应付账款的价差处理：跨月结账

　　当供应商的发票与进货单价不一致的时候，就会有价差的现象出现。而这个价格差异不仅仅只是一个付款金额上的差异，而且还关系到产品成本与材料库存金额的准确性。所以，如何处理好这个问题，对于库存金额与产品成本的准确性有着至关重要的作用。笔者实施过多个项目，很多企业在库存数量的准确性上，一般不会遇到什么问题。但是，在库存金额的准确性上，则实在让他们头疼，基本上每个月都有错误。而这其中很大一部分的因素就是这个价格差所造成的。
　　在上篇文章中，笔者对于当月结账的情形在ERP系统中如何处理价格差异问题作了详细的描述。接下去的文章中，笔者将对跨月结账的情形，做一个系统的阐述。
　　一、当月结账与跨月结账的区别。
　　结合价差的处理情况，当月结账与跨月结账在ERP系统中还是有比较大的影响。跨月结账是指当月进货、财务在月底结账；而供应商发票在下月送过来的情形。而当月结账也就是说，供应商当月送货，并且在月底的时候把发票送过来。
　　跨月结账主要是对于成本调整不利。我们都知道，在每个月月底，财务部门都需要在ERP系统里进行成本结转的作业。这个时间一般不能够拖。这主要是因为经过月底成本计价与成本结转作业后，在系统中会形成一张库存成本、制造费用成本等等内容的报表。而下一个月成本的累积或者库存成本的变换都是基于这份报表，而不会再重复的去统计以前的数据，这主要是出于提高系统运行效率考虑的。若每次出报表的时候，都去统计以前月份的交易记录，那显然是一件不是很现实的事情。
　　正式因为ERP这种运行机制，给成本调整造成了影响。若上个月发生的价格差异，当这个月发现并进行调整的话，就会遇到操作上的麻烦。ERP系统为了数据的准确性，一般是不会允许用户对已经关闭的期间的数据进行调整。运行过成本结账作业后，系统会自动把当月的期间关闭，防止用户进行修改。而且，若跨月调整成本数据的话，则会牵涉到很多的成本凭证。这也就意味着财务成本会计上个月月底作的一些成本凭证可能都要作废，而且，还要调整相关报表等等，这会大大增加财务人员的工作量。这种大规模的调整原有的单据凭证，在ERP项目实施过程中是需要尽量避免的。
　　二、处理方式一：票未到不结账。
　　票未到不结账，这是一中比较简便的处理方法。当企业出于强势地位的时候，往往会采取这种方法。我们都知道，按照正常情况下，在月底的时候，需要把进货单生成应付凭单，已完成结账作业。而票未到不结账，就是指在供应商发票没有到的情况下，就不生成应付凭单。如此的话，就可以减少应付凭单的修改几率。
　　其他的处理方式跟当月结账方式没有本质的区别，这里就不再过多重复。下边笔者将把重点放在暂估存货的处理方式。
　　三、处理方式二：暂估存货的价差处理方式。
　　从严格意义上讲，若当月发票没有到的话，企业必须通过暂估存货来处理。也就是说，当月若供应商发票没有到，则企业在月底必须暂估存货成本作为存货的入账价值；然后在下一个月初在红字回冲或者在发票到的时候红字回冲，再根据当月结账的方式来处理。
　　其跟当月结账的主要区别，就在与月底要做一个存货暂估的作业；当收到发票或者在月初的时候，需要做一个存货暂估的回冲作业。而其他的作业基本一致。
　　不过，对于跨月结账导致的价格差问题，笔者在这里向各个企业提一些建议。
　　1、在有价格差异的情况下，在管理上要把好关。其实，跨越结账这种情况我们可以在管理上把它杜绝掉，而没有必要把他放到ERP系统中加以解决。我记得我第一次接触ERP系统，在一家生产企业中从事ERP项目内部实施员的岗位时，也遇到过类似的问题。那时候供应商发票老是喜欢拖，拖到下个月的中旬才拿过来。这给ERP系统的操作造成了很大的麻烦。后来我跟企业负责人沟通后，他支持我的决定，让采购员加强对供应商的管理，让他们在月底必须把发票送过来。同时，修改了当月的结账日期，把结账日期改为25日，让供应商有足够的时间开发票。也就是说，在ERP系统中采取任意结账日的方式，把上月26日到本月25日当作一个月份，本月25日以后的业务都要算到下个月去。如此的话，供应商就可以有五天的时间来做发票相关的事情。这么调整之后，再加上对供应商的严格要求，如他们发票晚到一个月，货款就延迟一个月等等，供应商就会在月底之前准备好发票，从而避免了跨越结账情况的发生。
　　不过，有些ERP系统可能并不支持任意结账日的功能。遇到这种情况的话，我们可以采取一些折中的处理方式。如人为的规定，26日以后送的货，企业进货单日期都改为下个月的月初的日期。如此的话，虽然是当月底送的话，可以因为企业接收日期在下个月，所以，在ERP系统中，就会认为是下个月的交易。在采取这种方式的时候，需要注意，及时把下个月的期间打开。因为若按正常结账的话，运行结账作业会把上个月的期间关闭，而把这个月的期间打开。而此时在没有进行结账作业的情况下，就需要把交易日期改为下个月，此时，就需要我们手动把下个月的期间打开，否则的话，下个月的期间未打开的情况下，是不能够保存或者审核任何交易单据的，包括进货单在内。为了后续简便起见，我们可以先把当年的月份的期间都打开，然后用结账作业，没结账一个月，就把对应月份的期间关闭。
　　2、跨月结账的时候，尽量不要对上月成本进行调整，而直接调整当月的成本。我们在上篇文章已经详细说明了这个价格差对于库存成本、发料成本、产品成本的影响。在当月中，由于产品成本的相关统计基本上在月底完成。所以，在当月结账的情况下，价格差对于成本的影响还是比较少的，至少财务成本会计的话，相关凭证比较好做。但是，在跨月结账的情况下，对于成本作业的影响就会比较大。
　　如上个月进货甲材料的进货成本为20万，而这个月供应商发票上该批材料的价值为21万。遇到这种情况，若这批材料已经在上个月使用了，则必然会导致上个月成本的不准。当这个价格差越大，或者产品生产成本比较便宜的话，这个影响就会比较大。无论这个影响有多大，笔者建议，最好不要因为这个调整上个月的账目。因为这个调整所涉及的范围实在比较大。如对上个月的成本进行调整的话，至少需要先把上个月所涉及到的成本相关凭证全部作废掉，然后重新做相关的凭证；然后再对上月进行成本结账作业。如此做了还没完，因为本月发生的成本也是在上月的基数上进行变化的，所以，还需要对本月的相关内容进行调整。当跨月结账所经过的时间越长，其需要调整的内容也就越多。
　　所以，当企业不能够跨月结账的情况发生时，则最好把成本的影响控制到最小。如发现是前几个月发生的价格差异时，能够放在本月调整的，就放在本月调整。也就是说，当有跨月结账并且有价格差的情况下，最好把跨月成本调整单的单据性质中，成本更新码设置为N。如此的话，在月底结账的时候，就不会对原有的成本造成影响，而只是增加库存金额。然后通过成本调整单，手动的调整相关的成本。如此的话，就可以把影响因素控制在最小的范围之内。
　　3、笔者在参与项目中，还碰到企业一种折中的处理方法，大家也可以借鉴一下。如当上个月甲材料的价格差异总共为一万元时，不通过价差来处理。而是在这个月的货款中，如还需要购买甲材料，就把当月的甲材料进货成本在原来的基础上再加上一万元。如此的话，无论是在甲材料的库存金额还是货款上，都跟实际一致。只是在成本上有所影响。当这个误差企业可以忍受时，笔者到认为这是一个很不错的解决方案。因为这不需要进行复杂的调整工作，而且，操作起来的话，跟正常的作业没有多大的不同。这无疑给企业提供了一重简便的解决方式。
　　最后，笔者仍然要强调一次，虽然ERP系统中提供了跨月记账处理价格差异的流程，但是，并不是说我们实施顾问建议企业这么做。相反，我们还是比较鼓励企业从提高供应商管理的角度出发，尽量避免跨月结账情况的出现。因为跨月结账不仅对价格差的处理有比较大的影响，而且对于其他作业，也是非常不利的。