第二讲：关于函数求导的疑问”是一个很好的主题撰写方式。通过你的学校账户和主题的命名方式，教授能在点开邮件前就知道你是谁、想干什么。这个信息有助于教授对学生的邮件进行组织和优先。包含了课段信息对任教了同个课程多个课段的教授来说尤其重要。千万不要发送没有主题行的邮件。
　　5：务必使用问候语。不要以“嗨”或类似的口水话开头。一般来说，你应该写“尊敬的（姓）教授”。
　　如果他或她以名回复你，最好你还是使用“（姓）教授”来称呼。千万别用名相称，除非你被明确地允许这么做。另外，请确保你将教授的名字拼写正确了。
　　6：简单并礼貌地解释为什么发这封邮件。尽可能多地提供相关情况的信息以让教授对之感兴趣。直接切题。如wiki上这个例子所示，以介绍自己姓名开始写邮件实际上是一个很错误的方式。教授应该已经从邮件主题和签名处知道了你的名字。因此这类信息不仅多余，“你好，我的名字是”这样的开头还会让你看起来像个8岁的小孩在给笔友写信。相反地，开门见山地指出为什么你写这封邮件。一定要提出这门课的名称和时间（包括授课时段），在邮件正文和主题行都应该写出。这个信息值得在主文中再提出，因为一些电子邮件程序，比如Gmail，一旦你离开收件箱是不会显示主题的。
　　7：若是你发邮件询问一个问题，你需要提出一个解决方法（可参阅下面的指示）。不过，也要考虑到你的解答会给教授带来怎样额外的工作量。
　　8：署名留下你的名字和学号（但绝不能写你的社保号）。写出姓和名，即使你知道教授认得你的名字，也要在姓名下方写清课程和时段信息。你可以帮她方便地想起你所谈到的课程及时段，以便万一她需要查询该课程的相关信息以回答你的问题。
　　9：通读一遍。如果你的电子邮件没有自动拼写检查，你可以复制文段到文字处理程序里检查你的拼写。不仅要考虑文本上的问题，也要考虑你说的内容。语气尽量礼貌，语句简明，目的明确。
　　10：如果问题比较敏感或邮件很长，也叫别人帮你读读。问问别人觉得如果这封邮件发给他或她会不会有所冒犯。
　　进行任何必要的修改，然后发给你的教授。
　　11：留足够的回复时间，可以看看下方关于如何解决教授不予回复的建议。如果你仅仅是告知一个消息（“我感冒了，周二的课不能来上，苏会帮我提交我的论文”），那么教授可能会觉得没必要回复你。这样的情况下，你也不必做什么。
　　12：一旦收到答复，请确认它。简单的“谢谢您”就够了。如果必要的话，可以用相同的准则写一封更长的邮件以达到专业化标准。如果事情并没有通过邮件解决，可以提出约定面谈。
　　小提示
　　如果你的问题仅仅是缺了一堂课，不妨先给同学发邮件问问。
　　用“请”、“谢谢您”这类词语是很有帮助的，它一般都会让你被尊重。
　　要意识到你提出要求只需几分钟，但要完成它需要更多的时间。如果你想复核分数，或者补上你缺席的内容，或者别的需要大量精力完成的事，应提出如果教授愿意你可以在办公时间去办公室。
　　礼貌并不意味着被动。如果你需要帮助，要让对方知道。尽管你不能要求，你当然可以建议。例如，如果你在期末考试那天有一个手术，你不仅应该说明这样的冲突，还要提出能不能提前完成考试，或者以完成一个项目来替代考试，或者提出别的让双方都能满意的方式来解决这个问题。要接受他人的建议，因为教授很可能有他或她自己的想法。
　　给对方足够的时间回复。一些教授并非每天都在学校里，在家又可能没法上网，你可能要等几天。
　　跟进。如果好几天过去了你还没有得到回复，可以礼貌地询问教授是否收到了你的邮件、有没有时间考虑一下你说的这件事。用电话或办公室拜访的方式跟进会更好。会哭的孩子有糖吃，因此不要害怕说出来或者主动地提醒对方。
　　警告
　　写着“我本不想如此鲁莽”也并不能为你在别处的鲁莽买单。
　　不要问“是否”我缺课那天漏了什么知识，这是当然的啊！
　　不要使用“请尽快回复我”或者其它类似的表达。
　　尽管教授每周仅仅上几个小时的课，记得他们还有别的课程和非教学任务缠身。你的担忧对他们来说确实是也应该是重要的，但他们也许没法在你想得到回复的时候及时地处理。
　　确保你已经采取了所有能想到的途径解决自己的问题。
　　不要以“你收到我的邮件了吗”作为交谈的开头，你的老师收了太多的邮件，根本没法在你问的时候立即想起来。相反地，你可以说，“我昨天下午给您写了一封关于XYZ的邮件，您现在有时间和我谈一谈，还是我晚一些去您的办公室谈？”如果是在一个大班级里，或是学期开始，老师还没记住所有学生的名字，你或许应该提醒他或她你的名字。
　　不要成批发送邮件给所有老师，除非情况非常危急。
　　如果你想抱怨或有强烈的消极情绪想解决，电子邮件可能并不是最佳途径。你需要与老师交流，而电子邮件仅仅是单向的（每次）。你可以发邮件告诉老师你想谈谈这件事，请求一个合适的拜访时间或电话交谈，不过最好别一时脑热写一些之后你会感到后悔的东西。