“虑动难圆，鲜无瑕病”读一部权威的应。。。

　　诸孝正、陈妙云编著的《应用写作》一书（广东高等教育出版社1998年4月出版，下简称《应》或“教材”），作为应用写作教材，不但是比较新的（从时间上说），而且是比较权威的。它属于“广东省自学考试委员会组编本”（该书“后记”中说：“本书是应广东省高等教育自学考试办公室的要求编写的，用作各个专业‘应用写作’课程的教材”），它的权威性是很明显的。然而，我们非常遗憾地看到，“虑动难圆，鲜无瑕病”的说法竟也适用于这一部用于自学考试的教材。为有利于众多自学者的学习，本文按教材中的顺序，对书中的瑕病摘要列举于下，并作简要分析。（需要特别说明的是，对教材中关于行政公文写作方面出现的瑕病所作的检测和分析，是以1993。11。21修订的《国家行政机关公文处理办法》为标准的。）
　　一、关于公文样式（第二章第一节“行政公文概说”）
　　在“公文纸样式”下有这样的一条注释：“一般下行文加‘文件’二字，上行文和平行文只印发文机关名称。”（P23“P”表示教材页码，下同）按：此说不妥。公文样式有文件式和函件式等。文件式公文的版头一般由发文机关名称加“文件”二字构成（即“文件”），而函件式公文的版头只写发文机关名称，无“文件”二字。文件式既可以用于上行，也可以用于下行；而函件式则一般用于下行或平行。就广东省人民政府的公文来说，《广东省人民政府办公厅行文规则》（见广东省人民政府办公厅编1995年版《秘书工作手册》）曾明文规定，“广东省人民政府文件”用于“下达全省性的政策、法规、规章、重要事项通知、通报；批转省府直属单位全局性工作报告、请示；颁发全省性通告、命令；转发国务院文件；向国务院请示、报告工作等。”而“广东省人民政府函件”则用于“对各市政府、省府直属单位重要请示的批复，；下达局部性重要工作通知；按照法律程序向同级人民代表大会或人大常委会提请审议事项，向国家有关部门转报市政府的请示、报告，答复询问，汇报交办事项；要求国务院有关部委解决工作问题；同兄弟省、自治区、直辖市政府联系重要工作等（一般具有长期存档价值的事项）。”
　　二、关于议案的概念和特点的认识（第二章第三节“议案”）
　　“议案，即提供审议、决策的文件，适用于各级人民政府和各级人民代表大会代表，按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。”（P3233）“议案是向会议提出的供议决的草案”（P35）。教材对议案所作的这种解释是不恰当的。
　　“提供审议、决策的文件”、“供议决的草案”是“议事原案”。它是“提案人向国家权力机关和立法机关提出的议事原案”，“是各级人民代表大会及其常务委员会的议事原案”。（见刘孟宇等编写的《公务文书写作》）如教材例一《国务院关于提请审议〈中华人民共和国标准化法（草案）〉的议案》中的《中华人民共和国标准化法（草案）》。
　　行政公文的“议案”实际上指各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会提请审议事项时使用的公文（在提请审议事项这方面，有的是在议案中具体陈述提请审议的事项，有的则采用提交议事原案的形式，如教材例一便是）。这种“议案”只有各级人民政府有权使用。
　　而议事原案除了人民政府可以制作外，一定数量的人大代表也可以提出。《中华人民共和国全国人民代表大会组织法》规定：“一个代表团或者三十名以上的代表，可以向全国人民代表大会提出属于全国人民代表大会职权范围内的议案”。《中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法》规定：“地方各级人民代表大会举行会议的时候，主席团、常务委员会、本级人民政府和代表（有三人以上附议），都可以提出议案”显然，这里所说的“议案”都是指“议事原案”而非行政公文之一的“议案”。
　　教材认为议案的特点有两个：一是涉及的问题重要、带普遍性，且有提交权力机构审议、决定的必要性；二是解决问题的方案具有可操作性。（P3435）这其实也是指“议事原案”的特点。作为行政公文之一的议案，其特点，我们认为可以概括为如下两点：
　　（1）主体身份的确定性。就是说，发文者与收文者的身份是确定的。发文者为各级人民政府，收文者则为其同级的人大或人大常委会。
　　（2）功能的单一性。其功能就是提请审议事项。
　　三、关于“在标题下面用括号标出作决定的日期”（第二章第四节“决定”）
　　教材在决定的“写作要点”中提出：“在标题下面用括号标出作决定的日期。”（P41）此说也值得商榷。例如，《国务院关于授予潘星兰、追授杨大兰同志全国先进工作者称号的决定》（国发〔1990〕26号）就不是这样。教材在这方面所举的例子都不属行政公文（一是《中共中央关于接收宋庆龄同志为中国共产党正式党员的决定》，二是《广东省人民代表大会常务委员会关于召开广东省第七届人民代表大会第二次会议的决定》），可谓举例不当，以之为据也就难免出错了。
　　四、关于指示的发文时间的写法（第二章第五节“指示”）
　　教材提出：指示的“日期则在标题之下，用括号标出”（P55），这种说法也是太绝对化。其实总的来说并非如此。
　　五、关于通知“也可平行”的问题（第二章第七节“通知”）
　　教材在第二章第一节中提出：“主要是下行，也可平行的文种是：通知”（P20），在第二章第七节中又提出：“通知大部分是下行文，即发给下级单位或个人；也有一部分是平行文，即发给不相隶属的单位和个人。”（P72）这样说属于语焉不详。
　　应当指出的是，通知的“平行”一般限于“属地统管”的情况下适用。不相隶属关系中有一种属地统管关系。指当地政府与当地政府行政管理体制范围以外的其他机关单位之间的关系。这是由于所属地区的统一社会活动（如户籍管理、征兵、社会治安、环境卫生等工作及其他社会活动）等原因而形成的关系。在这种情况下，当地政府机关可就属地统管的事务用“通知”向当地政府行政管理体制范围外的其他机关单位行文。
　　《国家行政机关公文处理办法》规定，通知可用于“传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项”。与发文者有属地统管关系的单位便属这里所说的“有关单位”。
　　在教材的这一章节中还有两处问题值得商榷：
　　1“也有一些通知，发文机关和发文日期已写在标题中，后面可以不再落款。”（P75）“发文日期写在标题中”不知这一说法的根据何在，教材中亦未举例说明。
　　2教材就例文二《批转市卫生局、民政局、公安局、残联关于广州市精神病防治康复工作“九五”实施方案请示的通知》的标题说：“本文标题因为省略了一个‘关于’，所以连带着省略了一对书名号”。（P77）此说不妥。该标题中之所以省去书名号，其实并非是“省略了一个‘关于’”这一原因，而是因为被批转的公文不是法规、规章，不能用书名号。《国家行政机关公文处理办法》第三章“公文格式”中规定：“标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。
　　六、关于请示的使用（第二章第十节“请示”）
　　教材在谈到“请准类”请示的使用时说：“还有一种情况是，某些事光自己办还不行，还需要有关部门了解、支持或执行。在这种情况下，就不仅要请上级批准，还要请求上级把‘请示’批转给有关部门，并要求有关部门了解、支持或执行。这类请求批准并转发的‘请示’，其侧重点还是请求批准”。（P109）这种说法也值得商榷。
　　一般说来，请示事项涉及其他部门或其他地方职权范围的，要与有关部门或地方协商一致才行文。经协商仍不一致，需上级出面予以协调时，可就此向上级请示；如果属于要求批转有关部门执行的，则宜用建议报告行文。再说，“不仅要请上级批准，还要请求上级把‘请示’批转给有关部门，并要求有关部门了解、支持或执行”。这显然也违反了请示应当“一文一事”的原则。
　　教材之所以提出这样的观点，可能与其所选例文有关。因此，有必要分析一下相关的两篇例文，即例文一和例文二。
　　例文一（广东省教育厅等四个单位联合发给省政府的《关于解决民办教师转公办教师问题的请示》）和例文二（广东省贸易委员会给省人民政府的《关于加强城市商业网点建设管理问题的请示》）均属于向上级提出工作意见，提出建议（例文一正文中的一些语句，如：“为加快我省教育改革与发展步伐，建议尽快结束民师设置，统筹解决民办教师转公办教师问题。”“为此，我们建议：”等更是明显反映了这一点），并请求批转各地贯彻执行；严格说来，均应采用建议报告行文（按照国务院办公厅发布，自施行的《国家行政机关公文处理办法》的规定，则应用“意见”行文）。这从结束语的使用上（例文一的结束语是：“以上请示如无不妥，请批转各地和有关单位执行。”例文二的结束语是：“以上请示如无不妥，请批转各地执行。”）也可以看出这一点。两篇例文的结束语都是采用建议性报告结束语的形式，只是改“报告”为“请示”而已（很可能教材正是根据这两篇例文从而把“以上请示如无不当，请批转有关单位贯彻执行”作为请示常用的结束语之一）。
　　七、关于字据中“此据”的书面位置（第三章第十节“条据”）
　　教材在谈到字据的写作时说：在正文之后“另起一行低两格写‘此据’二字”。（P321）按：不一定要另起一行写。其实，在借据一类字据中，“此据”二字往往有必要紧接其前面的内容写。因为在“此据”之前如果留有较多的空白，就有可能被人钻空子而造成不应当发生的经济纠纷。
　　八、关于邀请信的适用范围（第四章第三节“邀请信”）
　　教材中说“邀请信只适用于较重要、较隆重的活动。一般性会议或活动只发通知。”（P329）按：此说不妥。事实上，要求成员参加某项活动一般是用通知而不用或很少用邀请信，邀请非组织中成员参加某项活动，则宜用邀请信而不用通知。通知书属下行，邀请信属平行或上行。用通知还是用邀请信，主要是看发文对象的身份等方面，而不是看有关活动的重要程度。
　　除了上述几方面比较主要的问题外，还有以下两点有必要提出来：
　　一是教材对有些相同的结构项的提法不一致。例如，在“行政公文”一章，同为“署名及日期”这一结构项，有的地方称“署名及日期”（P63“公告和通告”），有的地方说是“签署和日期”（P75“通知”），有的地方又称为“落款”（P126“函”）。
　　二是教材中有些用语或者说提法也不够准确。例如，在介绍信“写作要点”中说到书信式介绍信的写作时，教材说：“正文写介绍人的姓名、职务、随行人数、联系事情等。”（P326）这里的“介绍人”应改为“被介绍人”才对。又如，在谈到起诉状的写作时，教材说：“原告为法人或其他组织时，应写出单位名称、地址、法人姓名、职务。”（P450）这句话中的后一个“法人”显然是“法人代表”之误。此外，把“此致人民法院”中的“此致”说成是“致敬语”，这也是欠妥的。
　　
　　发表于《广东中等农业教育》（广东省农业厅主办）2002年第二期（2002年12月）
　　
　　2004年6月获《广东中等农业教育》第三届优秀论文一等奖
　　附记：
　　本文是根据本人于1998年8年上旬为“韶关市自学考试万昌辅导站”开办的中文秘书大专自考辅导班上“应用写作”课的讲义整理而成。
　　本文发表前，根据《广东中等农业教育》编辑部的建议，本人对原稿做了“柔化处理”，共有三处修改：
　　1标题的修改：主标题由“吹尽狂沙始到金”改为“虑动难圆，鲜无瑕病”。
　　2开头部分的修改：本文开头部分中的“然而，我们非常遗憾地看到，‘虑动难圆，鲜无瑕病’的说法竟也适用于这一部用于自学考试的教材。”原写作：“作为一部具有权威性的适用于自学考试的教材，内容上的正确性、准确性应是其最基本的要求。然而，我们发现，这样一本教材竟然存在不少瑕病，让人有‘吹尽狂沙始到金’之感。”
　　3删去原有的结尾部分：“教材中出现的以上种种瑕病，有些于应用文写作的自学也许并无大碍（例如对某一应用文结构项的提法不一致的问题），有的则对自学者会造成极大的误导（特别是对行政公文的文种及格式的误解）。虽然我们可以用‘虑动难圆，鲜无瑕病’来解释教材留下的遗憾，不过，作为一部很有权威性的自学自考用的教材而言，沉积如此之多的‘狂沙’，也实在太说不过去了。”