国家行政机关公文格式释义

　　公文是国家行政机关中必要的文件形式，很多重大事务的传达和回报都离不开公文，公文的写作要求是非常的严格的。对于国家行政机关公文格式释义，也已经有明确的规定出台，确保公文的格式有标准，确保格式规范便于阅读，但是具体的格式释义如何，可以到本文进行了解。
　　一、国家行政机关公文格式释义
　　《国家行政机关公文格式》条文释义
　　1、范围
　　本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。
　　本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。
　　本章规定了标准的内容范围、适用范围和特定范围。
　　（1）内容范围
　　内容范围只涵盖国家行政机关公文（以下简称“公文”）格式中的纸张要求、印制要求、公文各要素的排列顺序和标识规则，并不是公文格式的全部范围。
　　（2）适用范围
　　本标准适用于国家各级行政机关的公文，其他机关、企事业单位的公文可参照执行。所谓参照执行的含义是可以结合自己的实际执行。
　　2、引用标准
　　在A系列纸型中，公文用纸的纸型为A4型，即幅面尺寸为210mm297mm，并规定各裁边的误差为3mm。
　　3、定义
　　本标准采用下列定义。
　　3。1字Word
　　标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。
　　3。2行line
　　标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度78倍的距离为一基准行；公文标题以2号字高度加2号字高度78倍的距离为一基准行。
　　4、公文用纸主要技术指标
　　公文用纸一般使用纸张定量为60gm一80gm2的胶版印刷纸或复印纸。
　　5、公文用纸幅面及版面尺寸
　　5。1公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GBT148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm297mm，尺寸的允许偏差见GBT148。
　　5。2公文页边与版心足寸
　　公文用纸天头（上白边）为：37mmlmm
　　公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm
　　版心尺寸为：156mm225mm（不含页码）
　　6、公文中图文的颜色
　　未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。
　　公文在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。为避免在本标准后面各章条的叙述重复，在此作总体规定。
　　7、排版规格与印制装订要求
　　7。1排版规格
　　正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。
　　7。2制版要求
　　版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过lmm。
　　7。3印刷要求
　　双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BLl00，红色油墨应达到色谱所标Y80，M80。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。
　　7。4装订要求
　　公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各l4处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm一5无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差lmm，四角成90度，无毛茬或缺损。
　　8、公文中各要素标识规则
　　本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
　　8。1眉首
　　8。1。1公文份数序号
　　公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第l行。
　　一般来说，应根据公文的份数来决定编几位，但至少应不少于两位，即“1”编为“01”
　　8。1。2秘密等级和保密期限
　　如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，两字之间空l字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。
　　秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。根据《办法》的规定，涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级具体范围的规定分别标明“绝密”、“机密”和“秘密”。“绝密”是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；“机密”是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害；“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。在国家行政机关的公文中应按照上述要求在公文中标识公文的秘密等级。
　　保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。如公文针发单位能够知道保密期限，可按照国家保密局的要求在密级程度后标注保密期限，在秘密等级和保密期限间用“”隔开。如：绝密3个月，意味着该公文属于绝密等级，保密的期限为3个月，过期即可解密。在此需要说明的是，如不标识保密期限，秘密等级两字之间应空l字距离，如需标注保密期限，则秘密等级的两字间则不空l字距离，以使该字段不致过长。
　　8。1。3紧急程度
　　如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
　　紧急程度是对公文送达时限的要求。根据《办法》规定，紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”。具体“特急”和“急件”的时间要求是多少，由各地行政机关主管自行确定。在标准中只规定紧急程度的标识位置是居于版心右上角顶格第l行。
　　如果遇到秘密等级和紧急程度需同时标识时，按照秘密等级
　　在上、紧急程度在下的次序分两行顶格标注在版心右上角。
　　8。1。4发文机关标识
　　由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特
　　定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上
　　边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识。
　　发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm15mm（高宽）。
　　联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
　　发文机关标识即人们通常所称的“红头”。它是由发文机关
　　全称或规范化简称加“文件”二字组成的。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。规范化简称应由该机关的上级机关规定。
　　有一些特定的公文在发文机关名称后面不加“文件”二字，如国务院就有“国务院任免通知”红头形式，本标准给这类“红头”留了余地，未规定一律要加“文件”二字，但只限于特定的公文。一般来说，行政机关的重要公文特别是上报的公文均应加“文件”二字。
　　8。1。5发文字号
　　发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识
　　下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为O01），不加“第”字。
　　发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
　　年份要用全称，不应简化，如“87”、“93”等均属标识不正确。年份应用六角括号“〔〕”括起。
　　发文字号的位置，本标准规定在发文机关标识下空2行，规定在发文字号之下4mm处印一条与版心同宽的红色反线，这样就明确了发文机关标识与红色反线之间的距离是3行位置，发文字号应标在第3行，并且不要紧贴红色反线，空出约4mm的距离（实际掌握只要不贴红色反线即可）。发文字号应居中。
　　8。1。6签发人
　　上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
　　如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第l行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。
　　签发人标识仅是在上报的公文中才出现。在上报的公文中标识签发人姓名，主要目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报事项负责。因此上报的公文需要标注签发人。本标准规定应平行排列于发文字号右侧，也就是要和发文字号同处在第3行，不过此时发文字号便不要居中了，要居左空1字，签发人则右空1字，这样排列起来对称、美观。还要注意“签发人（会签人）”三字用仿宋体，签发人（会签人）姓名用楷体。这样规定是使签发人（会签人）的姓名突出、醒目。
　　如果有多个签发人，或者有的文件按规定还需要标注会签人，这时的标识方法是，发文字号应始终放在红色反线之上的最后一行，文件主办单位的签发人要始终放在最上面的位置；其他签发人或会签人在主办单位签发人之下按发文机关标识的顺序排列，最后的签发人或会签人要与发文字号同处一行平行排列；如果3行位置放不下，将红色反线下移，但排列顺序和原则不变，发文字号居左空1字和签发人。姓名居右空l字的要求不变。
　　8。2主体
　　8。2。1公文标题
　　红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
　　8。2。2主送机关
　　标题下空l行，左侧顶格用3专仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。
　　8。2。3公文正文
　　主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。
　　正文的标识方法同写信一样，在主送机关名称之下第1行开始标注，每起一自然段均要左空2字。本标准特意规定公文，中的数字、年份、（用阿拉伯数码标识的）均不能回行，这是根据公文的特点而定的。因为公文中的数字、年份不能出半点纸漏，数字、年份回行权易出现差错，也易使读者看错。
　　8。2。4附件
　　公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1。”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。
　　8。2，5成文日期
　　用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”；成文日期的标识位置见8。2。6。
　　成文日期是公文生效的时间，是公文的一项重要内容。公文如果没有生效时间，在某种意义上说就是一纸空文。为了加强其准确性，本标准规定成文日期要用汉字书写，即俗称的“大写”，不能用阿拉伯数字与汉字混用，同时年、月、日要齐全。规定零要写成“O”，是因为“零”与汉字的另一种数字写法“壹、贰、捌”等是一个序列，而采用“一、三、五”这种写法用“O”比较协调。
　　由于印章一般要盖在成文日期上，成文日期要依印章的位置而定，这一点在8，2。6条会分别介绍。
　　8。2。6公文生效标识
　　公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有以下两种情况，一种是单一发文机关如何标识公文生效标识，另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。
　　8。2，6。1单一发文印章
　　单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；力g盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。
　　当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；
　　当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。
　　印章是公文的生效标志。一般情况除了会议纪要以外，不加盖印章的公文应视为无效。印章还是鉴定公文真伪的最重要的标志。
　　对只盖一个印章的单一机关发文，本标准规定落款处（即成
　　文日期之上）不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期的横向距离是右空4字；纵向与正文的距离要依印章的大小而定，其标准就是印章加盖在成文日期上，上距正文l行之内，也就是不到l行的空白。这样要求是为了防止变造公文，因为如果空白过大，就容易被人私自加入其他内容，即“变造”公文。
　　本标准规定印章加盖要端正、居个（即居成文日期之中）。8。2。6。2联合行文印章
　　当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各
　　空7字；主力、机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保征印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。
　　当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
　　8。2。6。3特殊情况说明
　　当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
　　现行公文常出现一种“此页无正文”的格式，即当正文之后的空白容不下印章位置时，需将印章加盖在下一空白页上，于是在该空白页第l行顶格标识“此页无正文”，并用圆括号括起。
　　8。2。7附注
　　公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下l行。
　　附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如“此件发至县团级”、“此件可见报”等，不是对公文的内容作出解释或注释。对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决，这一点在使用附注时要加以注意。
　　附注应用圆括号括入，左空2字标识在成文时间的下一行。
　　8。3版记
　　8。3。1主题词
　　“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。
　　主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。标注主题词是文书部门和档案部门相互衔接的一项工作。公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和发布。如国家行政机关公文主题词是由国务院办公厅编制的《国务院主题词表》规定。
　　8。3。2抄送机关
　　公文如有抄送机关，在主题词下l行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号5抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。
　　8。3。3印发机关和印发日期
　　位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；
　　用3号仿宋体字。印发机关左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
　　印发机关不是指公文的发文机关，发文机关已有明显的“红头”标识或在公文标题中显示。这里的印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公厅（室，）或文秘部门。有的发文机关没有专门的办公厅（室）或文秘部门，也可标识发文机关。
　　8。3。4版记中的反线
　　版记各要素之下均加一条反线，宽度同版心。
　　本标准规定版记中各要素之间加一条反线隔开，一是为显示各要素之间的区别，二是如此设计显得美观。要注意最后一个要素之下要有一条反线，具体标识方法可参见标准中的图4。
　　8。3。5版记的位置
　　版记应置于公文最后一面（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。
　　本标准规定版记置于最后一面（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。也就是说版记一定要放在公文的最后即公文的最后一面（本标准规定公文双面印刷）的最下面的位置。之所以这样规定，是为了保证公文的完整性。因为公文的开始部分很明显，即印有红头的首页，而结束部分就是本标准规定的版记。这样，红头与版记之间的所有部分都是公文不可缺少的部分，由此可以准确认定公文是否完整。确定版记的位置在实际操作中会遇到以下情况：
　　（1）公文主体之后的空白容不下版记的位置，需另起一页标识版记，此时版记要放在最后一面，即使前一面完全空白也没有关系。
　　（2）公文的篇幅如果在一个折页（即有四面）以上，这时公文的页数一般应是4的倍数，此时版记也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少（一般不会超过3面）。
　　（3）公文有附件。如果附件最后的空白能够容下版记，而该页又正是4的倍数，此时版记应置于该空白处，以免造成不必要的浪费。如果附件是被转发的文件，该文件后面也有版记，此时被转发文件的版记不能代替转发文件的版记，转发文件还应标识自己的版记。
　　9、页码
　　用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空l字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。
　　10、公文中表格
　　公文如需附表，对横排A45氏型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码
　　表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
　　公文如需附A3纸型表格，又当最后一页为A3纸型表格时，
　　封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封印上。
　　在实际工作中，有些公文需要附一些表格。为使表格装排得规范，本标准对表格如何放置作了较为明确的规定。对于横排A4表格的页码，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码横表表头在订口一边，双页码横表表头在切口一边。这样放置可保证连续编排的表格可以依次顺序向下看，否则有可能出现单双页表格全部放在钉口一边或切口一边，阅读公文就要反复颠倒来看，很不方便。
　　公文如需附A3表格，也就是表格的开本比较大，而且是作为公文正文的最后一页时，为避免表格的脱落，所以应使表格处于封三之前位置，而不应将表格贴在封四上。
　　11、公文的特定格式
　　11。1信函式格式
　　发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下l行版心右边缘顶格标识。发文字号下空l行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明。
　　11。2命令格式
　　命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号白发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；
　　正文下空1行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期。分送机关标识方法同抄送机关。其他要素从本标准相关要素说明。
　　11。3会议纪要格式
　　会议纪要标识由“会议纪要”组成。其标识位置同8。1。4，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。
　　本标准中的会议纪要的格式主要是针对国家行政机关的办公会议纪要而言。至于用作公文种类的会议纪要，可用“文件式”或“信函式”公文形式来发，并在标题中显示。
　　各类公文格式和写作范例
　　令
　　（一）令的写作格式
　　命令（或令，下同）是国家行政机关及其领导人发布的带有强制性、领导性、指挥性要求的公文文种。主要用于发布重要的行政法规和规章，采取重大的强制性的行政措施，任免、奖惩有关人员，撤销下级机关不适当的决定等。
　　从性质和内容上划分，命令大体可分为：
　　发布性命令。是国家权力机关、行政机关和国家领导人发布法律、法规或重大行政措施的指令性公文。发布性命令一般由发布性命令正文和发布性命令附件组成。附件为所发布的法律、法规或重大行政措施。
　　行政令（指挥令）。主要用于国家行政机关及领导人颁布行政规章或重大行政措施。发布行政令的国家机关及其领导人必须是宪法和法律赋予其职权的特殊的法定作者。除此之外，负有特殊使命的机构，经政府授权，也可适用此文种。
　　任免令。主要是用于任命或免去（撤销）机关、单位、组织有关人员职务的公文。
　　嘉奖令。是国家行政机关嘉奖作出突出贡献的机关领导、人员的公文。
　　（二）令的写作范例
　　xx市人民政府令
　　文第31号
　　《泸州市计量计费监督管理办法》已经1997年1月27日市人民政府第54次常务会议通过，现予发布施行。
　　市长xx
　　一九九七年二月四日
　　《泸州市计量计费监督管理办法》
　　第一条为加强计量管理，确保计量计费准确，维护消费者、用户合法权益，根据《中华人民共和国计量法》和有关法律、法规，结合我市实际，制定本办法。
　　第二条本办法所称计量器具，是指用于贸易结算的工作器具，主要包括：秤、尺、里程计价表、电子计时器、燃油加油机、流量计、电能表、水表、煤气表（天然气表）、定量容器、计量罐、计量罐车、食用油售油器。
　　第二十五条本办法授权市技术监督局负责解释。
　　第二十六条本办法自发布之日起施行。
　　指示
　　（一）指示的写作格式
　　指示是上级领导机关对下级机关部署工作时经常使用的一种公文，它是领导机关阐明工作原理和基本要求的具有指导意义的文件。
　　从内容来讲，指示与决议、决定有明显的不同。对于特殊重大的方针、政策问题，对于重大的工作任务问题，就使用决议或决定；而对于贯彻方针、政策所作的工作部署，对下级机关阐明工作活动的指导原则，则使用指示。
　　常见的指示包括指示的因由，指示的内容，对下级执行指示提出的要求等内容。
　　（二）指示的写作范例
　　中共中央、国务院关于认真做好
　　防御特大洪水的紧急指示
　　（1983年7月30日）
　　今年我国气候异常。进入7月以来，长江中下游地区接连发生大水，一些地方已超过1954年的特大洪水的最高水位。沿江广大军民，在当地党委、政府和军区领导下，积极投入抗洪抢险，全力以赴，日夜奋战，目前已取得很大胜利。中共中央、国务院特向参加这一斗争的广大干部和群众，向解放军指战员，表示亲切的慰问，希望再接再厉，夺取全胜。
　　一、当前长江洪水险情未过，黄河、淮河、海河和松花江、辽河都进入大汛时期，珠江流域仍有发生洪水和台风灾害的可能。据气象部门分析，对此必须有高度警惕，中共中央、国务院要求各省、市、自治区都要做好防御特大洪水的充分准备，认真检查落实各项防范措施，做到有备无患，力争在发生不可抗御的特大洪水时，尽可能减少损失。
　　二、根据我国目前大江河防洪工程的能力，如遇特大洪水，为了保全大局，减少损失，需要在一些地方有计划地采取分洪、蓄洪措施。各有关地区要及时做好组织群众安全转移的各项准备，同时向分洪区、蓄洪区的广大干部和群众做好宣传教育工作，说明小局服从大局的道理。要求在洪水面前，每个人能以大局为重，一切行动听指挥，不允许违抗上级命令。特别是各级领导干部，必须以身作则，加强组织性纪律性；对不服从指挥调度而造成恶果的，要严加惩处。
　　三、各地在防汛抗洪斗争中，必须大力加强治安工作。对制造谣言、聚众哄抢的为首分子，对乘机抢劫、盗窃国家、集体和个人财产，破坏防洪抢险设施，以及其他破坏防洪救灾工作的犯罪分子，可采取特别措施和必要手段坚决镇压、严厉打击，依法从重从快惩处，以确保防汛工作的顺利进行。
　　公告
　　（一）公告的写作格式
　　公告适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。属于公开宣布的告晓性公文，它与其它告晓一般事件的通知和用于表扬、批评和传达重要情况的通报不同，它具有高度的庄严性和权威性。
　　公告分发布性公告、告知性公告、关涉国内外有关方面的公告。
　　公告包括标题、正文、签署和日期等。
　　（1）标题
　　发文机关加事由加文种。如《中共中央、全国人大常委会、国务院关于宋庆龄副委员长病情的公告》；发文机关名称加文种，如《中华人民共和国国务院公告》；事由加文种，前加关于；只写公告。
　　（2）正文
　　直述公告缘由，宣布事项。内容必须是真正的要事，要高度概括；大多是消息性，一般不提出执行要求。
　　（3）签署
　　写明公告发布机关全称。公告标题系发文机关名称加文种的，也可不写公告发布机关名称。
　　（4）日期
　　公告的年月日一般标在签署下一行。
　　（二）公告的写作范例
　　中华人民共和国最高人民法院公告
　　《最高人民法院关于如何处理农村五保对象遗产问题的批复》已于2000年6月30日由最高人民法院审判委员会第1121次会议通过。现予公布，自2000年8月3日起施行。
　　2000年7月25日
　　决议
　　（一）决议的写作格式
　　决议是经过会议讨论通过，对某些重大事项、重大问题作出决策、并要求贯彻执行的公文文件。它体现了集体或集团的意志，具有无可辩驳的集体性，以及权威性、规范性。
　　决议由标题、通过日期、正文三部分组成。
　　（1）标题
　　由发文机关（或会议名称）、事由、文种类型组成，也可由事由和文种组成。
　　通过日期一般写在标题下，在小括号内注明会议名称及通过时间，也可只写年月日。
　　（2）正文
　　正文因类型差异略有不同。公布性决议先写通过决定的那次会议及其作出公布议案的简单理由，次写公布内容，最后写注意事项及处理办法。批准性决议先写什么会议审议了某个议案，依据什么理由，决定批准否，再写对被审议案的具体评价，最后以指出、认为之语引出号召。阐述性决议则先概述某一事实，然后加以理论分析，最后是评断。
　　（二）决议的写作范例
　　中华人民共和国第五届全国人民代表大会
　　第五次会议关于中华人民共和国国歌的决议
　　（1982年12月4日第五届全国人民代表大会第五次会议通过）
　　第五届全国人民代表大会第五次会议决定：恢复《义勇军进行曲》为中华人民共和国国歌，撤销本届全国人民代表大会第一次会议1978年3月5日通过关于中华人民共和国国歌的决定。
　　议案
　　（一）议案的写作格式
　　议案是各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项时，所使用的公文。法定人数的人大代表及人大有关机构也可提出议案。
　　议案的开头部份可简明扼要地阐述提出议案的目的或原因，也可直截了当地提出需要审议的事项。
　　（二）议案的写作范例
　　成都市人民政府关于提请审议《成都市建筑施工现场
　　监督管理规定（草案）》的议案
　　市人大常委会：
　　《成都市建筑施工现场监督管理规定（草案）》已经市人民政府同意，现送上，请予审议。
　　一九九七年六月二十六日
　　成都市建筑施工现场监督管理规定（草案）
　　第一章总则
　　第一条为加强建筑施工现场的监督管理，维护建筑市场的正常秩序，提高文明施工管理水平，确保工程质量和施工安全，根据有关法律、法规，结合成都市实际，制定本规定。
　　第二条本规定所称建筑施工现场，是指经市、区（市）县人民政府有关部门批准，进行工业和民用项目的房屋建筑施工、建筑装饰等施工活动的场地。
　　第三条成都市建筑业管理局负责全市建筑施工现场的统一监督管理。各区（市）县建委负责。
　　第三十七条本规定具体应用中的问题，由成都市人民政府负责解释。
　　第三十八条本规定自发布之日起施行。成都市人民政府制定并于1996年3月6日发布的《成都市建筑施工现场监督管理规定》同时废止。
　　函
　　（一）函的写作格式
　　函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。
　　公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期等。
　　标题
　　一般由发文机关、事由、文种或者事由、文种组成。一般发函为《关于（事由）的函》；复函为《关于（答复事项）的复函》。
　　正文
　　一般包括三层：简要介绍背景情况；商洽、询问、答复的事项和问题；希望和要求，如：务希研究承复，敬请大力支持为盼等。
　　（二）函的写作范例
　　四川省电力工业局关于
　　在宝珠寺水电站库区进行开发有关意见的函
　　广元市人民政府：
　　宝珠寺水电站于1996年10月开始蓄水，1996年年底首台机组投产发电，水库已基本形成。据了解，目前库区有关部门正积极筹划在宝珠寺水电站库区发展旅游业和养殖业。为保障水库和大坝的安全运行，现将我局有关意见函告如下。
　　一、宝珠寺水电站是由国家开发银行贷款，四川省电力工业局负责还贷建设的重点水电工程。
　　四川省电力工业局既是宝珠寺水电站工程的业主，又是工程主管部门。按照国家有关基本建设谁投资，谁受益，的原则，四川省电力工业局拥有宝珠寺水电站工程（包括水库）的管理权和开发权，宝珠寺水电厂直接受四川省电力工业局领导，是宝珠寺水电站工程管理和开发的直接主体。尽管如此，为支持库区移民发展生产，根据《四川省大型水电工程建设征地补偿和移民安置办法》第三十条大型电站形成后的水面和消落区，在服从工程管理机构的统一指挥、管理、调度和保证工程安全的前提下，由当地县级以上人民政府统筹组织移民优先开发利用和水利电力部颁发的《水利水电工程管理条例》第二十三条开展综合经营事业，应由工程管理单位统一规划。可由工程管理单位自营，也可以与有关单位签订经济合同，进行协作或联合经营，应注意有关社队利益，搞好团结和生产的精神，我局原则同意当地县级以上人民政府统筹组织库区移民对宝珠寺水电站库区进行适当开发，但任何开发活动必须服从宝珠寺水电厂的统一规划，并与宝珠寺水电厂签订有关经济、安全、责任方面的协议。
　　二、根据国务院颁发的《水库大坝安全管理条例》第十条兴建大坝时，建设单位应当按照批准的设计，提请县级以上人民政府依照国家规定划定管理和保护范围的规定，宝珠寺水电站应划定管理和保护范围。但宝珠寺水电站首台机组刚投产，大坝未全部建成，大坝管理和保护范围尚未划定，依照批准设计和国家有关规定，大坝上游35公里，以及整个库区征地线以下，属大坝管理和保护范围。
　　根据《水库大坝安全管理条例》第十七条在大坝管理和保护范围内修建码头、鱼塘的，须经大坝主管部门批准和《水利水电工程管理条例》第十一条确有必要在水利水电工程保护范围内进行建设等活动，应征得水利电力主管机关的同意的规定，任何单位在宝珠寺水电站大坝管理和保护范围内进行开发活动，必须经四川省电力局批准后方可实施，未经我局批准擅自在大坝保护和管理范围内搞开发，都是违反国务院规定的。
　　三、凡是在水库以内的任何开发和经营活动，必须服从宝珠寺水电厂对水库的统一运用调度，不得影响水库的安全运行。库区的利用应在服从电厂的统一规划的前提下统筹规划，有计划、有组织地进行。
　　以上意见，特此函告。感谢贵府及其它各级地方政府对电力部门的工作给予大力支持和帮助。
　　一九九七年二月二十四日
　　决定
　　（一）决定的写作格式
　　决定是党政机关及其他部门对某些重大问题或重要事项，经过一定会议讨论研究表决通过后要求贯彻执行的文体。决定除会议作出外，也可以由领导机关制发。
　　决定一般由标题和日期、正文、结尾三个部分组成。
　　（1）标题和日期
　　决定的标题要完整地写出发文机关、决定事由和文种三项内容。在决定事由前一般以关于连结。决定的日期即会议通过或领导签发此项决定的日期。它写在标题之下，外用括号。重大法规性的决定，还需注明通过该决定的机关、日期和生效日期。文末不再注明。
　　（2）正文
　　决定的主体部分也就是正文。其篇幅长短，由内容多少决定。一个篇幅较长的决定，其内容通常包括两层意思：一层是说明形势和有关情况，作出决定的目的与意义；另一层是说明决定的具体事项，落实决定的政策、措施和要求等等。
　　篇幅较长的决定，正文在结构上可分为开头、主体、结语三部分。
　　开头。这一部分一般用一个自然段落，用特决定如下或特做如下决定与主体部分衔接。开头主要用以说明目前形势，分析或阐述做此决定的原因目的及意义。其语言要求简洁、概括性强。
　　主体。表达决定的具体内容。因为它是下级机关、相关单位及所属个人必须执行的准则，所以要求写得明确、具体、详尽。这一部分的表达方式常采用条文式写法，在这些表现具体内容的条、项之间可以是明显的并列关系，也可以是明显的递进关系，无论何种关系，都一定要形成完整、严谨、清晰的整体。主体部分也可用简述式写法，对所决定的事项作出直接公布。
　　结语。在这一部分中提出希望、号召和要求。
　　（3）结尾
　　在决定的正文之后，可写本决定自发布之日起施行，通常不写成文日期和发文单位。见诸报刊时，可在文末署发文机关名。
　　（二）决定的写作范例
　　国务院关于加快发展中西部地区乡镇企业的决定
　　（一九九三年二月十四日）
　　国发〔1993〕10号
　　党的十一届三中全会以来，我国乡镇企业异军突起，为农村发展和国民经济增长作出重大贡献，成为我国社会主义市场经济生机勃勃的力量。但是，由于多种原因，乡镇企业发展的区域分布很不平衡，占全国人口约三分之二的广大中西部地区只拥有乡镇企业产值的三分之一，已成为我国中西部与东部地区经济发展差距的重要原因。党的十四大指出：继续大力发展乡镇企业，特别要扶持和加快中西部地区和少数民族地区乡镇企业的发展。这对于逐步缩小东西部地区差距，振兴少数民族地区经济，改变贫穷落后面貌，巩固和发展团结稳定的大局，实现共同富裕，具有十分重要的经济意义和政治意义。为此，特决定如下：
　　一、提高认识，加强领导，把加快发展乡镇企业作为中西部地区经济工作的一个战略重点（内容略）
　　二、实行适应中西部地区经济发展要求的产业政策（略）
　　三、提倡不同组织形式的乡镇企业共同发展（略）
　　四、鼓励和支持各类人才走上开发乡镇经济的主战场（略）
　　五、走因地制宜、合理布局、集中连片发展路子（略）
　　六、积极在中西部地区培育和发展市场体系（略）
　　七、多渠道增加中西部地区乡镇企业的资金投入（略）
　　八、抓住机遇，推进东西横向经济联合和城乡联合（略）
　　九、各有关部门通力合作，为促进中西部地区乡镇企业上新台阶作出贡献（略）
　　此件发至省（市）及中央各部委
　　通告
　　（一）通告的写作格式
　　通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
　　通告由标题、正文、发文机关和日期等部分组成。
　　1、标题
　　由发文机关、事由、文种构成。
　　根据具体情况，也可使用发文机关加文种、事由加文种或只写通告二字。
　　2、正文
　　由缘由和通告事项两部分组成。缘由为发布通告的原因和根据，事项为须知和遵守的内容。用特通告如下转承连接。通告事项是面对大众的，应简洁明了，叙述清楚，通俗易懂，便于掌握。结尾部分可提出要求、希望，并用特此通告作结。有时也可不写，形式比较灵活。
　　3、署名和日期
　　正文后签署发布通告的机关名称和日期。
　　（二）通告的写作范例
　　河南省交通厅
　　关于继续做好公路养路费等交通规费征收工作的通告
　　根据交通部通知，在国家交通和车辆税费改革方案正式公布实施之前，各地必须严格按照《国务院办公厅转发交通部等部门关于继续做好公路养路费等交通规费征收工作意见的通知》（国办发〔2000〕2号）精神，继续做好公路养路费等交通规费征收工作。特通知如下：
　　一、各级交通主管部门要清醒地认识到交通规费征收工作对交通基础建设的重要性、必要性乃至于对河南经济建设产生的重大影响，切实加强对公路养路费等交通规费征收工作的领导，积极主动与当地财政、公安等部门取得联系，密切协作，及时解决征收工作中出现的问题，维护正常的征费秩序，为交通基础设施建设筹集更多的资金。
　　二、各缴费义务人要严格按国家和省现行征缴政策、办法和标准，自觉到当地征稽机构缴纳各项交通规费。对目前社会上仍然存在偷、逃、漏、欠规费的行为，各级交通规费征稽机构和人员将继续进行稽查、追缴并依法收取滞纳金和罚款，对故意妨碍征缴人员执行公务的，要依法严肃查处，情节严重的，移交司法机关追究刑事责任。
　　三、各级交通规费征稽机构要认真学习、领会和坚决贯彻执行全国人大、国务院以及交通部、财政部等国家有关部委法规、文件，以及《河南省人民政府关于加强公路养路费等交通规费征收工作的通告》，加强领导、加强宣传、稳定思想、稳定队伍，充分认识税费改革的重大意义，以国家利益为重，顾全大局，坚守岗位，恪尽职守，照章收费，只要交通和车辆税费改革方案还没有正式开始实施，就要坚决做到公路养路费等交通规费征收稽查工作有条不紊进行。
　　2000年11月8日
　　规定
　　（一）规定的写作格式
　　规定是企业机关或部门对于某项工作或活动作出原则性的规范或约束的一种常用文体。规定是一种法规性文件，用以制定某项工作的实施细则或具体管理措施，属于下行公文。
　　规定由标题、日期、主送单位、正文、发文单位几部分构成。
　　（1）标题
　　与大多数公文的标题写法相同，由发文单位、事由和文种三部分组成。如《市人民政府关于组织职工技术比赛的规定》。
　　（2）发文日期
　　可以放在标题的下面，也可以置于正文之后。经一定会议批准的重要规定，日期在标题之下；基层单位和机关制定的，日期写在正文之后。
　　（3）主送机关
　　普发性规定，通常不写主送机关，而且常采取通知转发的形式。如《中共市委办公厅关于印发督促检查、信息、文件处理工作三个暂行规定的通知》。
　　只在某些范围内实行的规定，可以按一般文件的格式注明主送机关。
　　（4）正文
　　正文一般分为开头、主体、结语三部分。
　　开头。规定是对某项工作的管理措施，可以是全面的，也可以是专项的。开头部分总述制定本规定的目的、依据，有针对性，必要时也可叙述制定原因。
　　主体。通常采用条目式写法，一项内容为一条，简明、准确、具体。内容简单的就直接写出，不必分条，写作时要灵活掌握。
　　结语。一般用本规定自发布之日起施行或本规定自年月日起施行表述。除此之外，也可写出该规定的解释权所属者。
　　（5）发文单位
　　发文日期置于标题之下的，正文后可不写发文单位名称；发文日期写在正文之后，应注明发文单位名称。
　　（二）规定的写作范例
　　市人民政府关于
　　坚决防治蚊蝇孳生的规定
　　（1990年8月30日市人民政府第29号令
　　发布1993年3月9日市人民政府第2号令修改）
　　为消灭蚊蝇，改善环境卫生，保障人民健康，市人民政府决定：动员全社会力量，坚决防治蚊蝇孳生，做到人人动手灭蚊蝇，实现处处无蚊蝇。
　　一、本市城区、近郊区（包括农村地区）和远郊区的城镇，工矿区内的机关、团体、部队、企事业等单位（以下简称单位），街巷、广场、游览区、市场等一切公共场所（以下简称公共场所）和居民住宅院落，必须分别按照国家和本市市容环境卫生、食品卫生、公共场所卫生等法律、法规、规章和本规定，清除蚊蝇孳生条件。
　　厕所、下水道口、垃圾站（桶、箱）、污物容器、雨水污水蓄积地等一切易于慈生和聚集蚊蝇的处所，必须分别采取冲洗、消毒、打扫、平整等卫生措施，严防蚊蝇孳生、聚集，及时消灭蚊蝇和蚊蝇幼虫。
　　食品生产经营厂店、饮食业摊商、单位内部食堂等一切易招蚊蝇聚集的场所，必须采取有效措施预防和消灭蚊蝇。
　　单位、居民住宅院落，必须经常保持院内公共卫生和家庭卫生，做到室外无蚊蝇孳生地，室内无蚊蝇。
　　近效农村集体经济组织和农户饲养禽畜，应搞好饲养场所及其周围的环境卫生，清除蚊蝇孳生条件。近郊菜区堆肥场，由乡政府统一规划设置垃圾处理场、粪库、粪池等，应做好卫生保洁工作，粪库、粪池也应加盖密封。在蚊蝇孳生季节，应经常喷洒高效低毒杀虫药。
　　二、违反本规定，造成蚊蝇孳生、招致蚊蝇聚集和发现蚊蝇不予消灭的，按以下规定予以处罚。
　　七、本规定自1990年9月1日起施行。
　　主题词：环卫法制规定命令
　　发送：各区、县人民政府，各市级机关、人民团体、企事业单位，中央在机关、部队，外省、市驻机构（在《日报》、《法制报》上刊载）
　　共印1370份
　　市人民政府办公厅
　　1993年3月20日印发
　　意见
　　（一）意见的写作格式
　　意见是上级领导机关对下级机关部署工作，指导下级机关工作活动的原则、步骤和方法的一种文体。意见的指导性很强，有时是针对当时带有普遍性的问题发布的，有时是针对局部性的问题而发布的，意见往往在特定的时间内发生效力。
　　意见的格式包括：
　　（1）标题。标题必须把发文机关、事由、文种写清楚。
　　（2）发文时间。一般以定稿时间为准。
　　（3）正文。
　　（二）意见的写作范例
　　公司关于发展服务业的意见
　　发〔19〕号
　　随着承包经营责任制的推行，我公司的生产、加工业有了很大发展，工业产值和利润都比上年同期水平有所提高，广大职工的生产积极性空前高涨，这是我公司发展的重要优势之一。但是，由于长期以来人们对服务业的认识不足，一些基层单位在调整产业结构时，甚至任意砍掉服务业，致使公司内部职工需办的事情无人去办，服务网点少、面窄，大量的待业青年得不到安置，公司的压力很大。为了迅速改变这种局面，拓展就业门路，发挥服务业在我公司的重要作用，特制定如下意见：
　　一、确立发展服务业的指导方针，积极发展集体服务业，鼓励和支持待业青年开办个体服务业。
　　二、搞好网点建设，鼓励优质服务，实行价格统一管理，反对和禁止违法违章经营。
　　三、实行自主经营，自负盈亏，国家统一纳税，不搞统负盈亏，推行责、权、利相结合的经营承包责任制。
　　四、公司将加强对服务业的领导和管理，加快人才培养，提高服务质量。
　　上述各条请各基层单位，根据实际情况具体组织实施，并将实施情况及时上报总公司。
　　一九年月日
　　通报
　　（一）通报的写作格式
　　通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。通报属下行公文。
　　通报由标题、文号、密级、主送单位、正文、发文机关和日期组成。
　　（1）标题
　　由发文机关、事由、文种或事由、文种构成。标题有两种写法：一是公文式标题；二是新闻式双标题，多为正题加副题，也可是眉题加正题。如果内容有所专指，要写明主送机关；普发性的通报则可不写主送机关，或在正文中、发至范围中注明。
　　（2）正文
　　包括原因、事项、处理意见、经验教训、要求及希望、号召等内容。
　　表彰性通报和批评性通报一般分为三部分：
　　主要事实
　　表彰性通报突出主要的先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实。
　　分析指出事例的教育意义
　　表彰性通报，有在阐述先进事迹的基础上，提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神。批评性通报要分析错误的性质、危害，产生的根源和责任，指出应吸取的主要教训等。
　　提出要求
　　情况通报有两种形式：一种只对有关事实作客观叙述；另一种还对有关情况加以分析说明，有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。
　　（3）尾部
　　由落款、发文范围、抄送、附件等组成。
　　（二）通报的写作范例
　　内江市人民政府关于表彰
　　实施科技兴市15工程先进单位的通报
　　各县（市、区）人民政府，市政府各部门：
　　1995年和1996年，我市各级各部门按照市委、市政府的安排部署，进一步加大了科技兴市15工程的实施力度，促进了科技与经济的结合，取得了显著的经济效益和社会效益。两年中，全市共实施科技兴市15工程项目473项，累计实现产值59。67亿元，其中科技产业创产值13。66亿元，推广应用科技成果创产值46。01亿元，超额完成了省政府下达我市的目标任务。
　　为了推进科技兴市15工程向纵深发展，根据市政府《关于分解科技兴市15工程目标任务的通知》（内府发61号、84号）精神，市政府决定对实施科技兴市15工程成效显著、较显著和完成任务的县（市、区）及市级有关部门予以表彰，以资鼓励。
　　附：实施科技兴市15工程成效显著，较显著及完成任务的单位名单（略）。
　　内江市人民政府
　　一九九七年五月三十日
　　通知
　　（一）通知的写作格式
　　通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。通知大多属下行公文。
　　1、印发、批转、转发性通知的写法
　　标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成，也可省去发文机关名称。正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如同意、原则同意、要认真贯彻执行、望遵照执行、参照执行等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。最后写明发文日期。
　　2、批示性通知的写法
　　标题由发文机关、事由和文种组成，也可省去发文机关名称。正文由缘由、内容包括要求等部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。内容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。要求要切实可行，便于受文单位具体操作。
　　3、知照性通知的写法
　　这种通知使用广泛，体式多样，主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项。
　　4、事务性通知的写法
　　通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知也属事务性通知的一种，但写法又与一般事务性通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准确的材料等。
　　5、任免、聘用通知的写法
　　一般只写决定任免、聘用的机关、依据，以及任免、聘用人员的具体职务即可。
　　（二）通知的写作范例
　　四川省人民政府办公厅
　　关于加强农村电影发行放映工作的通知
　　各市、州人民政府，各地区行政公署，省级有关部门：
　　党的十一届三中全会以来，农民物质生活水平有了很大提高，但由于多方面的原因，近年来农民看电影难的问题十分突出。遵照中央关于认真解决农村和老、少、边地区人民群众看电影难的精神，经