北京大学医学出版社ERP项目实施与运用

　　摘要：历经一年多的努力，北京大学医学出版社ERP项目系统成功上线并运用于日常生产活动中。本文就ERP项目的论证、规划、实施、应用等方面进行论述，总结得失，旨在为兄弟出版社进行ERP项目实施提供参考与借鉴。
　　关键词：出版企业；企业信息化；企业资源计划
　　一、ERP项目实施的背景
　　企业资源计划（Enterprise Resource Planning，ERP），是由美国Gartner Group公司于1990年将其作为制造资源计划的后续愿景而提出的概念。它作为MRPⅡ的下一代，继承了MRPⅡ的全部优势，它的核心功能是计划与控制。它能有效地将企业资源，包括人力、物资、资金，按照产品生产流程的时间轴进行有效配置，标准化生产流程，实时采集生产流程中产生的数据并进行汇总与分析，为企业对生产、成本的计划与控制提供数据支持，从而提高企业精细化管理，提高企业生产效率和管理水平。
　　从20世纪80年代后期开始，国际出版企业逐渐认识到优化供应链和利用信息化手段提高管理效率和水平已成为企业成功的重要助力。国际出版企业中，例如威科（Wolters Kluwer）、爱思唯尔（Elsevier）、施普林格（Springer）等出版集团都已经采纳并实施了ERP。他们采用的ERP涵盖了编务、印务、发行、出版、库存、人力资源、财务等出版流程中的主要环节，并实现了各个环节一体化集成管理的信息系统，基本实现了图书出版生产流程中数据流转的＂无纸化＂。而在国内，大多数出版社至今只对部分工作流程或环节进行了信息化管理，还没有形成这种涵盖图书出版主要流程各环节的一体化综合管理和信息化。
　　北京大学医学出版社（下简称＂北医社＂）在该项目实施前，并未形成一个各生产环节一体化集成管理的信息系统。首先，由于编务和印务没有采用信息管理系统，导致编务与印务工作产生的数据，大多以纸质单据进行管理，这些数据的管理和使用效率十分低下，无法实现数据的重用和共享。其次，由于信息管理系统没有覆盖出版业务的全流程，造成了信息孤岛的出现，导致了业务环节间的数据交换十分困难。编务与印务业务没有与财务、发行业务统一管理，导致相同的数据要维护多次，而且每次维护都只能进行人工录入，数据无法随生产流程进行流转。最后，由于没有一个涵盖整个出版流程的一体化管理信息系统，决策层无法有效及时获取业务数据，导致出版社无法对生产进行高水平的精细化管理，如无法进行单书成本核算；无法对生产资料进行精确的、理性的、非经验性的计划、配置和管理；无法通过数据挖掘对销售市场进行预估等。
　　以上这些问题都成为北医社管理经营水平提高的障碍，阻碍了出版社的健康发展。北医社于2013年初批准立项开展北医社ERP项目的建设工作。经过一年多的努力，北医社ERP项目顺利完成并投入使用，为出版社进一步健康发展提供了有力保障。
　　二、ERP系统上线的准备与实施
　　1.解决方案的选定
　　目前国内出版社采用的覆盖全生产流程的ERP系统大部分是购买用友、金蝶、云因等几家公司的产品，有少数出版社自主研发了自己的ERP系统。北医社根据实际情况，成立招标专家组，向社会公开招标，从产品的实用性、与出版社流程的符合度、可扩展性、易维护性、维护成本等方面进行综合考量，最终选定了用友公司的NC系统（UFIDA NewCentury）作为解决方案。
　　2.人员配备
　　ERP项目的实施是一项关乎出版社各生产环节的系统工程，很多问题根植于生产活动中的具体细节，如果处理不好，不仅会影响项目实施的进度，而且还会妨碍日常生产的正常进行。因此，需要构建一个分工明确、责任明晰的实施管理团队，并确立畅通的信息沟通和反馈通道。
　　为了保证项目开展，北医社成立了ERP项目执行小组，由社长任组长，总编辑任副组长，项目总监由出版社信息技术总监出任；然后从总编室、各编辑事业部、财务部、出版部、发行部、库房各选派1-2名业务骨干作为组员，充当系统实施中的典型用户。同时，出版社制定了例会制度，每周开一次例会，并根据实际情况增开会议。
　　项目总监全程配合实施方工作，负责双方的沟通协调，负责组织人员进行数据的整理和转换，系统上线后将出任系统管理员，负责系统的日常维护和问题处理。
　　典型用户负责配合实施方进行需求分析，在项目总监指导下进行本部门的数据整理，系统进入测试阶段时负责进行测试工作。
　　3.流程梳理及系统配置
　　用友NC系统实施的指导思想是为用户提供一套标准的模块化产品，用户根据自己的需求进行配置，最后形成一个符合自己生产流程的ERP系统。整合过程类似于＂搭积木＂，用友NC系统提供＂积木＂，出版社＂指挥＂实施团队进行搭建，＂指挥＂过程基于标准化的术语和各种表单进行。整个过程就是一个梳理流程、再根据梳理结果进行配置的过程。
　　北医社同其他出版社一样，在日常生产活动中形成了一套有着自身特色的生产业务流程。＂梳理＂工作就是要将这个现实中的流程抽象化、标准化后，通过NC系统中提供的表单、工作流、审批流等组件，将其在系统中表示出来。
　　北医社根据实际情况在图书编印模块配置了本版书（配盘）出版流程、外版书（配盘）出版流程、重印书（配盘）流程等业务流程，配置了选题申报、重印申报、选题信息变更申请等审批流程，配置了选题申报表、重印申报表、项目信息登记表、出版合同审批单、三审单、发稿单、封面设计单、编校流转单、质量检测单、样书信息登记单、印数定价审批单、印订施工单等流转单据。
　　在财务与供应链模块配置了纸张采购流程、图书销售流程、稿费支付流程、编录加工费用支付流程、生产费用付款流程等。
　　应注意的是，系统配置的时候应该按照先配置基本档案，再配置单据，最后配置工作流程和审批流的顺序进行。
　　4.数据载入  系统配置完成只相当于盖好了＂房子＂，需要配好＂家具＂和＂人员＂入住以后才能真正使整个系统运转起来。静态数据就相当于＂家具＂，包括：图书档案、作者信息、人员档案、出书门类、存货分类、开本类型等；＂中间态＂的动态数据就好比＂人员＂，它们会随着业务的进行发生变化，例如未达账款、未结算的订单、未印制完成的图书以及印制完成未入库的图书等信息。这些数据在采用NC系统前，分散于各个部门。数据载人就是将这些分散的数据按照标准的格式整理成一份份数据表单，最后利用数据传输平台将数据载入系统。
　　北医社根据自身情况制定了客商信息、作者信息表、项目信息登记表、存货期初表、成本卡明细表、在途订单表等电子表单，以excel形式下发各业务部门，由典型用户在项目总监指导下填报。填报的表单汇总到项目总监处，经处理后导入测试系统。在测试系统中进行几笔典型业务模拟，通过对库存、财务总账、存货核算、成本计算等模块对数据进行验证。如发现问题则及时回溯，查找原因予以纠正。经过多次反复后，使得测试系统配置的流程、表单、审批流以及数据和现实中的业务契合。
　　5.试运行与并行阶段
　　数据载入完毕后，需要求典型用户在测试系统中对照现实流程进行模拟操作。试运行阶段应该有足够的时间跨度，业务流程模拟也必须有代表性。经过试运行阶段后，在正式启用系统前，需对出版社人员进行集中培训，经过培训后，开始使用正式系统。考虑到有可能出现的问题，原来的信息系统需要与正式系统并行一段时间。在并行期间，正式系统要做好定期数据备份工作。但是，并行阶段新、老两套系统同时运行，会增加操作员的工作量，所以并行阶段不宜选在业务过于集中发生的时间段，而且并行时间不宜太长。
　　6.验收上线
　　经过试运行与并行阶段，出版社人员对系统已经较为熟悉，工作习惯已经逐步养成，系统逐渐进入正式运行状态。通过库存、财务总账、存货核算、成本计算等模块对数据进行验证，组织专家对系统进行验收后，系统方可正式上线运行。
　　三、ERP系统的上线及应用
　　1.实现了编、印、发、财完整的信息流管理
　　北医社在正式采用NC系统后，选题申报、选题审批、出版合同、三审、发稿、CIP及书号申请、封面设计、校对、排版、印制、产品入库、图书销售、销售回款、库房管理等环节均被按照先后依赖关系整合于生产时间轴上。管理者可以实时监控选题的运作情况、物料和人力的调配情况、产品销售情况等，从而作出决策，控制生产流程有序、高效地进行。
　　2.实现了图书成本单本核算
　　选题通过审核立项后，系统会根据选题申报信息生成对应的存货信息和成本卡。随着生产流程的进行，此选题发生的费用将会及时地归集到对应的成本卡下。归集的费用总和除以总入库数即获得单位成本，在图书销售时，此单位成本即可用于计算销售成本结转，从而实现单本成本利润核算。考虑到图书销售时成本不齐导致单位成本低于现实的情况，系统提供了预估机制。例如在图书印制时，出版部只用确定纸张类型、数量，系统便会根据纸张采购入库时的单价预估该印制所需的材料费并以预估标志记入成本卡。等出版部正式与印刷厂结算时，系统会自动抵消预估材料费，并将实际材料费记入成本卡。如在实际成本记入前该图书发生了销售，销售成本结转就是以预估费用计算的单位成本，在实际成本录入成本卡时，系统会自动计算实际单位成本，并对已经发生的销售成本结转生成调整单，从而保证图书成本单本核算的准确性、及时性。
　　3.定制的报表系统极大提高了生产管理效率
　　北医社充分利用了NC系统提供的二次开发工具，根据自身需求定制了大量查询报表，极大地拓展了ERP系统功能，方便了用户的使用，并为管理者提供了决策的数据支持。例如，定制了选题申报汇总表，编务可以方便地汇总打印某一时间段中的选题申报信息，以便提供给选题审批会各委员参考；定制了书号申报信息汇总表，方便编务批量导出需要申报书号的选题信息，并直接通过申报系统提交，从而减少了编务的工作量和发生人为错误的机会；定制了新书主发信息汇总表，方便发行员汇总对应客商未发新书的情况，并及时对其进行新书主发；定制了图书信息汇总表，该表包括了图书基本信息、图书成本信息、图书销售信息，方便责编能及时了解自己选题的生产、销售情况，该表还可以应用于数据挖掘，从而为把握图书市场动向提供数据支持。