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新时期档案管理工作创新的思考
  【摘要】由于制度不完善,管理人员素质偏低,新时期,妇幼保健档案管理仍然面临问题与不足,主要表现为原稿管理被忽视、归档管理不被重视、档案安全管理不足。为弥补这些缺陷与不足,应该采取创新策略和有效措施:加强原稿管理、完善规章制度、重视安全管理,并注重管理培训,提高妇幼保健档案管理人员素质。
  【关键词】新时期;妇幼保健档案管理;创新;规章制度;安全管理
  新时期,随着计算机和信息技术的发展与进步,妇幼保健档案数字化出现并得到越来越广泛的应用。通过数字化档案应用,不仅可以方便档案资料查阅和检索,还能减少档案占用面积,方便携带,更好满足使用者需要。同时,为促进其作用有效发挥,应该加强管理工作,促进档案管理水平的提高。但目前妇幼保健档案管理工作中,一些人员素质偏低,制度不健全,导致管理仍然存在不足,应该采取优化和创新策略。
  一、新时期档案管理工作的问题
  新形势下,虽然数字化档案的应用越来越广泛,其作用也愈加明显。但由于管理制度不完善,一些管理人员素质偏低,妇幼保健档案管理仍然面临以下问题。
  (一)妇幼保健档案的原稿管理被忽视。为方便打印,人们习惯应用计算机起草和制作文件。但文稿一旦打印完成后,很多人容易忽视文件管理。多数人不注重加强电子文件管理工作,或者未能将其保留下来,文件被清除或被新的文件夹覆盖。一些人员忽视保护文件夹,对文件任意进行增减、删除或篡改操作,导致原始的电子文件面目全非。
  (二)妇幼保健档案的歸档管理不被重视。传统纸质档案都是在文件形成后,由管理人员分类和编号,然后交由管理部门和工作人员管理。纸质档案使用时间长,工作人员经验丰富,总结出行之有效的工作流程、方法和原则,相关制度较成熟,有利于提升妇幼保健档案管理水平。而数字化档案写在磁盘上,方便修改,制作和修改完成后存储于磁盘中,并保留在信息数据库,方便档案信息资源共享。但由于数字化档案生成环境特殊,从制作到归档,不能按照纸质档案方式进行,妇幼保健档案归档管理也容易被忽视,制约管理水平的提升。
  (三)妇幼保健档案的安全管理不足。数字化档案如果被盗取,其受损坏程度往往比较严重,甚至导致妇幼保健档案数据资料难以恢复。一些单位忽视建立完善的管理制度措施,安全管理不被重视,安全防护技术手段不足,未能综合应用防火墙技术、密钥技术等,安全管理制度措施没有严格执行。
  二、新时期档案管理工作的创新对策
  为弥补妇幼保健档案管理的不足,根据新时期和新形势,以提高管理水平为目的,笔者认为应该从以下方面入手,采取优化和创新策略。
  (一)加强妇幼保健档案的原稿管理。数字化档案制作或打印之后,不能任意删除或修改,而应该加强原稿管理,做好存储和备份工作。同时注重文件收集,与纸质档案完全不同的是,数字化文件收集方式、范围和要求也不同。草稿文件一般不具备正式的文件功能,可以不保留。对具有辅助作用的文件、正式的文件应该做好搜集工作,进行整理和归档。并与纸质档案建立对应关系,方便查阅和使用。还可以将其制作成纸质拷贝件或微缩品,避免档案丢失。
  (二)完善规章制度,加强妇幼保健档案的归档管理。完善妇幼保健档案管理规章制度,推动管理工作制度化和规范化。明确相关人员职责和权限,让他们有效适应档案管理需要,严格落实制度措施。重视档案综合利用,加强管理,使管理和利用工作更为有效地开展下去。妇幼保健档案归档过程中,可采用硬盘存储或外部载体保存,避免受到不必要的损失。
  (三)重视妇幼保健档案的安全管理。重视软件维护,确保妇幼保健档案安全有效运营。完善安全管理措施,预防安全隐患发生,明确管理人员职责和权限,让他们有效开展安全管理工作。加强软件和系统更新维护,确保妇幼保健档案存储设备安全。落实专机专用制度,保证档案存储设备处于良好性能和运营状态。注重妇幼保健档案备份,避免出现安全隐患。加强网络防火墙建设,重视安全密钥的使用,合理设置密码,防止受到攻击和破坏。做好备份工作,综合应用加密技术、访问控制技术、数字签名、信息备份与恢复等措施,实现对妇幼保健档案的有效管理,确保其安全可靠。
  (四)提高妇幼保健档案管理人员的素质。建立完善的管理制度,明确管理的目的、流程和方法。落实管理责任制,让每个管理人员有效开展管理工作。这样既能预防安全隐患,还能推动档案管理规范化和制度化,保障档案管理效率提升。引进基础扎实、责任心强、信息技术应用水平高的管理人员,实现对妇幼保健档案的有效管理。完善管理培训制度,学习理论和前沿知识,促进妇幼保健档案管理效率提升。管理人员要加强学习,掌握档案管理制度和规范要求,提高计算机业务水平,有效利用其开展妇幼保健档案管理工作。积极参与档案管理业务培训,丰富理论知识,增强动手操作能力,提升妇幼保健档案管理水平。
  (五)优化妇幼保健档案管理服务方式。综合利用多媒体技术、光盘制作技术、信息技术,为用户提供个性化服务,促进妇幼保健档案资源共享。为用户提供在线咨询服务,完善妇幼保健档案咨询平台,严格各项操作,优化管理服务方式。
  三、结束语
  为促进档案管理水平的提高,应该认识存在的不足,结合妇幼保健档案管理需要,综合采取创新策略。从而促进妇幼保健档案管理水平的提高,使其更好地发挥作用。
  【参考文献】
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